22 tipů pro Excel, jak se stát tabulkovým procesorem

Na planetě Zemi je velmi málo lidí, kteří by mohli kdy říci, že zvládli všechny složité maličkosti o Microsoft Excelu. Jedná se o světovou premiéru tabulkového procesoru a je průmyslovým standardem téměř 35 let, kdy nahradil kdysi ctihodnou aplikaci Lotus 1-2-3, první zabijáckou aplikaci pro PC v 80. letech.

Dominance Microsoft Excelu jako tabulky musí být ještě skutečně vyzkoušena, rozhodně ne Corel's Quattro Pro (stále se dnes prodává v WordPerfect Office Pro), nástroji s otevřeným zdrojovým kódem od Apache nebo LibreOffice, nebo dokonce pomocí Tabulek Google (tabulková část Disku Google)).

Má to důvod. Excel je víc než značka, kterou každý zná: je silný. Týká se to všeho, co by člověk mohl v tabulce požadovat. Aktuální verze aplikace Excel 2019, která je k dispozici v sadě Microsoft Office 2019 jako součást předplatného Microsoft 365 a dalších metod, je volba editorů PCMag.

Není to jen pro čísla. Spousta lidí naplňuje zdánlivě nekonečné sítě Excel daty a používá je jako databázi plochých souborů. Může se stát relativně efektivním manažerem kontaktů nebo plnohodnotným manažerem vztahů se zákazníky. Není to šokující vidět lidi, kteří jej používají jako textový procesor, přestože Microsoft Word obvykle sedí hned vedle něj.

Jedna věc, kterou má téměř každý uživatel aplikace Excel, není dostatečně známa. Existuje tolik způsobů, jak číslovat a krájet čísla, dát těmto datům nový vzhled a další, je nemožné je všechny přepočítat. Na toto téma jsou psány celé knihy. Je však snadné zvládnout některé ze zajímavějších a složitějších tipů, které vám zpříjemní práci s programem, a vypadají jako guru high-tech tabulkového procesoru vaší kanceláře. Takže kost na některý nebo všechny tyto triky vyniknout v Excelu.

Konce řádků a obtékání textu

Psaní do buněk tabulky může být frustrující, protože výchozí pro text, který píšete, je navždy pokračovat, aniž by se zabalil zpět na nový řádek. Můžete to změnit. Vytvořte nový řádek zadáním Alt + Enter (stisknutím klávesy Enter se dostanete ven z buňky). Nebo klikněte na možnost Zabalit text na kartě Domů v horní části obrazovky, což znamená, že se všechny textové obálky nacházejí přímo na okraji buňky, ve které se nacházíte. Změňte velikost řádku / sloupce a text se znovu zalomí, aby se vešel.



Ctrl + Shift pro výběr

Existuje mnohem rychlejší způsoby, jak vybrat datovou sadu, než pomocí myši a přetažením kurzoru. Klikněte na první buňku, kterou chcete vybrat a podržte klávesu Ctrl + Shift, poté stiskněte šipku dolů a získejte všechna data ve sloupci níže, šipku nahoru a získejte všechna data výše, nebo šipku doleva nebo doprava a získejte vše v řádek (samozřejmě vlevo nebo vpravo). Zkombinujte směry a získáte celý sloupec i vše v řádcích vlevo nebo vpravo. Bude vybírat pouze buňky s daty (i neviditelná data). Pokud použijete Ctrl + Shift + End, kurzor skočí do nejnižší pravé buňky s daty a vybere vše mezi tím. Pokud je kurzor v levé horní buňce (A1), je to všechno. Ještě rychleji: Ctrl + Shift + * (hvězdička) vybere celou sadu dat bez ohledu na to, která buňka je vybrána. ( Obrázek xuuxuu od Pixabay )



Automatické vyplňování

Je to neomylný, ale tak snadno přehlížený. Začnete psát řadu opakujících se věcí, jako jsou data (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20 atd.) A víte, že jste na dlouhý den. Místo toho začněte sérii a přesuňte kurzor na obrazovce do pravé dolní části poslední buňky - popisovač výplně. Když se změní na znaménko plus (+), kliknutím a tažením dolů vyberte všechny buňky, které potřebujete vyplnit. Magicky se naplní pomocí vzoru, který jste začali. A to může také jít nahoru sloupec, nebo vlevo nebo vpravo po řadě.

Ještě lepší - automatické vyplňování můžete provádět bez velkého množství vzorů. Znovu vyberte buňku nebo buňky, přesuňte se na úchyt výplně, klikněte a přetáhněte. Získáte nabídku možností. Čím více dat zadáte zpočátku, tím lepší bude volba Filtr série vytvářet vaše možnosti automatického doplňování. Podívejte se na tento kurz společnosti Microsoft.



Vyplňte Flash

Flash Fill inteligentně vyplní sloupec na základě vzoru dat, který vidí v prvním sloupci (pomáhá, pokud je horní řádek jedinečným řádkem záhlaví). Pokud například v prvním sloupci jsou všechna telefonní čísla formátovaná jako „2125034111“ a chcete, aby všechna vypadala jako „(212) -503-4111“, začněte psát. Druhou buňkou by Excel měl rozpoznat vzorec a zobrazit, co si myslí, že chcete. Stačí kliknout na Enter a používat je. Funguje to s čísly, jmény, daty atd. Pokud vám druhá buňka nedává přesný rozsah, napište ještě něco - vzor může být obtížné rozpoznat. Poté přejděte na kartu Data a klikněte na tlačítko Vyplnit Flash. Další informace naleznete v tomto výukovém programu společnosti Microsoft.



Text do sloupců

Řekněme, že máte sloupec plný jmen, první vedle poslední, ale chcete dva sloupce, které je rozdělí. Vyberte data a poté na kartě Data (nahoře) klikněte na Text to Columns. Rozhodněte se oddělit je oddělovači (na základě mezer nebo čárkami - skvělé pro hodnoty dat CSV) nebo pevnou šířkou. Pevná šířka je využita, když jsou všechna data přecpána do prvního sloupce, ale oddělena pevným počtem mezer nebo období. Zbytek je jako magie, s dalšími možnostmi pro určitá čísla.



Vložte speciální k transpozici

Máte spoustu řádků. Chcete, aby to byly sloupce. Nebo naopak. Chodili byste ořechy a pohybovali se věcmi buňka po buňce. Zkopírujte tato data, vyberte Vložit jinak, zaškrtněte políčko Transponovat a kliknutím na OK vložte do jiné orientace. Sloupce se stávají řádky, řádky se stávají sloupci.



Více buněk, stejná data

Z nějakého důvodu budete možná muset psát totéž znovu a znovu do buněk v listu. To je nesnesitelné. Stačí kliknout na celou sadu buněk, buď přetažením kurzoru, nebo podržením klávesy Ctrl, když kliknete na každou z nich. Napište ji na poslední buňku a poté stiskněte Ctrl + Enter - a to, co jste zadali, přejde do každé vybrané buňky.



Vložit speciální do vzorců

Řekněme, že máte obrovské množství čísel v desítkovém formátu, který chcete zobrazit v procentech. Problém je v tom, že číslice 1 by neměla být 100%, ale to je to, co vám aplikace Excel poskytne, pokud klepnete na tlačítko Procent styl (nebo stisknete Ctrl-Shift-%). Chcete, aby 1 bylo 1%. Musíte ji tedy vydělit 100. To je místo, kde přichází Paste Special.

Nejprve zadejte 100 do buňky a zkopírujte ji. Poté vyberte všechna čísla, která chcete přeformátovat, vyberte Vložit jinak, klikněte na přepínač „ Rozdělit “ a rozmach přejde na dynamit: čísla jsou převedena na procenta. To také funguje tak, že okamžitě přidáte, odečtete nebo znásobíte čísla.



Použijte grafiku v grafech

Grafiku můžete vložit do libovolného prvku grafu aplikace Excel. Jakýkoli prvek. Každý pruh, kousek koláče atd. Může podporovat svůj vlastní obrázek. Například nahoře je ve výsečovém grafu státní vlajka Jižní Dakoty (umístěná výběrem řezu, pomocí rozbalovací nabídky Možnosti série a výběrem „Výplň obrázku nebo textury“), plus vložené logo PCMag (umístěné s Tlačítko Vložit kartu Obrázky). Můžete dokonce jít s "bez výplně" vůbec, což způsobilo, že chybějící plátek.

Klipart lze snížit a vložit do prvku - dolarové bankovky, které ukazují utrácené dolary, kapky vody za instalatérské náklady, taková věc. Míchání a porovnávání příliš mnoha grafických prvků znemožňuje čtení, ale možnosti, které máte, se vyplatí pohrávat. Než je použijete, nechte je zkontrolovat v grafickém návrháři.



Uložit grafy jako šablony

Excel má více typů grafů než zuby a arašídy Jimmyho Cartera, ale je téměř nemožné najít výchozí graf, který je ideální pro vaši prezentaci. Schopnost Excelu přizpůsobit všechny tyto grafy je naštěstí příkladná. Ale když je musíte znovu vytvořit? To je bolest. To nemusí být. Uložte svůj původní graf jako šablonu.

Jakmile je graf zdokonalen, klikněte na něj pravým tlačítkem. Vyberte Uložit jako šablonu. Uložte soubor s příponou CRTX do výchozí složky Šablony aplikace Microsoft Excel. Jakmile to uděláte, použití šablony je dort. Vyberte data, která chcete mapovat, přejděte na kartu Vložit, klepněte na Doporučené grafy a poté na kartu Všechny grafy a složku Šablony. V poli Moje šablony vyberte ten, který chcete použít, a potom klepněte na OK.

Některé prvky, jako skutečný text v legendách a názvech, se nebudou překládat, pokud nejsou součástí vybraných dat. Získáte veškerý výběr písma a barev, vloženou grafiku, dokonce i možnosti řady (jako vržený stín nebo záře kolem prvku grafu).



Práce s buňkami přes listy

Tento, nazvaný 3D Sum, funguje, když máte v sešitu více listů, které mají všechny stejné základní rozvržení, řekněme čtvrtletní nebo roční prohlášení. Například v buňce B3 máte vždy částku dolaru za stejný odpovídající týden v průběhu času.

Na novém listu v sešitu přejděte do buňky a zadejte vzorec jako = sum ('Y1: Y10'! B3). To označuje vzorec SUM (sčítání věcí) pro všechny listy, které mají název Y1 až Y10 (hodnota 10 let), a při každém pohledu na buňku B3. Výsledkem bude součet všech 10 let. Je to dobrý způsob, jak vytvořit hlavní tabulku, která odkazuje na neustále se měnící data.



Skrýt v prostém vidění

Je snadné skrýt řádek nebo sloupec - stačí vybrat celou věc kliknutím na záhlaví písmene nebo čísla, klepnutím pravým tlačítkem a výběrem možnosti „Skrýt“. (Můžete se odkrýt výběrem sloupců na obou stranách najednou, klepnutím pravým tlačítkem a výběrem možnosti Odkrýt). Ale co když máte jen malou část nepohodlně umístěných dat, která chcete skrýt, ale přesto chcete být schopni pracovat? Snadný, jednoduchý. Zvýrazněte buňky, klepněte pravým tlačítkem myši a zvolte Formát buněk. Na kartě Číslo v horní části přejděte do kategorie a vyberte možnost Vlastní. Do pole Typ: zadejte tři středníky (;;;). Klikněte na OK. Nyní čísla nejsou viditelná, ale můžete je stále používat ve vzorcích.



Skrýt celý list

Váš typický sešit Excel - soubor, ve kterém pracujete - se může načíst se spoustou listů (každý list je označen záložkou dole, kterou můžete pojmenovat). Pokud chcete, skryjte list, místo aby jej odstranil, aby byla jeho data stále k dispozici nejen pro referenční účely, ale také k dispozici vzorcům na jiných listech v sešitu. Pravým tlačítkem myši klepněte na kartu spodního listu a vyberte Skrýt. Pokud jej potřebujete znovu najít, musíte přejít na kartu Zobrazit nahoře, kliknout na Odkrýt a ze seznamu, který se objeví, vyberte název listu.

V horní části nabídky Zobrazit je také tlačítko Skrýt. Co se stane, když na to kliknete? Skryje celý sešit, který používáte. Vypadá to, že jste soubor zavřeli, ale Excel stále běží. Po ukončení programu se zobrazí dotaz, zda chcete uložit změny do skrytého sešitu. Když přejdete k otevření souboru, Excel zobrazí, co se jeví jako prázdný sešit - dokud znovu nekliknete na Odkrýt.



Používejte osobní sešit pro makra

Když skryjete celý sešit, pravděpodobně se zobrazí sešit, o kterém jste nevěděli, že jste ho skryli: soubor Personal.XLSB. Toto je vlastně osobní sešit Excel vytvořený pro vás; Je otevřen jako skrytý sešit při každém spuštění aplikace Excel. Důvod k použití? Makra. Při vytváření makra nefunguje ve všech jednotlivých tabulkách, které ve výchozím nastavení vytvoříte (stejně jako v aplikaci Word) - makro je vázáno na sešit, ve kterém bylo vytvořeno. Pokud však makro uložíte do složky Personal.XLSB, bude k dispozici po celou dobu ve všech vašich tabulkových souborech. Trik spočívá v tom, že při záznamu makra v poli „Uložit makro do“ vyberte „Sešit osobního makra“. (Makro můžete zaznamenat zapnutím karty Vývojáři - přejděte na kartu Soubor, vyberte Možnosti, klepněte na Přizpůsobit pás karet a poté v poli Hlavní karty zaškrtněte políčko Vývojáři, klikněte na OK.)



Pivot! Pivot!

PivotTabels byly věnovány celé knihy. Jsou to shrnutí vašeho obrovského sběru dat, díky kterým je mnohem snazší analyzovat informace na základě vašich referenčních bodů. Pokud například máte celou řadu známek pro všechny své studenty během všech testů po celý rok, kontingenční tabulka vám může pomoci zúžit věci na jednoho studenta na jeden měsíc. Je na tom, aby si s nimi zahráli kdokoli s velkými daty (nejprve si vytvořte kopii původních dat).

Chcete-li jej vytvořit, zkontrolujte, zda jsou všechny sloupce a řádky označeny tak, jak by měly být, a na kartě Vložit vyberte kontingenční tabulku. Ještě lepší je, vyzkoušejte možnost Doporučené kontingenční tabulky, abyste zjistili, zda Excel pro vás může vybrat ten správný druh. Nebo zkuste kontingenční graf, který vytvoří kontingenční tabulku se zahrnutým grafem, aby bylo snazší pochopení.



Podmíněně formát

Při pohledu na obrovské množství dat a přemýšlel, kde jsou hlavní body? Kdo má nejvyšší (nebo nejnižší) skóre, co je prvních pět atd.? Excel Podmíněné formátování bude dělat vše od ohraničení zvýraznění po barevné kódování celé tabulky. Do každé buňky dokonce postaví graf, takže můžete na první pohled vizualizovat horní a dolní část čísel. (Nahoře jsou nejvyšší čísla v rychlé zelené, nejnižší v zastavení červené, se spektrem mezi nimi.) Pomocí podnabídky Pravidla zvýrazněných buněk můžete vytvořit další pravidla pro vyhledávání věcí, jako je například text, který obsahuje určitý řetězec slova, opakující se data, duplicitní hodnoty atd. K dispozici je dokonce více než / méně než možnost, takže můžete porovnat změny čísel.



Ověření dat k provedení rozbalovací nabídky

Vytváříte tabulku pro ostatní? Pokud chcete vytvořit rozevírací nabídku výběrů, které se mají použít v konkrétních buňkách (takže je nemohou svázat!), Je to snadné. Zvýrazněte buňku, přejděte na kartu Data a klikněte na Validace dat. V části Povolit: vyberte možnost Seznam. Poté do pole „Zdroj:“ zadejte seznam s čárkami mezi možnostmi. Nebo klikněte na tlačítko vedle pole Zdroj a vraťte se zpět na stejný list a vyberte datovou řadu - to je nejlepší způsob zpracování velkých seznamů. Tato data můžete skrýt později, stále to bude fungovat. Ověření dat je také dobrým způsobem, jak omezit zadaná data - například zadat časové období a lidé nemohou zadat žádná data před nebo po zadaném datu. Můžete dokonce vytvořit chybovou zprávu, kterou uvidí.



Vložení snímku obrazovky

Excel umožňuje velmi snadné pořídit si screenshot jakéhokoli jiného otevřeného programu na ploše a vložit jej do listu. Jednoduše přejděte na kartu Vložit, vyberte položku Screenshot a zobrazí se rozbalovací nabídka s miniaturou všech otevřených programů. Vyberte jeden a vložte obrázek v plné velikosti. Změňte velikost, jak si přejete.



Vložení dat Excel do aplikace Word

Před třiceti pěti lety byla myšlenka umístění dat z Excelu do Wordu nebo PowerPointu ve světě Office Suites ohromující. Dnes na tom není nic. Ať už berete datové buňky nebo plně grafický graf, zkopírujte a vložte do jiného programu. Věc, kterou je třeba si uvědomit, je proces propojování a vkládání - pokud změníte data v tabulce, změní se také v aplikaci Word DOC nebo PowerPoint PPT. Pokud to nechcete, vložte jej jako grafiku. K tomu použijte vlastní nástroj Vložit jinak. Nebo při převzetí z aplikace Excel přejděte na kartu Domů nahoře, vyberte nabídku Kopírovat a použijte možnost Kopírovat jako obrázek. Poté můžete grafiku vložit do jakéhokoli programu.



Pomocí $ zamezte posunu

Při psaní vzorce odkazujete na buňky podle jejich pozice, například A1. Pokud zkopírujete vzorec a vložíte jej do další buňky dolů, Excel posune tuto odkazovanou buňku, takže by místo toho řekla A2. Chcete-li zabránit posunutí, použijte znak dolaru ($). Zadejte $ A1 a vyjměte jej a vložte do nové buňky, například, která zabrání posunu ve sloupci (A); $ 1 zabraňuje posunu v řádku (1) a $ A $ 1 zabraňuje změně posunu v libovolném směru při kopírování vzorce.

To je užitečné, pokud máte jednu buňku, kterou chcete použít v celé řadě vzorců. Řekněme, že chcete rozdělit vše na 100. Mohli byste udělat vzorec jako = (A1 / 100), ale to znamená, že 100 nemůžete snadno změnit napříč deskou. Vložte 100 do buňky B1 a použijte = (A1 / B1) - ale poté, co je rozstříháte a vložíte dolů, změní se na = (A2 / B2), potom = (A3 / B3) atd. $ Opraví, že: = (A1 / $ B $ 1) lze vyjmout a vložit za sebou, ale reference $ B $ 1 se nikdy nezmění. Poté můžete změnit hodnotu 100 v buňce podle potřeby, abyste mohli experimentovat s jinými změnami.



Proveďte rychlou analýzu

Pokud přesně nevíte, jaké informace chcete použít pro data v Excelu, zkuste rychle procházet možnosti v nabídce Rychlá analýza. Vyberte data a klikněte na pole Rychlá analýza, které se zobrazí vpravo dole. Získáte nabídku, ve které se zobrazí možnosti rychlého použití podmíněného formátování, vytváření grafů, součtů úchytů, zobrazování jisker a další.



Skvělé klávesové zkratky Excelu

Excel, stejně jako jakýkoli skvělý software, má mnoho vynikajících klávesových zkratek. Zde jsou některé z nejlepších.

Ctrl +; -Vkládá dnešní datum.

Ctrl + Shift +: -Vkládá aktuální čas (dvojtečka je to, co je ve čtení hodin, například 12:00).

Ctrl + Shift + # - Změní formát data.

Ctrl + 5 - Použije přeškrtnutí textu v buňce.

Ctrl + 0 - Skryje aktuální sloupec.

Ctrl + 9 - Skryje aktuální řádek.

Ctrl + F6 - Přepíná mezi otevřenými sešity (tj. Otevírá soubory Excel v různých oknech).

Ctrl + ` - To je značka přízvuku nahoru klávesou 1. Tato kombinace přepíná zobrazení v listu tak, aby se zobrazily všechny vzorce.

Ctrl + PageUp nebo PageDown - rychlý posun mezi listy v aktuálně otevřeném sešitu.

F2 - Začněte upravovat aktuální vybranou buňku (mnohem rychlejší než poklepání).

Shift + F10 - Otevírá nabídku pravým tlačítkem myši pro buňku, ve které se nacházíte.



16 tipů pro Microsoft Word, které se potřebujete naučit

Myslíte si, že víte vše o aplikaci Microsoft Word? Zde je několik skrytých triků a časově úsporných hacků, které potřebujete vědět o aplikaci Redmond pro zpracování textu.