Video: All Microsoft 365 Apps Explained in 6 Minutes (Listopad 2024)
Office 365 je nejrychleji rostoucím komerčním produktem společnosti Microsoft a je nyní jedničkou v podniku. Microsoft začátkem tohoto roku oznámil, že Office 365 má nyní téměř 50 milionů aktivních firemních uživatelů měsíčně. Podle nejnovější zprávy společnosti Microsoft o příjmech je Office 365 nadále nejziskovějším produktem společnosti v oblasti podnikání a produktivity.
Jako podniky a malé a střední podniky migrují na Office 365 a Office 2016 čelí výzvám při přechodu na novou technologii při řešení starých systémů a významných kulturních změn pro podniky, které fungují stejným způsobem po celá léta. To, že společnost kupuje Office 365, neznamená, že jej zaměstnanci využívají pro zlepšení spolupráce a zvýšení produktivity. Přinutit zaměstnance ke změně toho, na co jsou zvyklí, je výzvou, a proto investuje čas a zdroje potřebné k rychlému a bezproblémovému přijetí uživatelů.
MessageOps, cloudová služba Office 365 a služba Microsoft Azure pro sdílení dokumentů, poskytuje služby správy školení, adopcí a změn, které podnikům pomáhají při přechodu na Office 365 v cloudu Azure. Chris Pyle, generální ředitel společnosti MessageOps, řekl společnosti PCMag, že aplikace Office 365 usnadňuje přechod, ale bez jasné strategie zavedené pro přijetí, firmy nemohou a nebudou uvolňovat plnou obchodní hodnotu platformy.
„U serverů Exchange a SharePoint nemusíte vědět, jak jej nastavit, nakonfigurovat, spravovat, učinit jej zbytečným a zpřístupnit, “ řekl Pyle. „S aplikací Office 365 stačí pouze přidat data a uživatele, což vám poskytne plně funkční a vysoce dostupné podnikové prostředí. K tomuto prostředí lze přistupovat odkudkoli bezpečně, s malými nebo žádnými aplikačními zkušenostmi. Malé společnosti mohou mít stejné prostředí jako společnosti z žebříčku Fortune 500, aniž by museli investovat do vysoce školených a velmi drahých technických zdrojů. Mají také přístup k robustním nástrojům, které nabízí Office 365 všem společnostem, velkým nebo malým, a mohou být v provozu během několika dní."
Pyle stanovil 7 doporučení a tipů, které usnadní efektivní přijetí sady Office 365 a jak jej použít k maximalizaci produktivity podniku při dokončení projektů.
1. Transformace shora dolů
Aby byl zajištěn hladký přechod Office 365, Pyle řekl, že vedení buy-in je nutností. "Pokud zaměstnanci nevidí vyšší-up propagující a využívající platformu, pak ani oni, " řekl Pyle. „Stejně jako vedoucí představitelé jsou dobrým příkladem, stejně tak„ šampióni “nebo„ energetičtí uživatelé “v týmech. Jsou to zaměstnanci, kteří nejsou spokojeni se současným stavem a jsou opravdu nadšeni potenciálem Office 365.“
2. Vzdělávání a školení
Výkonné vedení společnosti nemůže očekávat, že zaměstnanci plně využijí Office 365, aniž by jim poskytli řádné školení a vzdělání. Pyle doporučil společnostem sestavit videotéku „svačitelných“ jednominutových nebo dvouminutových výukových videí jako pohodlný a účinný způsob, jak zajistit průběžné školení. "Komunikace je také klíčová, spolu s tím, aby byla osvojení zábavné, " řekl Pyle.
3. Přijměte Office 2016
Vydání sady Office 2016 zpřístupňuje cloud. Je zde více cloudové integrace, což znamená rozšířené možnosti připojení. „OneDrive a SharePoint v cloudu vám umožňují snadno a snadno ukládat a sdílet soubory do cloudu, “ řekl Pyle. „Office 2016 považujeme za další cestu pro podniky, aby maximalizovali hodnotu své investice do Office 365. Mohou použít zdroje, které zakoupili s Office 365, což zahrnuje Office 2016 pro uživatele E3. Stejně jako u všech nových funkcí nebo nových verzí samozřejmě bude vždy existovat křivka učení, která bude zahrnovat nalezení všech vašich možností a nastavení. “
4. Udržujte bezpečnost v mysli
Office 365 v současné době zahrnuje více než tucet aplikací včetně OneDrive, OneNote, Outlook, Sway a Yammer. Při práci s těmito aplikacemi však Pyle zdůraznil význam zabezpečení dat. "Přidávání a zpřístupňování těchto aplikací je jednoduché: uživatelé mohou interně sdílet jednoduše kliknutím pravým tlačítkem myši na 'sdílet s' a dokonce jít až tak daleko, jak spoluautorské soubory v aplikacích Word, Excel a PowerPoint, " řekl Pyle. „Office 365 se spoléhá na zabezpečení Azure Active Directory, ale organizace by měly být při plánování přesunutí citlivých dat mimo jejich přímou kontrolu opatrné. Společnost Microsoft také přidala prevenci ztráty dat pro SharePoint i Exchange, aby přidala další úroveň zabezpečení. s čímkoli novým by mělo být před vaší myslí vždy konkrétní porozumění bezpečnosti. “
5. MDM a mobilní produktivita
Pyle poukázal na mobilní schopnosti Office 365, zejména na jeho schopnost pomoci zvýšit celkovou produktivitu. „Office 365 usnadňuje uživatelům přístup k jejich prostředkům na jakémkoli zařízení odkudkoli, bez obav z připojení a zabezpečení, “ řekl Pyle. „Uživatelé mohou například přistupovat k aplikacím sady Office na svých tabletech a telefonech a správa mobilních zařízení (MDM) je nyní součástí Office 365 pro všechna mobilní zařízení. Konečně, služba Software as as a Service (SaaS) přesouvá odpovědnost od spotřebitele prodejci (v tomto případě společnosti Microsoft) v tom smyslu, že pokud nebude fungovat podle potřeby, službu jednoduše vypnete a přestanete platit. “
6. Vnitřní spolupráce
Jednou z nejpokročilejších produktivních pořadů Office 365, Pyle řekl, je schopnost interní spolupráce, kterou poskytují OneDrive for Business (OD4B) a SharePoint (SP). "Uživatel může nahrát soubor do knihovny dokumentů, kliknout na dokument, sdílet jej s uživatelem nebo skupinou a spolupracovat na dokumentu současně, " řekl Pyle.
„Přílohy jsou náročné pro všechny organizace, protože se zdá, že uživatelé používají jako svou souborovou schránku e-maily. SP a OD4B umožňují používat„ odkazy “na soubory na rozdíl od příloh a v OWA i Exchange pomocí nástroje MessageOps můžete kliknout na Připojit, ale mít možnost nahrát do OD4B a sdílet odkazy, což přidává verzování a spolupráci pomocí procesu, se kterým jsou uživatelé dobře obeznámeni. Použití OD4B a SP umožňuje uživatelům bezpečně pracovat na jakémkoli zařízení pomocí prohlížečových verzí nejsilnějších Microsoft populární aplikace a mají možnost zkontrolovat, upravit a nahrát změny, když je uživatel online. “
7. Skype pro podnikání
Pyle řekl, že Skype for Business nabízí skvělé funkce Office 365 pro videokonference, online schůzky a rychlé zasílání zpráv jako nástroje produktivity pro jakoukoli velikostní firmu. "Uživatelé se mohou připojit přes Skype, mluvit sem a tam prostřednictvím svého PC nebo telefonu a provádět úpravy v souboru současně nebo sériově, se schopností podle potřeby postoupit zpět k předchozím verzím, " řekl.
