6 tajných novinových tipů pro smbs

Bývalo to, že malé podniky a nové operace by mohly narazit na potíže s nalezením vhodné platformy pro malé podniky, která by banku nezlomila. Už ne. Dnešní softwarové prostředí nabízí řadu skvělých řešení dodávaných prostřednictvím cloudu a zaměřených na všechny od menších společností až po platformy podnikového účetnictví. I v tomto velkém prostředí dodavatelů však vyniká několik platforem a pro malé firmy je jednou z těchto knih Freshbooks.

O knihách FreshBooks je mnoho, od jejích prvotřídních výdajů a funkcí sledování času až po hluboké finanční výkaznictví a dlouhý seznam doplňků a integrací. Platforma však také obsahuje mnoho skrytých funkcí a možností, které zlepšují obchodní i klientské prostředí. Následuje šest nejužitečnějších tipů a triků, jak zjednodušit fakturaci, zlepšit péči o klienty, zpracovat platby a sledovat výdaje, abyste mohli co nejlépe využít investice firmy FreshBooks do svého podnikání.

1. Bezbolestné platby

Pro výlučné majitele a majitele malých a středních podniků (SMB), zejména v odvětví služeb, může být nastavení online plateb a jejich integrace s fakturačním softwarem přitažlivou snahou. Jedna věc, kterou si mnoho malých a středních podniků neuvědomuje, je to, že FreshBooks nabízí přepracované platební zkušenosti speciálně určené pro malé a střední podniky.

FreshBooks přijímá platby prostřednictvím kreditní karty, jakož i online platební brány, jako je PayPal a software v místě prodeje (POS), včetně Stripe. Zkušenosti s platbami na FreshBooks umožňují podnikům přijímat platby kreditními kartami a klientům okamžitě platit faktury, automaticky importovat poplatky za platební transakce jako náklady, aby ušetřili čas, a zahrnují bezplatné funkce automatické fakturace. Na stránce Nová faktura zaškrtněte políčko FreshBooks v sekci Online Payment, které po výběru umožní firemním uživatelům zobrazit stav platby přímo na hlavním panelu účtu; klientům také poskytuje možnost Pay Now ve fakturačních e-mailech vedoucích na stránku Bezpečná platba. Pokud je vaše firma založena na jednoduchých transakcích bez složité fakturační struktury, zaškrtněte políčko FreshBooks a přeskočte všechny formuláře nastavení.

2. Mazání COGS

Pro podniky založené na službách a online maloobchodníky nebo e-commerce weby, které zaznamenávají velké množství prodejů produktů, není pravděpodobně nutné sledovat kritičtější účetní náklady než náklady na prodané zboží (COGS) nebo účetní hodnotu zboží prodaného během konkrétního finančního období. Pokud potřebujete označit náklad nebo kategorii zisku a ztráty v FreshBooks jako COGS, může to znamenat cokoli od poplatků za obchodní účty a vlastních značek zakoupených pro klienty, po dodávky nebo služby pro fyzický produkt a náklady na odeslání objednávky.

Chcete-li všechny tyto pohybující se COGS hádat a zaznamenávat do FreshBooks, přejděte do části Zisk a ztráta svých výdajů a upravte kategorie výdajů a vyberte, jaký typ nákladů COGS je daný poplatek. Možnosti zahrnují reklamu, dodavatele, zaměstnanecké výhody, kancelářské výdaje a poštovné, profesionální služby, cestování a řadu dalších kategorií. Pod těmito hlavními kategoriemi můžete také vytvářet a kontrolovat podkategorie nákladů COGS. Přidání kategorie výdajů je také jednoduché; v seznamu výdajů jednoduše klikněte na Upravit, otevřete rozbalovací nabídku Kategorie a pojmenujte novou kategorii nebo podkategorii v daňově přijatelném jazyce.

3. Odemkněte Helpdesk a správu projektů

Platforma cloudového účetnictví už nikdy není jen platforma cloudového účetnictví. Všechny knihy FreshBooks se mohou starat o fakturaci, sledování výdajů, finanční výkaznictví, daně a další, zahrnuje také jemné funkce pro vytváření a plnění položek, projektů a úkolů, jakož i vestavěný systém podpory klientů. Užitečným trikem, jak udržet věci v pořádku a usnadnit odhady a fakturaci, je označování cenových položek v FreshBooks. Tento druh funkce správy projektů zjednodušuje pracovní postupy fakturace vytvořením položek a úkolů, které lze vložit přímo do faktury nebo sestavy s pevnou hodnotou.

Chcete-li začít využívat vestavěnou technickou podporu FreshBooks, jednoduše přejděte na Nastavení a oprávnění a aktivujte nastavení Správa klientů a Správa vstupenek. To umožňuje podnikovým uživatelům spravovat vstupenky přímo v FreshBooks a řešit požadavky klientů a problémy, které přicházejí z aplikace - bez nutnosti rozhraní se samostatnou platformou helpdesku.

4. Jak to udržet synchronizované

Chyby synchronizace jsou blahobytem existence mnoha uživatelů FreshBooks. Zejména pokud háčkujete FreshBooks do jiných aplikací, mohou problémy se synchronizací často vést ke zdvojení dat nebo ke ztrátě souborů a kontaktů, zejména když se zapojíte do účetnictví. FreshBooks má prvotřídní funkce pro sledování času a fakturaci, ale pokud se zapojíte do další aplikace pro účetnictví nebo pro přímé propojení s webovými stránkami elektronického obchodování, jako je Amazon nebo eBay, změny v jedné aplikaci ne vždy provedou změnu v jiné aplikaci.

I když v FreshBooks nemůžete udělat nic, abyste zabránili synchronizaci v jiné aplikaci, nejsnadnějším a nejkomplexnějším způsobem, jak pokrýt své základny, je vytvořit přehledy o příjmech a pohledávkách v každé aplikaci. Křížové odkazy na tyto součty, spolu s vytvořením měsíčního kontrolního seznamu oblastí, které si můžete pro své a své klienty zkontrolovat, vám poskytnou snadný způsob, jak zajistit, aby se součty shodovaly a aby v případě chyby synchronizace vytvořily nadbytečnost, ať už chybí nebo chybně upravená faktura nebo platební položka, která se nesčítá.

5. Přizpůsobit, přizpůsobit, přizpůsobit

FreshBooks obsahuje spoustu vestavěných možností přizpůsobení, formátování a šablon, které mnoho podniků nevyužívá plně. Udělejte si čas na vylepšení a přizpůsobení klientského prostředí. V nabídce Možnosti nastavení klepněte na stránku Barvy a loga, abyste změnili barvu nabídky na barevné schéma vaší společnosti a nahráli logo společnosti. Klient by se měl cítit, jako by se přihlašoval na webové stránky online účetnictví vaší společnosti, nikoli na FreshBooks.

V části Šablony si můžete vybrat, jak budou vaše faktury vypadat, a přizpůsobit název faktury, odhady a záhlaví kreditů s možností zobrazit útržky plateb pro klienty, kteří tisknou své faktury. Můžete také přizpůsobit e-maily, které klient obdrží, když je odeslána faktura, takže si udělejte čas na vytvoření vlastního předmětu a těla e-mailu klientovi.

Nakonec na stránce Různá nastavení můžete povolit přímé odkazy na e-mailovou fakturu, rozhodnout, kolik řádků chcete na faktuře zobrazit, zrušte zaškrtnutí možnosti FreshBooks Branding a zbavte se svých log a barevných schémat ve svůj vlastní, a přidejte další zvonky a píšťalky, jako je například text pod vaše logo a vyskakovací uvítací zprávy, když si klienti prohlíží jejich stránku. FreshBooks nabízí vizuálně přitažlivější klientskou zkušenost než většina ostatních online účetních platforem, takže neztrácejte měsíční poplatek za předplatné pouhým poškrábáním povrchu toho, co může udělat.

6. Nechte FreshBooks oslovit Deadbeats

Každé podnikání má svůj podíl klientů, kteří nikdy nezaplatí své faktury včas - nebo dokonce vůbec. To je problém pro každou organizaci, ale zejména pro malé a střední podniky a začínající podniky, které nejen potřebují své peníze včas, mohou také chybět další prostředky na pronájem úvěrových kanceláří, aby mohly tyto mrtvoly pronásledovat. Naštěstí, pokud se nacházíte v této situaci, FreshBook vás kryje. Jednoduše klikněte na sekci e-mailových šablon a najdete několik šablon, které si můžete přizpůsobit, včetně e-mailu s opožděnou platbou, který může být automaticky odstartován, pokud je klient pozdě, nebo v jiném plánu, který si můžete nastavit sami.