Jak se účetnictví vyvíjí pro cloudový svět

Nárůst výkonnějších služeb cloudového účetnictví mění způsob, jakým účetní a klienti, kterým slouží, spravují obchodní finance. Webový software ovlivňuje podniky všech velikostí, ale poskytuje ještě větší hodnotu malým a středním podnikům (SMB) a jediným majitelům, kteří získají lepší přístup k účetním a finančním nástrojům, než kdykoli předtím, aby zefektivnili své podnikání.

Poskytovatel účetních služeb založených na cloudu AccountantsWorld využívá tento technologický posun ke zlepšení produktivity podnikání napříč účty závazků a pohledávek, účetnictví, inventury, výkaznictví a výplatní listiny, s filozofií vracení moci zpět do rukou účetních a nechání majitelů malých podniků dělat starosti o podnikání místo. V roce 2003 prodala společnost AccountantsWorld své daňové softwarové podnikání společnosti Thomson Reuters a zaměřila se výhradně na vytváření cloudových řešení pro účetní. Podle dr. Chandry Bhansali, spoluzakladatelky a generální ředitelky AccountantsWorld nyní společnost každoročně zpracovává pomocí svého softwaru 30 000 výplatních listin.

PCMag hovořil s Bhansali o tom, jak cloudová řešení mění způsob, jakým účetní a SMB podnikají, technologické trendy ovlivňující průmysl a jak vyvíjející se mobilní schopnosti a bezpečnostní obavy formují budoucnost účetnictví.

PCMag: Jaké byly některé z účetních problémů, které jste se rozhodli řešit pomocí cloudové technologie a internetu?

Dr. Chandra Bhansali: Ptali jsme se sami sebe, jaké druhy problémů můžeme vyřešit pomocí síly internetu? Uvědomili jsme si, že nabízí ohromné ​​možnosti, které desktop ne. Jedna věc, kterou jsme si všimli, bylo, že mzdy jsou v podstatě účetní funkcí, protože se týkají daní, ale v té době jen velmi málo účetních nabídlo mzdové služby. Musíte být stoprocentně přesní a včas splňovat požadavky, jinak existují přísné sankce. Účetní neměli k tomu nástroje, takže směrovali všechny mzdy svých klientů ke službám, jako je ADP a Paychex Accounting Online.

Říkali jsme, že to nedává smysl. Uvědomili jsme si, že bychom měli být schopni vytvořit výkonné procesní centrum a používat servery za zlomek nákladů na používání mainframe. Vytvořili jsme tak první cloudové mzdové zpracovatelské středisko pro účetní a poskytli jsme našim zákazníkům přístup k internetu již v roce 2004. Nyní ho mohou využít k poskytování vysoce ziskových mzdových služeb svým klientům, přičemž software dělá vše za scény pro ně: přímý vklad, daňový vklad a podání daňových formulářů a formuláře W2, W3 a 1099 přesně a včas. Zadávat data musí všichni účetní a klienti. Pro mnoho účetních se stala jednou z jejich nejziskovějších služeb. Změnili jsme tedy paradigma zpracování mezd pomocí cloudu; Poskytovatelé řešení mezd následovali tento krok a nyní nabízejí nějaký druh účetních nástrojů.

Kromě těchto případů okamžitého použití, jaké další technologické trendy ovlivňují průmysl?

Bhansali: Trendem ve skutečnosti je integrace do cloudu pro všechny tyto služby, které podniky a účetní používají každý den. Účetní nyní mají také nástroje k převzetí mnoha těchto funkcí back-office, které pomáhají malým a středním podnikům dělat to, co umí nejlépe, a efektivněji řídit a řídit své podnikání. Je to kombinace těchto faktorů. Vidím nejvýznamnější nárůst produktivity v segmentu malých podniků.

Tato technologie směřuje k tomu, aby účetní mohli nabídnout svým klientům kompletní služby. Jde o vyplnění všech odkazů nebo komponent, které v tomto řetězci chybí. Právě teď je řízení obchodních procesů (BPM) oblastí růstu. Jak efektivně to dokážou účetní? Takže pro malé podniky byla většina účetnictví doposud prováděna sami. Klienti by na jejich konci udělali něco a účetní to vyčistí. Dochází k velkému posunu směrem k „nedělat sami“ (DDIY). Místo toho, pracovat s vaším účetním. Již nyní vidíme mzdu, která byla odebrána účetním a vrací se prostřednictvím cloudového softwaru. Nejen u účetních, ale u všech ostatních poskytovatelů služeb se doba, kterou majitelé malých podniků a zaměstnanci tráví prací v kanceláři, drasticky snižuje, protože získávají schopnost účetní práce vykládat.

Jak se mění cloudová řešení z pohledu účetního a klienta z pohledu jejich podnikání?

Bhansali: Velké úřady pro zpracování mezd nedávají účetním stejnou úroveň efektivity a produktivity a účtují klientům hodně. Nyní účetní, kterým důvěřují nejvíce a se kterými mají vztahy, mohou svým malým podnikům nabídnout přizpůsobitelnou mzdovou službu velmi nákladově efektivně as integrací mezi účetními a mzdovými systémy pro zajištění přímého a bezpečného toku dat.

U účetních systémů je hlavním problémem účetnictví klientů. Před pár lety jsem mluvil s mým přítelem CPA, který se nadával na jednoho ze svých klientů, kterému řekl, aby po uzavření knih nikdy nic nevstoupil. Klient přidal další záznam a vyhodil vše z rovnováhy. Řekl, že strávil 20 až 30 procent svého času opravou nepořádku, který tyto malé podniky dělají, když nemají ponětí o účetnictví a neměly by mít přístup. Začali jsme se ptát účetních a zjistili, že tento druh účetnictví klientů je obrovskou překážkou. Pokud se účastníte jakékoli účetní nebo CPA konference, vždy je jednou z nejvyšších účastníků účetnictví. Abychom to vyřešili, používáme cloud, abychom umožnili posun, aby účetní měli větší kontrolu, než systémy navržené pro použití samotnými klienty malých podniků. Účetním jsme dali pravomoc přizpůsobit systémy a oprávnění pro každého jednotlivého klienta.

Účetní mají být pro své klienty důležitými obchodními poradci, ale dosud nemohli tuto roli efektivně plnit pro malé podniky. Takže pro instalatéra, který neví nic o účetnictví, účetní jim umožní přístup pouze k psaní šeků a zadávání peněžních příjmů; to je vše, o co se musí starat. Pokud je klientem účetní, může jim poskytnout přístup k účtům splatných a pohledávkových a dalších. V průběhu let se to vyvíjelo, protože účetnictví na straně klienta je pro malé podniky zbytečným zlem. S těmito cloudovými systémy mohou účetní převzít kompletní účetní práci.

Asi před rokem jsme představili aplikaci, která umožňuje klientovi vyfotit fakturu, která jde přímo do systému k zaplacení. Integrace jsou zde skutečně klíčové, protože se mohou připojit také k klientskému webovému portálu a systému správy dokumentů. Faktura tedy jde přímo do správné složky v systému správy dokumentů a zároveň lze naskenovat a identifikovat veškeré platby a transakce kreditní kartou. Když se účetní přihlásí k zaznamenání platby, jsou uvedeny všechny transakce. Existují také integrace se sofistikovanějšími systémy platebních účtů, časovými a fakturačními systémy, časovými a docházkovými systémy a 401k poskytovateli. Vytváříme také otevřené API, které je možné integrovat prakticky se vším.

Uživatelé cloudového účetního softwaru by mohli být malá firma a účetní firma, která je obsluhuje, nebo větší podnik s interním účetním oddělením. Jak se tyto případy použití liší, nebo se liší?

Bhansali: Co se děje s těmito řešeními, je zde celá řada analytických nástrojů, které jsou zabudovány. Malé podniky potřebují poradenství na úrovni CFO, ale středně velké a větší podniky mají ve svém systému vlastní účetní oddělení a schopnosti pro provádění těchto druhů analytik Finanční ředitelé a vedoucí pracovníci, kteří poskytují vstupy. Malé podniky to nemají. V cloudových řešeních, kde účetní pracují s živými daty a mají nástroje pro jejich analýzu, mohou účetní provádět tento druh funkcí CFO pro menší podniky. Je to všechno o tom, jak pomoci účetním využít cloud, a software poskytuje účetním (a tedy i malým podnikům) funkce, které si předtím nemohli dovolit.

Jaký dopad má růst mobilních počítačů na cloudové účetnictví?

Bhansali: Smartphony rozhodně mění způsob, jakým podnikáme. Zejména u účetních firem samostatně výdělečně činných bylo jedním z důvodů, proč nikdy nezaplatili mzdy, proto, že kdyby byli na dovolené, řekněme, neměli pro ně přístup. Nyní mohou pomocí účetních a mzdových mobilních aplikací dělat odkudkoli. Naše aplikace má velmi jednoduchou obrazovku pro mobilní zadávání dat. K dispozici je také možnost skenování faktur a šeků a další mobilní aplikací, na které pracujeme, jsou výdaje na zaměstnance, aby si mohli vyfotit své příjmy na výdajových účtech.

Dalším důležitým aspektem mobilu pro účetní a klienty jsou upozornění. Pro každou firmu existují limity. Někteří mohou nastavit, že pokud pohledávky přesáhnou 50 000 $, je to problém. Pro větší firmu je to možná 300 000 $ a totéž pro účty splatné nebo hotovost v bance. Účetní mohou nastavit prahové hodnoty pro všechny tyto důležité obchodní ovladače pro své klienty a když jsou prahové hodnoty překročeny, může účetní nastavit upozornění tak, aby nejprve dostalo text a poté zavolalo klienta, aby podrobně prodiskutoval, nebo nastavit výstrahu, aby zhasla jak pro ně, tak pro klienta současně. Portály účetních mají také obrazovky, kde mohou vidět ptačí pohled na prahový stav každého klienta.

Jak přistupujete k těmto cloudovým řešením a manipulujete s citlivými finančními daty, jak řešíte bezpečnostní aspekt, abyste zajistili bezpečný přenos, přenos souborů a úložiště?

Bhansali: Je to naprosto kritické. Pro nás jsme se před pěti lety přesunuli do Amazon Web Services (AWS), což byl krok k uvedení našich zákaznických dat do infrastruktury s velmi vysokou úrovní zabezpečení. Kromě toho provádíme šifrování všech citlivých dat, od čísel sociálního zabezpečení a identifikačních čísel zaměstnanců, až po bankovní informace. K tomu navíc přidáváme řadu informačních technologií a bezpečnostních (ITS) technologií, abychom snížili riziko a učinili náš systém a data klientů co nejbezpečnější.