7 Asana jedi triky, aby se stala jedním s obchodními workflow

Pokud jde o pracovní postupy a nástroje produktivity, Asana fouká další platformy pro spolupráci z vody. Pracovní postupy jsou tím, pro co byla Asana vyrobena, a jejich zvládnutí jim dalo možnost volby editorů společně s PCMagem, aby jej interně používal jako nástroj výběru pracovního postupu. Každý prvek a prvek designu přispívá ke konečnému cíli integrace a uspořádání všech aspektů projektu nebo každého úkolu na desce uživatele do zcela transparentního zážitku.

Posadil jsem se s naším interním mistrem Asany, jehož vedení odhalilo skryté triky a techniky, jak ovládat nástroj pro řízení pracovního postupu s téměř neomezenou silou. S velkou neochotou souhlasil s tím, aby od své složité sítě odešel křížově indexované úkoly, dílčí úkoly a dalekosáhlý projektový kalendář, aby sdílel několik nugetů moudrosti pracovního postupu. Asanský mistr se rozhodl udržet svou identitu zahalenou ve stínu a požádal pro účely tohoto článku, aby ho PCMag označil jednoduše jako Sheev.

1. Přijměte sílu křížového indexování

Křížová indexace je rozdíl mezi používáním Asany a zvládnutím Asany. Sheev to popsala jako nejcennější vlastnost platformy: schopnost křížově indexovat jednotlivé úkoly do více projektů, zatímco pomocí této úlohy zobrazuje informace odlišně každému uživateli nebo týmu v závislosti na tom, kde je indexována. Křížové indexování neduplikuje ani jeden úkol, takže jeho použití znamená, že jeden úkol se 10krát indexuje v různých projektech, než 10 stejných úkolů na různých místech. Chcete-li úkol křížově indexovat, umístěte kurzor myši nad název úlohy a zobrazí se tlačítko plus. Klikněte na něj a zadejte název projektu.

Na úrovni správce pak mohou administrátoři zobrazit projekt na vysoké úrovni obsahující seznam vzájemně provázaných úkolů a dílčích úkolů, které se transponují podle jejich návrhu pracovního postupu. Jakmile úkol pokračuje, jak předpokládali v jednom dokončeném projektu, mohou si prohlédnout, jak by ten stejný úkol mohl napříč různými týmy získat smysl pro produktivitu (a rozhodnout se, zda by tento úkol mohl být dokončen rychleji, pokud bude přiřazen k jiný člen týmu nebo sdílený projekt).

Rovněž můžete prolínat dílčí úkoly: otevřete dílčí úkol, klepněte na tlačítko přetečení v levé horní části a vyberte Přidat do projektu. Dílčí úkol se objeví v určeném projektu nebo projektech, ale stále si zachovává své místo v nadřazené úloze. Asana umožňuje vytvářet nekonečná čísla a úrovně úkolů a dílčích úkolů a přitom zůstat připojen k celkovému návrhu pracovního postupu. Jak vysvětlila Sheev, přemýšlení o křížovém indexování, pokud jde o rodičovské úkoly větvující se směrem ven, vytváří design, ve kterém křížové indexování úkolu pro různé projekty a týmy dává tomuto pracovnímu postupu vlastní život ve vašem podnikání.

2. Týmy a oznámení

Šejevova příští Asana moudrost se týká organizace týmu. Vysvětlil, jak mohou uživatelé využívat týmové konverzace a konfigurovat oznámení, aby vytvořili organizační kulturu kolem pracovních toků. Na kartě Týmové konverzace na ovládacím panelu Asana Sheev říká, že zatímco základní konverzace založená na @ zmínce funguje podobně jako Slack (také volba pro editory pro spolupráci), Asana vám umožňuje rozesílat oznámení celého týmu, která fungují jako podproces na základě oznámení. Konverzace nejsou připojeny k úkolům, ale můžete v nich @ @ionionové uživatele nebo referenční úkoly, které se pak zobrazí jako hypertextové odkazy. Asana zprávy jsou omezeny týmem, a proto nejsou tak vhodné pro brainstorming specifický pro projekt, jako je funkce týmu, kterou najdete na platformě, jako je Basecamp. Oprávnění založená na týmu však zajistí, aby oznámení s informacemi o konkrétních úkolech směřovala pouze k relevantním uživatelům.

Týmová oznámení jsou založena na tom, kdo sleduje dané vlákno a reguluje, kolik informací přichází. Správci také řídí, jak velkou viditelnost dáváte ostatním členům týmu různé úkoly. Zprávy Asana se týkají pouze konverzací, zatímco oznámení se týkají úkolů a projektů, ale obě se nyní objevují v nové schránce Asana Inbox. Oprávnění k úkolům a projektům lze nastavit jako soukromé pro vás, soukromé pro konkrétní tým nebo skupinu uživatelů v týmu, nebo veřejné pro tým nebo větší organizační pracovní prostor.

3. Zacházejte s rozšířeným vyhledáváním jako s záložkami

Stejně jako u Slacku lze prohledávat všechna archivovaná data Asana. Panel vyhledávání společnosti Asana obsahuje užitečné výchozí návrhy, včetně hledání úkolů, které jste přiřadili, a úkolů nebo konverzací, které jste vytvořili nebo sledujete. Skutečnou sílu však lze nalézt v polích pro pokročilé vyhledávání. Uživatel Asana může zúžit vyhledávání podle konkrétních klíčových slov, člena týmu, kterému byl úkol nebo konverzace přiřazen, které projekty nebo sekce organizace úkol patří, nebo dokonce kdo by jej mohl sledovat. Můžete také hledat podle data splatnosti nebo podle toho, zda je úkol kompletní nebo neúplný, nebo zúžit vyhledávání na přílohy, pokud hledáte konkrétní soubor. K dispozici je ještě delší rozevírací seznam parametrů vyhledávání včetně dílčích úkolů, konkrétních značek nebo vyhledávání ve více projektech.

Sheev vysvětluje Asanovy vyhledávací schopnosti jako druh konzervativního vyhledávání manažerů. Jakékoli vyhledávání lze rychle uložit a poté se objeví v levé navigaci manažera pod vyhledáváními (jako snadno dostupná záložka pro přístup k informacím o úkolech, týmech, projektech nebo souborech, o kterých vědí, že budou znovu a znovu potřebovat). Výsledky vyhledávání se zobrazí v centrálním okně. Klikněte na hvězdu nalevo od názvu stránky a bude uložena na váš levý vyhledávací panel. Namísto hledání jejich pocitů, aby si vzpomněli na stejné stejné parametry, až příště budou potřebovat přesná data projektu, jsou informace přímo na jejich palubní desce.

4. Nepřiřazené projekty = Nástroje duševní organizace

Úkoly lze přiřadit v Asaně, ale projekty nemohou, i když můžete omezit, kdo vidí projekty. Než jej sdílíte, nikdo nemůže vidět tento projekt, ale vy. Spolu s používáním Asanova kalendáře pro zahrnutí termínů úkolů a projektů navrhuje Sheev ponechat úkoly v soukromém projektu nepřiřazené jako nástroj organizace organizace. Můžete si například napsat seznam přání každého nadcházejícího úkolu, na kterém chcete pracovat pro příští rok, a tyto úkoly křížově indexovat jeden po druhém pro veřejné projekty, jak se objevují v reálném čase. Je to způsob, jak udržet všechny své úkoly v pořádku a sdílet je s ostatními týmy a odděleními, jak chcete, a přitom sledovat vše, na čem pracujete. Tímto způsobem můžete ovládat, kdy se uživatel - například váš manažer - dozví o konkrétním úkolu, který právě děláte, než aby ho přetížil záplavou vaší nadcházející činnosti.

5. Mějte po ruce projekt „Spínací stanice“

Sdílení mezi týmy v Asaně může být náročné, proto Sheev doporučuje používat veřejně viditelný projekt jako seznam meziresortních úkolů, aby byl celý pracovní prostor informován o tom, na čem různé týmy pracují. Jelikož označení Asana může být trochu složitější, znamená to veřejný projekt uvnitř týmu, jehož jsou všichni členy. Postupem projektů mohou administrátoři přiřadit různé úkoly v seznamu různým útvarům nebo uživatelům. Každý tak ví, za co je zodpovědný a za které týmy sdílejí pracovní zátěž při daném úkolu.

6. Šablony, zálohování a onboarding

Jednou z nejnovějších funkcí Asany je schopnost klonovat úkoly napříč týmy přiřazováním kopií. Pouhým kliknutím napravo od úkolu a výběrem Přiřadit kopii mohou uživatelé Asany v podstatě vytvořit šablonu z tohoto úkolu, aniž by museli použít duplicitní příkaz. Po přiřazení kopie ostatním členům týmu se automaticky přidáte i jako sledovatel úkolu, což je přirozený způsob, jak udržet manažery ve smyčce. Klikněte na pole Přiřadit a poté na ikonu osoby v poli vpravo. Dále zadejte více jmen a úkol bude zkopírován a přiřazen více lidem.

Samotný duplicitní příkaz je však dobrý způsob, jak zálohovat data projektu. Asana obsahuje základní protokol změn ve spodní části úkolu nebo projektu, ale pro pracovní postup, který modifikuje více členů nebo týmů, je vhodné použít funkci klonování k vytvoření šablony skrytého projektu v případě, že se něco důležitého odstraní nebo přepsány. Každá stránka v Asaně má také vlastní adresu URL, takže je snadné tuto uzamčenou šablonu vzít a v případě potřeby ji sdílet. Chcete-li úlohu ručně duplikovat, klikněte na tlačítko Přetečení v levém dolním rohu úlohy a potom klikněte na duplikát. Můžete si vybrat jakákoli pole, která chcete v procesu duplikovat.

Šablony jsou také dobrým nástrojem pro onboarding. Vytváření objednané řady šablon může pomoci novému zaměstnanci dohnat, jak používat platformu a jaké zatížení projektu přináší, tím, že bude přesně procházet, jak vypadá pracovní postup jejich týmu. V kombinaci s interaktivní prohlídkou, kterou Asana přidala ve své nejnovější hlavní verzi, klonovaný seznam úkolů nebo projektů funguje jako řada odrážkových bodů pro získání nováčků na maximální rychlost.

7. Vícenásobné přiřazení

Nejlepší trik Sheeva pro udržení projektů v pohybu, pokud jsou úkoly nebo týmy zastaveny, je opět použít křížové indexování. To umožňuje manažerům rozdělit projekt na více částí, včetně dílčích úkolů, a přesouvat věci kolem, aby udržely projekt hučení - umožňující více týmům pracovat paralelně, aniž by byly vázány na lineární pokrok.

Asana laskavě nebere někoho, kdo se snaží přiřadit úkol více uživatelům - na základě myšlenky, že snižuje odpovědnost tím, že rozšiřuje odpovědnost. Sheev však má trik, jak to obejít. Při pohledu na projekt, který chcete přiřadit více než jednomu uživateli, můžete úkoly přiřadit sami a pak je duplikovat s dalšími úkoly nebo dílčími úkoly přiřazenými různým členům týmu. Je to technika, kterou může Asana považovat za nepřirozenou, ale může pomoci dosáhnout toho, aby se zastavený projekt znovu pohyboval tím, že efektivněji přidělí pracovní sílu.