Video: Реклама подобрана на основе следующей информации: (Listopad 2024)
Wrike je jednou z nejlepších možností pro firmu, která potřebuje rychle vytvořit platformu pro řízení projektů. Administrátoři a vedoucí týmů, kteří řídí týmy, úkoly a projekty, jsou ve své podstatě multitaskery a Wrike vyniká tím, že jim pomáhá žonglovat se všemi těmito informacemi a zároveň udržuje úkoly organizované a pracovní toky projektů se pohybují. Následuje 10 funkcí, nástrojů a skrytých triků Wrike, díky nimž je správa více projektů co možná nejtransparentnější a bez stresu.
1. Vlastní pracovní postupy
Jedním z největších přírůstků funkcí společnosti Wrike v roce 2015 byly vlastní pracovní postupy, které správcům účtů umožnily upravit výchozí pracovní postupy tak, aby přejmenovaly nebo znovu spustily stavy a vytvořily další pracovní postupy pro konkrétní týmy. Tyto vlastní pracovní postupy dávají větší kontextový smysl pro konkrétní složky, projekty a týmy, zejména když jsou umístěny na palubní desku rozdělenou do různých fází. Zejména pro správce projektu nebo vedoucího týmu, sledování pracovních toků rozdělených do sloupců jako Schváleno, Probíhá, Probíhá kontrola atd. Usnadňuje přehled a proces správy při procházení mezi více složkami a úkoly.
Vlastní pracovní postupy samy o sobě jsou barevně koordinovány ve fázích jako u běžných pracovních postupů, rozdělují aktivní, zrušené, dokončené nebo pozastavené úlohy v rámci pracovního postupu. Současně můžete přidat vlastní pracovní postupy sedící paralelně na palubní desce, které ukazují konkrétní přidružené fáze v týmech designu, vývoje nebo marketingu, například procenta dokončení v dalším pracovním postupu vedle toho. Pokud vaše firma přešla na účet Wrike Enterprise, využijte vlastní pracovní postupy spravované z vašeho centrálního panelu.
2. Složky, složky a další složky
Složky jsou pravděpodobně Wrikeovy nejvíce všudypřítomné organizační nástroje. Platforma obsahuje různé typy složek pro všechno, každá s jinou sadou oprávnění a přizpůsobitelnými vzory, aby vytvořila intuitivní souborový kabinet pro správu projektů. Nejprve je důležité v každé složce zabalit sekci Informace s co největším počtem podrobností o cílech projektu, členech týmu, kontaktních informacích týmu a pokroku v různých úkolech. Wrike navrhuje složky tak, aby byly snadno přenositelné z týmu do týmu, a čím více informací rozložíte na obálce, tím méně bude muset kopat další uživatel.
Pokud jde o samotné složky, můžete je pro konkrétní případy použití rozdělit na různé typy. Abychom ušetřili čas na správu úkolů, může organizace vytvořit složku sprintu, kde týmy upustí od různých úkolů, aby všichni byli informováni o průběhu projektu. U formulářových e-mailů může tým podpory vytvořit složku Šablony, ze které bude během interakcí se zákazníky vyvolávat konzistentní odpovědi. Existují také soukromé složky pro problémy s citlivými lidskými zdroji (HR) nebo jednoduše složka nastavená na oprávnění „Pouze pro vás“, která lze použít jako podrobný organizační nástroj. Týmy mohou konečně pomocí podsložek sdílet informace o projektu mimo Wrike v konkrétním časovém období, exportovaném jako Ganttův diagram nebo soubor Microsoft Excel.
3. Reporty v reálném čase
Další novější funkcí je zpráva Wrike Reports, která automaticky generuje zprávu o stavu projektu a průběhu projektu v reálném čase s funkcí jediného kliknutí na ovládacím panelu Wrike. Na kartě Zprávy může správce projektu nebo vedoucí týmu vybrat konkrétní projekty nebo úkoly, rozhodnout, ze kterých týmů bude data stahovat, přidávat filtry (například vlastníka projektu, stav nebo datum zahájení / ukončení / vytvoření) a vygenerovat buď sloupec nebo tabulkový graf. Tyto druhy přehledů jsou užitečné pro denní nebo týdenní aktualizace průběhu, ale mohou být také přizpůsobeny tak, aby zobrazovaly metriky, jako je aktivita týmu a výkon. Vizualizace dat nejsou fantastické, ale lze je rychle vytvořit pomocí nejdůležitějších dat.
4. Označte vše
Nesprávní uživatelé mohou vytvářet neomezené značky pro složky a úkoly; fungují podobně jako rychlé označování v nástrojích pro spolupráci, jako je Evernote Business, v tom, že značky fungují nejen jako organizační nástroje, ale také k vzájemnému přiřazování různých prvků projektu a dokumentů. Úlohu můžete označit několika relevantními složkami jednoduše přetažením do složek a označením úlohy jako přidružené ke každé složce, aniž byste ji duplikovali. Wrike sleduje všechny měnící se značky přidružené k úkolu, což také pomáhá mapovat stav úkolu v průběhu času v různých projektech a týmech, s nimiž je spojen.
5. Seřadit prostřednictvím nevyřízeného úkolu
Třídění úkolů je přirozenou součástí řízení pracovních postupů projektu, ale při stanovování priorit je snadné nechat přenést příliš mnoho úkolů do části Nevyřízené položky, což zabírá více a více vaší časové osy Wrike. Ve složce jsou tedy úkoly uvedeny buď chronologicky, nebo podle vlastního pořadí, v jakém jste je seřazili. Wrike umožňuje třídit úkoly podle priority, data, stavu a názvu. Chcete-li vynutit, aby váš tým vyřešil nevyřízenou úlohu, nastavte složku na prioritu a potom přetáhněte nevyřízené úkoly do pořadí, v jakém je chcete zkontrolovat. Třídění podle priority přepíše data, stav nebo název, přičemž tyto nevyřízené úkoly zůstanou vpředu a uprostřed, dokud je nezkontrolujete z hromady.
6. Integrace a automatizace
Společnost Wrike průběžně přidává nové integrace do různých aplikací Software-as-a-Service (SaaS), včetně kancelářských sad společnosti Google a Microsoft, různých služeb cloudového úložiště, marketingových platforem a platforem podpory, online průzkumových nástrojů (jako je SurveyMonkey) a aplikací pro spolupráci (například Slack a Atlassian HipChat).
To vše jsou užitečné způsoby, jak sloučit více vašich překrývajících se obchodních procesů na jedno místo, ale tyto integrace mohou být zvláště užitečné pro automatizaci některých manuálních aspektů správy projektů a úkolů. Wrike se integruje jak s automatizační službou Wufoo, tak s automatickým akčním nástrojem Zapier, což uživatelům umožňuje automatizovat opakující se záznamy projektů s nálevkami projektových žádostí do automaticky vyplňujících formulářů Wufoo (prováděných společností Zapier do nových projektů bez ručního předávání projektových žádostí nebo vyplňování nových záznamů projektů a úkolů)).
7. Hromada na šablonách a widgetech
Integrace Wufoo / Zapier je skvělá pro automatizaci opakujících se pracovních postupů, ale také vlastní šablony Wrike. Chcete-li vytvořit vlastní šablonu z existujícího projektu nebo úkolu, klepněte pravým tlačítkem myši na danou úlohu ve složce a duplikujte ji s novým názvem. Umožňuje také kopírovat popisy a poznámky, které jste přidali spolu s úkolem nebo projektem, a dokonce umožňuje kopírovat přes stejné uživatele, pokud je to konkrétní tým, který bude šablonu znovu používat. Nikdy byste neměli ručně znovu vytvářet projekt nebo úkol. Můžete také vytvořit šablonu založenou na více úlohách nastavením těchto konkrétních úkolů do stavu „odloženo“ a opakováním procesu duplikace. Šablony jsou jednou z oblastí, které Wrike opravdu svítí, což jim dává náskok a produktivitu oproti podobným řešením pro správu projektů, jako je Basecamp.
Widgety jsou další způsob, jak Wrike pomáhá šetřit čas. Existují předpřipravené widgety, například Přiřazeno ke mně a Due Today / This Week, ale tato funkce je cennější při vytváření vlastních widgetů pro sledování konkrétních projektů, úkolů nebo členů týmu. Ve složce projektu nebo úkolu klepněte pravým tlačítkem myši na položku a zvolte Přidat na hlavní panel. Vytvořte jednoduchý widget, který můžete přetahovat na hlavní panel podle potřeby.
8. Jděte nad rámec jednoduchého vyhledávání
Základní vyhledávání klíčového slova Wrike je rychlé a užitečné k nalezení úkolu nebo projektu, který obsahuje určitá slova, ale funkce pokročilého vyhledávání na platformě vám poskytuje mnohem výkonnější motor pro vyhledávání v konkrétních polích pro nalezení klíčového slova v komentáři, popisu nebo názvu. Rozšířené vyhledávání vám také pomůže najít přílohy umožněním prohledávání názvů souborů. Pro pokročilé vyhledávání neexistuje žádné speciální tlačítko ani možnost; jednoduše začnete psát na hlavním vyhledávacím panelu (nebo na vyhledávacím panelu v určité složce) a pomocí uvozovek určíte pole, slova nebo projekty, které chcete vynechat. Můžete také určit další parametry, jako je například přidání značky „@me“, abyste našli výsledky vyhledávání, ve kterých jste byli jmenovitě uvedeni.
9. Znovu udělejte e-mail užitečným
E-mailové integrace společnosti Wrike usnadňují vytváření a úpravy úkolů z Gmailu nebo Microsoft Outlook na stolních i mobilních zařízeních, což vám umožňuje převádět e-maily na akční položky a přímo je přiřazovat členům týmu. Prostřednictvím těchto integrací můžete v doručené poště také zobrazit oznámení Wrike @mention, přidávat e-maily přímo do složek Wrike a odpovídat na komentáře přímo z e-mailu.
V mobilních aplikacích Wrike pro Android a iOS také nabízí novou funkci inteligentní doručené pošty, která umožňuje skenovat, třídit a archivovat zprávy rychlým přejetím prstem, spolu s možností dočasně skrýt jednotlivé nebo skupinové zprávy do různých svazků a konsolidovat to, co bývalo Wrike's Activity Stream & Notification Center. Stejně jako u nové aplikace Inbox společnosti Google je to způsob, jak omezit nepořádek a učinit z e-mailu platformu, na které mohou uživatelé skutečně dělat věci (místo neustálého prosévání a čištění).
10. Proměňte svůj chytrý telefon v projektové příkazové centrum
Spolu s novým inteligentním doručeným mohou mobilní aplikace Wrike pro Android a iOS dělat téměř vše, co webová aplikace umí. Mezi aplikace Wrike patří zobrazení jednoho úkolu s funkcí data a přiřazení, rychlé vytvoření úkolu a akce švihnutí a (v aplikaci Android) duální zobrazení tabletů. Projektoví manažeři a týmy by se v roce 2016 neměli cítit zúženi pouze webovým přístupem. Většinu času je snazší otevřít mobilní aplikaci za chodu, zkontrolovat úlohu a pokračovat se svým dnem.
