Video: What Is a VoIP Phone (+ How it Works) (Listopad 2024)
Telefonní služby VoIP (Voice-over-IP), zejména služby poskytované prostřednictvím cloudu, se v těchto dnech staly standardem, zejména pro malé a střední podniky (SMB). Možnosti jsou obrovské, potenciální úspory jsou skvělé, a pro mnoho podniků se ukazuje, že mohou dělat věci s VoIP, které jednoduše nemohou dělat jiným způsobem, zejména pokud jde o jejich integraci s jinými back-end systémy, jako jsou těžké například help desk. Ale VoIP je také složitý. Může to být finnicky a nemusí vás zachránit tak, jak si myslíte. Mohlo by vás to dokonce stát víc než obyčejná stará telefonní služba (POTS) poté, co je vše řečeno a hotovo.
-
- Nejlepší poskytovatelé služeb VoIP pro rok 2019 Nejlepší poskytovatelé služeb VoIP pro rok 2019
- VoIP a UCaaS: Vysvětlené rozdíly VoIP a UCaaS: Vysvětlené rozdíly
- Proč váš podnikový VoIP systém nemusí patřit do cloudu Proč váš podnikový VoIP systém nemusí patřit do cloudu
Při výběru telefonního systému VoIP vezměte v úvahu potřeby vašich zaměstnanců a zákazníků. To zahrnuje rozhodnutí, jaké funkce vaši zaměstnanci skutečně potřebují a co ne. Obecně to znamená přiřazení zúčastněných stran, které zmapují všechny procesy, které se týkají vašeho telefonního systému, a také se posaďte se zaměstnanci front-line, kteří tyto procesy provozují, aby zjistili, jak je lze zlepšit. Zahrnuje také navrhování systému tak, aby se zákazníci neztratili v nabídkách, neobjevovali podivné klíčové volby ani neslyšeli nekonečné možnosti od automatického účastníka. Pokud nemáte odborné znalosti, jak to provést interně, je to něco, s čím je většina poradců VoIP školena; během plánování je nezapomeňte přidat k celkovému součtu nákladů.
Než uděláte cokoli jiného, rozhodněte se přesně, proč se stěhujete do telefonního systému VoIP. Existuje mnoho důvodů, proč to může být dobrý nápad, ale pokud nevíte, jaké jsou tyto důvody a jak mohou ovlivnit vaše podnikání, nejste připraveni provést skutečný nákup nebo migraci. Nejasná myšlenka, že by mohla ušetřit peníze, není jedním z těchto důvodů. Mezi příklady dobrých důvodů patří vybudování call centra, poskytnutí prostředku spolupráce mezi různými kancelářskými místy, uchování dat o hovorech z vaší platformy pro správu vztahů se zákazníky (CRM) pro použití v marketingu nebo zákaznických službách, stejně jako příprava na nové umístění nebo očekávaný růst.
Rozhodněte se, kdo bude mít na starosti důležité fáze vašeho přechodu na VoIP. Tyto fáze zahrnují analýzu a návrh počátečních potřeb, proces zadávání zakázek, implementaci a konečně pokračující provoz systému. Všimněte si, že obvykle to nemůže být stejná osoba. IT staffer může být tou nejlepší volbou pro implementaci a provoz, ale obvykle to nejsou ti, kdo navrhují systém IVR, který vaši zákazníci použijí, nebo se rozhodnou, která volací data jsou pro marketingové oddělení nejužitečnější. Musíte tedy určit, kdo budou všichni vaši účastníci; a ano, některé z nich mohou být prodejcem nebo konzultantem, pokud nemáte vlastní odborné znalosti.
Budete muset najít nebo najmout zaměstnance, který bude zastupovat zájmy společnosti během procesů nákupu a implementace. I když bude spousta prodejců, kteří nabídnou dělat celou věc, nemusí mít nutně stejné zájmy. Obvykle jde o to, že vás co nejvíce prodají, jak je rychle nainstalují a odhlásí, a poté si účtují další poplatky za jakékoli následné „dotvarování“. Pouze někdo z vaší strany tratě se bude starat o dlouhodobou provozní spolehlivost a pomocné věci, jako je údržba dat o hovorech, aby vaše společnost mohla zůstat v souladu s jakýmkoli průmyslovým předpisem o bezpečnosti dat. Všimněte si, že v případě skutečně malé společnosti to může být zajištění, ale někdo musí být bodovým člověkem. Tato osoba musí mít dostatečné znalosti o technologii VoIP, aby mohla činit rozhodnutí a vědět, jak tato rozhodnutí ovlivní zbytek společnosti. Nejedná se o stejnou osobu uvedenou v předchozím bodě.
Ujistěte se, že vaše současná síťová infrastruktura může podporovat VoIP a že má kapacitu zvládnout nárůst síťového provozu. Musíte také vědět, zda vaše infrastruktura zvládne specifické požadavky na hlasový a obrazový provoz, včetně podpory jakýchkoli požadavků na kvalitu služeb (QoS) nebo virtuální LAN (VLAN). To může znamenat některé upgrady infrastruktury, pokud vaše současné směrovače nebo přepínače tyto funkce nepodporují. Možná bude nutné upgradovat vašeho poskytovatele internetových služeb (ISP), pokud váš současný poskytovatel nemůže podporovat požadavky na šířku pásma při velkém množství telefonního provozu. Odhadování, jak moc váš objem hovoru zvýší vaši šířku pásma, je něco, co by váš prodejce VoIP měl zvládnout, ale na tyto výpočty můžete také najmout externího specialistu.
Nepodceňujte náklady na VoIP. Jistě, tyto měsíční sazby vypadají dobře, ale hlouběji. Pokud se vám podaří získat jen mobilní telefony, které fungují na mobilních telefonech, pak budete muset koupit každému mobilní telefon se spoustou minut dat nebo pravděpodobně neomezeným tarifem. Pokud tyto softwarové telefony běží na počítačích se systémem Windows nebo Mac, pak každý bude muset mít počítač s hardwarem pro podporu VoIP, přístup na internet a něco interně, aby mohl zpracovávat zvuk a sluchátka. Pokud volba VoIP používá (nebo alespoň podporuje) stolní telefony, pamatujte, že tyto náklady stojí někde mezi 75 a 150 USD plus náklady na kabelové síťové připojení ke každému telefonu. Málo stolních telefonů VoIP podporuje Wi-Fi, ale ty, které to vyžadují, vyžadují upgrade vašich přístupových bodů, pokud každému dáte Wi-Fi telefon. A pamatujte si osobní náklady: Někdo to všechno musí zvládnout a někdo musí poskytnout podporu. A pak probíhá údržba a licencování; to vše sečte, takže se ujistěte, že projdete celou implementaci podrobně, takže vás nepřekvapí nové výdaje, když se vynoří.
Vymyslete realistický rozvrh pro přechod na VoIP. Navzdory tomu, co by někteří prodejci mohli říci, nebude to okamžité. I když přecházíte z jednoho systému VoIP na jiný, nejedná se o jednodenní operaci. Posaďte se a spočítejte si čas na plánování, získávání, implementaci, školení a přepínání a poté jej zdvojnásobte. Možná to dokonce ztrojnásobí. Jedná se o zásadní změnu schopnosti vaší společnosti komunikovat se sebou samým a okolním světem. Spěchání je prostě hloupé. Pracujte včas na pilotním zavádění, testování a optimalizaci a poté na finálním zavádění, které přichází ve fázích, takže celá vaše operace nebude v chaosu, pokud se něco pokazí.
Rozhodněte se, co budete dělat se starým telefonním systémem. Pokud máte spoustu analogových telefonů, které jsou v dobrém stavu, můžete je použít s telefonním systémem VoIP pro zaměstnance, kteří nepotřebují funkce VoIP. Nebo je můžete chtít v oblastech, kde jsou dostupné veřejnosti nebo v obtížných prostředích, jako je venkovní montážní prostor nebo ve výrobním závodě. A možná budete chtít nějaké pro zálohu (více o tom dále).
Uvědomte si, že vaše pohotovostní operace a plány kontinuity podnikání se budou muset změnit, a že budete muset naplánovat a investovat do přidané spolehlivosti. V zásadě, jak budete pokračovat v podnikání, pokud síť klesne nebo bude mít problémy? Protože váš telefonní systém bude záviset na spolehlivosti a výkonu vaší místní sítě i internetu, musíte myslet na chyby a alternativy. Zálohy u vašeho primárního poskytovatele internetových služeb (ISP), a pokud je hlas pro vaši činnost kritický, je to způsob, jak mít telefonní službu, i když je výpadek internetu úplný. Ano, mohlo by to znamenat zachování některých analogových linek a kompatibilních telefonů. Bude to také znamenat plánování převzetí služeb při selhání, redundanci sítě a samozřejmě zálohování.
Nezapomeňte na bezpečnost. Všechny věci, které mohou zaútočit na vaši IT síť, mohou také zaútočit na vaši VoIP síť, a navíc existují věci, jako je manipulace a únos volání, stejně jako špatní lidé, kteří používají váš telefonní systém VoIP k uskutečňování dálkových hovorů a používání vašeho domu. zařízení jako hostitel pro útoky škodlivého softwaru. To může být ještě horší, pokud váš systém VoIP nehraje se svou bezpečností dobře, jako je například požadavek, abyste vypnuli kontrolu paketů (jak jsem zjistil v jednom telefonním systému, který jsem testoval). Kromě toho mají předpisy na ochranu osobních údajů někdy své vlastní požadavky, pokud jde o ochranu přenosu VoIP v tranzitu a v klidu, pokud si pro účely prodeje nebo služeb uchováváte všechna data hovorů. Pokud je vaše odvětví takto regulováno, ujistěte se, že přesně rozumíte tomu, jak VoIP zapadá do zbývajících bezpečnostních opatření pro vaše data.
Při volbě systému VoIP je také třeba mít na paměti skutečné priority. Například, pokud chcete, aby dobře fungoval, pak by náklady neměly být primárním faktorem. Místo toho chcete funkčnost. Pokud váš systém VoIP funguje tak, jak má a nemá funkce, které nepotřebujete, pravděpodobně vám také přímo ušetří nějaké peníze a měl by zvýšit produktivitu vašich zaměstnanců, což nepřímo ušetří peníze.
