Uspořádejte: 10 tipů pro správu digitálních poznámek

Fanoušci Seinfeldu si budou pamatovat slavnou scénu z show, když se Jerry a Elaine objeví v půjčovně aut. Jerry žádá, aby vyzvedl středně velké auto, které si rezervoval. Agent u přepážky odpoví, že nezbyly žádné modely střední velikosti, protože došly. „Podívejte se, “ říká Jerry, „víte, jak provést rezervaci. Prostě nevíte, jak si tuto rezervaci podržet .“ Stejně tak u digitálních poznámek. Je velmi snadné si dělat poznámky, ale mnohem těžší je používat .

Abyste mohli skutečně používat poznámky, které jste si vzali, musíte je uspořádat a vědět, jak je najít. Tyto tipy, jak začít s aplikací pro psaní poznámek a uspořádáním poznámek, vám pomohou.

1. Vyberte skvělou aplikaci pro psaní poznámek

Aplikace pro psaní poznámek, kterou si vyberete, silně ovlivňuje, zda a jak budete své poznámky znovu vidět. Základní aplikace pro psaní poznámek, která byla předinstalovaná v telefonu nebo tabletu, pravděpodobně není příliš dobrá. Jistě, už jste to použili dříve a funguje to dobře, ale možná nevíte, jaké funkce vám chybí, které oddělují pouze uspokojivé aplikace od vynikajících.

Tři funkce, díky nimž jsou aplikace pro psaní poznámek skutečně užitečné, jsou:

• složky,
• značky a
• optické rozpoznávání znaků (OCR).

Za okamžik se podrobněji podívám na každý bod.

Tři aplikace, které doporučuji nejvíce, na základě mého osobního testování mnoha poznámkových aplikací v průběhu let, jsou:

• Microsoft OneNote, pokud chcete bezplatnou aplikaci pro psaní poznámek,
• Evernote, pokud vám nevadí platit za předplatné Premium, a
• Quip pro kolaborativní psaní poznámek.

2. Vytvořte složku Doručená pošta

Když poznámku rychle zapíšete, potřebujete místo, kde ji uložíte tam, kde se neztratí. Vytvořte složku Doručená pošta v aplikaci pro psaní poznámek a nastavte ji jako výchozí umístění úložiště.

Pravidelně procházejte doručenou poštu, chcete-li přidat další informace o svých poznámkách a třídit je. Uvidíte, jak to provést v následujících několika tipech. Nemusíte čistit doručenou poštu v nastaveném plánu, ale zkuste to udělat, když máte otevřenou aplikaci pro psaní poznámek na obrazovce plné velikosti (viz níže # 10, níže). Usnadňuje vám to, co děláte, a uvidíte všechny možnosti, které máte.

V aplikaci pro psaní poznámek nemusíte střílet na Inbox Zero. Doručená pošta je skvělým místem pro ukládání poznámek, které často navštěvujete. Například si ponechám poznámku se všemi jmény a hesly Wi-Fi všech svých přátel, takže pokud do svého domu přinesu nové zařízení nebo si vymažu heslo pro uložení, mohu se znovu připojit k síti, aniž bych je obtěžoval podrobnostmi. Tato poznámka má v mé schránce stálý domov.

3. Řazení poznámek do složek nebo poznámkových bloků

Složky, které některé aplikace také nazývají Poznámkové bloky, vám pomohou uspořádat poznámky ručně. Budou užitečné později, když budete chtít prozkoumat poznámky k určitému tématu, například všechny poznámky, které jsou recepty.

Složky, které vytvoříte a jak je pojmenujete, závisí na tom, jaké druhy poznámek si berete a jak je používáte. Pokud si nejste jisti, začněte u složek Doručená pošta, Čtení, Domácnost, Osobní a Práce. Jakmile zjistíte, jak je používáte, můžete je kdykoli změnit a vytvořit více.

4. Vytvořte zástupce pro své oblíbené složky

Každá dobře používaná aplikace pro psaní poznámek obsahuje složky, které vidí více akcí než ostatní. Usnadněte přístup k těmto složkám vytvořením zkratek nebo jejich označení jako oblíbených. Toto jsou složky, ve kterých se často díváte na poznámky, které jste si vytvořili, a přidáte nové.

Pravděpodobně máte jiné složky, které pouze uchovávají poznámky, až do neočekávané doby, kdy je potřebujete. Nemusí být vpředu a uprostřed.

5. Použijte Značky

Značky vám pomohou najít existující poznámky. Mohou zúžit to, co vidíte v konkrétní složce, nebo mohou zobrazit všechny poznámky označené společným motivem ve více složkách. Také vám pomohou najít poznámky, které se vztahují k určitému tématu, i když se tematické slovo v samotné poznámce neobjeví. Dovolte mi uvést několik příkladů.

Příklad 1: Řekněme, že máte složku s názvem Recepty a plánujete párty pro některé vegetariány. Můžete si vytáhnout všechny poznámky pouze ze složky, která je označena vegetariánskou, za nápady, co dělat.

Příklad 2: Možná jste spisovatel, který píše pro různé publikace. Můžete si dělat poznámky o článcích a uspořádat je do složek podle toho, kde jsou publikovány. Mohou však nastat situace, kdy budete chtít prozkoumat všechny poznámky, které máte k určitému tématu, bez ohledu na to, kdo tento kus vydal. Pokud jste poznámky označili tímto tématem, můžete značku vyhledat a zobrazit je bez ohledu na to, ve které složce jsou.

Příklad 3: E-mail související s projektem, na kterém právě pracujete, přeposíláte do své aplikace pro psaní poznámek. Zpráva nikdy neříká název projektu nebo o čem to je. Takto lidé komunikují, když jsou v něčem silném. V takovém případě můžete přidat poznámku k definování poznámky (název projektu, klient, popis práce), abyste ji mohli najít, když ji budete potřebovat.

6. Cull Tags

Existuje něco jako příliš mnoho značek. Čím více přidáváte značky, tím se dostávají do sloppieru. Takže čas od času vytrhněte své značky. Zde je návod, jak to udělat.

Vytáhněte seznam všech používaných značek. Počet poznámek se často zobrazuje vedle značky. Nejprve vyhledejte téměř duplikáty. Pokud máte značky pro „aplikace“ i „aplikace“, zbavte se toho, který má méně poznámek. Otevřete postižené poznámky a přidejte značku, kterou si ponecháte. Odstraňte druhou značku.

Pokud navíc máte značky se dvěma nebo méně poznámkami, zvažte jejich odstranění. Pravděpodobně vám nedělají nic dobrého.

7. Vytvořte v telefonu zástupce

V telefonu si udělejte zkratku, abyste v aplikaci pro psaní poznámek mohli začít používat novou poznámku, abyste zachytili nápady a informace vždy na dosah. Na zařízeních se systémem iOS můžete vytvořit zkratku Siri a v systému Android hledat v aplikaci možnost Nová nota Widget.

8. Diktovat

Když vám přijde na mysl něco, co si chcete zapsat, ale vážně jste spěchali nebo chodíte se psem a těžko zvládnete držet vodítko i telefon současně, diktujte.

Většina chytrých telefonů má funkci převodu textu na text. Použij to! Začněte novou poznámku, stiskněte ikonu mikrofonu na klávesnici a řekněte, co si chcete zapsat. Můžete také nahrát hlasovou poznámku a přepsat ji později. Pokud se dostanete do zvyku a často skončíte diktováním dlouhých pasáží, možná budete chtít použít transkripční službu, abyste si ušetřili čas. Existuje mnoho dobrých bezplatných a placených možností, i když placené možnosti bývají výrazně přesnější.

9. Připojte obrázky a PDF, použijte OCR

Pokud má aplikace OCR, může vyhledávat text nalezený v obrázcích, PDF a dalších souborech, které do ní nahrajete. Nebudete se stydět přidávat soubory k poznámkám, když je potřebujete. To zahrnuje vyfukování fotografií informačních značek, ručně psaných poznámek, stránek knih atd.

Na příkladu můžete vidět, jak je to užitečné. Řekněme, že přiložíte PDF potvrzení o jídle, které si musíte vyžádat ve zprávě o výdajích. Zapomněli jste ji označit jako „příjem“ a nevíte, kde je. Pokud si pamatujete název restaurace, můžete ji zadat do vyhledávacího pole a OCR ji bude sledovat.

Věnujte pozornost limitům, které vaše aplikace nebo účet typu pro psaní poznámek vkládá do používání a úložiště OCR. Například bezplatná verze aplikace Evernote spouští OCR na obrázcích, nikoli však PDF a Office. K tomu potřebujete účet Premium nebo Business. Pokud vaše aplikace nemá vestavěné skenování, můžete zvážit spárování s mobilní skenovací aplikací.

10. Uspořádejte na velké obrazovce

V ideálním případě bude vaše aplikace pro psaní poznámek obsahovat aplikaci pro stolní počítače a webovou aplikaci. Při třídění v doručené poště a při organizaci poznámek použijte jednu z nich (obecně jsou pro tento účel lepší aplikace pro počítače). Díky velké obrazovce můžete vidět více aplikace, a proto více struktury složek, značek a dalších informací, které přidáte do poznámek, abyste je udrželi v pořádku. Pokud vidíte všechny své možnosti, je pravděpodobnější, že vyberete ty správné.

Vezměte si poznámku, podržte poznámku, znovu si poznamenejte

Když organizujete své zážitky při psaní poznámek, zvýšíte své šance nejen na pořizování relevantnějších poznámek, ale také je ukládáte způsobem, který vám umožní je znovu zkontrolovat, když je čas.