35 tipů na disk Google, které si nemůžete dovolit nechat ujít

Zvedněte ruku, pokud si vzpomenete. Čtyřčlenná společnost s názvem Upstartle spustila v srpnu 2005 textový procesor pouze pro online a využila výhody tehdy nové technologie prohlížeče s názvem AJAX. Umožnilo uživatelům okamžitě ukládat a načítat obsah generovaný v prohlížeči, ale uložený na serveru. A fungovalo to tak dobře, že Google kupoval Upstartle méně než o rok později. V té době byl produkt jako Writely jedinečný (software nepřišel na CD) a považoval se za hazard.

Rychlý posun do dneška. Online kancelářská sada nástrojů společnosti Google neudělala nic jiného než růst a zlepšování. Nyní pod záštitou Disku Google najdete službu správy a ukládání souborů a různé webové a mobilní aplikace. Mezi ně patří: textový procesor (Docs, nebo Writely, všichni dospělí), tabulkový procesor (Tabulky), prezentace (Prezentace), kresba a formuláře.

Jedná se o celou sadu nástrojů, která nyní přebírá mnohem vyspělejší kancelář společnosti Microsoft; Disk Google ve skutečnosti vedl společnost Microsoft k vytváření online verzí aplikací Word, Excel a PowerPoint, které by fungovaly se službou úložiště / synchronizace OneDrive.

Firmy mohou používat sadu G, verzi Disk Google se všemi úložišti a nástroji, plus integraci Gmailu, Kalendáře, Weby a dalších pod vlastním názvem domény. Ceny začínají na 6 $ za uživatele za měsíc za 30 GB online úložiště na uživatele; neziskové organizace a školy to mohou získat zdarma.

Disk - volba našich editorů pro produktivitu v kanceláři - je seriózní sada nástrojů pro seriózní (nebo zábavnou) práci, vše zcela zdarma. Spotřebitelé platí pouze za další skladování. Vyplatí se však znát víc než jen základy. Zde je návod, jak z Disku Google vytěžit maximum.

Ukládání souborů je zdarma, druh

Každý osobní účet na Disku Google - který získáte, pokud máte nějakou službu Google, jako je Gmail nebo Fotky Google - je dodáván s 15 GB volného úložiště. To můžete vždy upgradovat přes Google One, ale mějte na paměti: do těchto 15 GB mohou jíst pouze nepůvodní soubory - jako soubory Microsoft, PDF nebo obrázky. Soubory Google Doc / Sheets / Slides, které vytvoříte, se do vašeho úložiště na Disku Google nezapočítávají.



Synchronizujte všechny své soubory

Disk Google se synchronizuje napříč zařízeními, takže můžete zahájit projekt v počítači a vyzvednout jej v telefonu, tabletu nebo domácím notebooku. A funguje to s jakýmkoli dokumentem, nejen s nativními Dokumenty, Tabulkami a Prezentacemi. Nainstalujte program Zálohování a synchronizace společnosti Google na plochu a automaticky zálohujte soubory z počítače, fotoaparátu nebo karty SD na Disk Google.

Toto je aspekt Disku Google, který pravděpodobně využije 15 GB volného místa, protože se stará o jiné typy souborů. Pokud vám dojde, možná budete muset zaplatit další úložiště prostřednictvím Google One. Možnosti však začínají na 1, 99 USD měsíčně (nebo 19, 99 USD ročně) za 100 GB. I 2TB je pouze 10 $ měsíčně nebo 99, 99 $ ročně.



Spolupracujte dobře s ostatními

Název hry s Dokumenty Google je „spolupráce“. Nezáleží na tom, zda jste všichni na notebookech, tabletech nebo chytrých telefonech, na dokumentu může pracovat více než jedna osoba najednou - až 50 současně.

Chcete-li mít přehled o tom, co vaši přátelé, rodina nebo kolegové udělali, zobrazte historii revizí v nabídce Soubor> Historie verzí> Viz Historie verzí. (Pokud se zobrazuje, klikněte na Všechny změny uložené na Disku v horní části.) Seznam na pravé straně vám ukáže, kdo dokument aktualizoval a kdy; klikněte na jméno a uvidíte, co udělali. Přiřaďte různým verzím různá jména, abyste je snáze sledovali - kliknutím na tlačítko v pravém horním rohu zobrazíte pouze pojmenované verze.



Revize jako v aplikaci Microsoft Word

Co když chcete, aby revize vypadaly jako při sledování změn v dokumentu aplikace Microsoft Word? Dokumenty podporují funkci nazvanou Navrhnout úpravy. Klikněte na tlačítko Úpravy (s ikonou tužky) nahoru pomocí tlačítek Poznámky a Sdílet. Získáte nabídku, která vám umožní úpravy, návrhy (s viditelnými sledovanými změnami, které můžete vy nebo ostatní přijmout později), nebo zobrazit závěrečný dokument.



Vyhledejte spolupracovníka

Pokud si nepamatujete název požadovaného dokumentu, ale můžete si vzpomenout, kdo jej s vámi sdílel, klikněte v levé nabídce Disku Google na Sdíleno se mnou. Získáte seznam všech dokumentů, které s vámi lidé sdílejí. Pokud je seznam příliš dlouhý na analýzu, zadejte jméno spolupracovníka do vyhledávacího pole nahoře.



Zveřejněte dokument

Aby byl dokument součástí spolupráce, musí být sdílen. Limit je 200 lidí, ale pokud se více než 50 spolupracovníků pokusí upravit dokument, mohou příchozí příchozí změny pouze zobrazit.

Vlastníci dokumentu mohou nastavit, kdo má oprávnění k úpravám. Chcete-li se vyhnout problémům, zveřejněte dokument. Klikněte na tlačítko „Sdílet“ v pravém horním rohu, přejděte na Upřesnit a poté klikněte na „Změnit“ pod „Kdo má přístup“. Vyberte veřejnost na webu nebo kohokoli s odkazem; někteří zákazníci sady G Suite možná budou moci zpřístupnit své dokumenty všem ve své organizaci.

Veřejné dokumenty jsou k dispozici vyhledávacím strojům… a Google také vlastní jeden z nich.



Nastavte úroveň přístupu

Když toto sdílení dokumentu provedete, můžete si myslet, že si všichni jsou rovni. Není tak. Existují čtyři úrovně přístupu k dokumentům. Vlastníci mohou se souborem udělat cokoli - dokonce jej smazat - a pozvat další spolupracovníky. Editoři mohou samozřejmě editovat, ale pozvat více spolupracovníků, pouze pokud to Majitel dovolí. Diváci uvidí, co se děje. Komentátoři to mohou vidět a nechat na něm komentáře. Diváci a komentátoři mohou kopírovat dokumenty, takže si nemyslete, že jsou dokumenty „bezpečné“.



Komunikujte při spolupráci

Disk Google zobrazuje vaše spolupracovníky v oblasti dokumentů v pravém horním rohu. Při práci můžete zanechat přímé komentáře nebo dotazy konkrétním lidem, ale můžete jim také zaslat okamžitou zprávu. Klikněte na bublinu chatu vedle skupin spolupracovníků a napište svou zprávu. Nejedná se však o soukromou zprávu. Všichni ostatní v dokumentu mohou také vidět vaši diskusi.



Přijměte doplňky

Existuje celá řada doplňků, které mohou rozšířit funkčnost, kterou již dostanete zdarma v Dokumentech a Tabulkách. Vyhledejte nebo aktivujte je kliknutím na doplňky> Získat doplňky při úpravách dokumentu.



Objímejte to s aplikacemi

Nesmí se zaměňovat s doplňky, existuje také řada aplikací na Disku Google - výhradně webové aplikace, které můžete propojit s Diskem Google. S doplňky se překrývá - pravděpodobně nebudete potřebovat aplikaci HelloFax a doplněk. Aplikace, které se nacházejí v Internetovém obchodě Chrome, však usnadňují provádět další úpravy jinde.



Nahrávání přes Drag and Drop

Disk Google má na rozhraní velké tlačítko „Nový“ pro vytváření nových souborů. Je to také způsob, jak nahrát soubor nebo složku. Přeskočte tuto část - přetáhněte soubory z Průzkumníka Windows nebo z makra Finder přímo do seznamu souborů na Disku Google. Ve spodní části obrazovky prohlížeče se zobrazí oblak se šipkou nahoru, což znamená, že můžete pustit přetažený soubor a umístit jej přímo na Disk.



Odkazy pro rychlé vytvoření

Pokud chcete rychle vytvořit nový dokument, tabulku, prezentaci nebo výkres, přidejte do lišty záložek prohlížeče následující odkazy:

http: //doc.new- nový dokument Google

http: //sheets.new- nový list Google

http: //deck.new- nový snímek Google

http: //site.new- nový web Google

http: //form.new- nový formulář Google



Ke spuštění plochy Windows použijte Companion

Rozšíření Drive Companion pro Google Chrome splňuje specifickou potřebu: rozbít spuštěné dokumenty / snímky / listy na Disku Google do vyskakovacích oken prohlížeče, které poskytují vzhled vyhrazeného programu na ploše. V systému Windows získají automaticky otevíraná okna ikonu Disku Google na hlavním panelu, takže k ní můžete snadno přejít zpět. Nové okno lze spustit s prázdným dokumentem nebo otevřít existující.



Přístup k souborům jednotky offline: Desktop

K souborům uloženým na Disku Google obvykle přistupujete, když je váš prohlížeč připojen k internetu. Ale v době, kdy Wi-Fi není k dispozici, podporuje Disk Google přístup offline.

Nejprve nainstalujte rozšíření Google Docs Offline Chrome (funguje to pouze v prohlížeči Google) a poté přejděte do nastavení Disku Google. Zaškrtněte políčko „Vytvářet, otevírat a upravovat své nedávné soubory Dokumentů, Tabulek a Prezentací Google na tomto zařízení v režimu offline“. To aktivuje službu, ale budete muset vybrat, které soubory chcete offline. Přejděte na adresu drive.google.com, klepněte pravým tlačítkem myši na požadované dokumenty (stiskněte klávesu Shift / Ctrl nebo Command pro více souborů) a zapněte možnost „Dostupné offline“.



Přístup k souborům disku offline: Mobile

Pokud chcete ve smartphonu pracovat se souborem na Disku Google, ale nemáte přístup k internetu, nastavte soubor tak, aby byl k dispozici offline v předstihu. Otevřete soubor Dokumenty, Prezentace nebo Tabulky, klepněte na nabídku se třemi tečkami ( ) v pravém horním rohu a přepněte přepínač vedle položky „ K dispozici offline “. Až příště přejdete do režimu online, všechny provedené změny se znovu synchronizují s Diskem Google.



Uložit na později pomocí Disku Google

Evernote je úložiště online pro všechny vaše digitální věci. Disk Google můžete používat podobným způsobem. Díky rozšíření prohlížeče Google Chrome s názvem Uložit na Disk Google je hračka uložit téměř vše, co vidíte online, do složky na Disku Google. Existují však určité námitky. Opravdu nemůžete uložit jen dobré textové části stránky - můžete si pouze uložit zobrazení jako soubor PNG, celý zdrojový kód HTML nebo uložit jako dokument Google (což formátování vyhodí). Klikněte pravým tlačítkem myši na obrázek a můžete jej pouze uložit. Chcete-li ušetřit spoustu informací, držte se Evernote, OneNote nebo Pocket.



Přímé sdílení dokumentů přes Gmail

Pokud používáte Gmail a Disk Google, máte štěstí: už nikdy nebudete muset připojovat dokument. To znamená, že nikdy nepřekročíte limit 25 MB přílohy - namísto toho posílejte soubory v hodnotě až 10 gigabajtů .

Soubory musí být nejprve nahrány do úložiště Disku Google. Vložte soubory do zprávy Gmail kliknutím na ikonu Disku Google ( ) ve spodní části obrazovky pro psaní e-mailu. Pokud jsou soubory na pevném disku, přetáhněte je z karty Nahrát.



K úpravám použijte samostatné mobilní aplikace

Google nabízí aplikaci Disk pro systémy iOS a Android již dlouhou dobu, ale úpravy souborů byly smíšené, takže společnost Google tuto funkci přesunula do samostatných aplikací pro Dokumenty (iOS, Android), Tabulky (iOS, Android) a Prezentace (iOS)., Android). Aplikace Drive stále umožňuje přístup a prohlížení uložených souborů; když potřebujete upravit, přesune vás do jedné z dalších aplikací, pokud jsou nainstalovány.



Převést do formátu Dokumentů Google

Na Disk Google můžete do úložiště přidat téměř jakýkoli soubor, ale jak s nimi pracujete po jejich nahrání? Převod souboru do formátu Dokumenty, Tabulky nebo Prezentace Google je velmi snadný. Nahrajte soubor a kliknutím pravým tlačítkem myši vyberte možnost Otevřít pomocí. Zobrazí se podnabídka možností s možnostmi, které umožňují změnit například dokument Word na dokument Google. Vytvoří kopii a původní soubor zůstane nedotčen.

Rozšíření Office Office for Docs, Sheets & Slides Chrome můžete také použít k úpravě dokumentů Office, které přetáhnete do prohlížeče. Poté je můžete uložit zpět do původního formátu nebo je ponechat ve formátu Disku Google, abyste ušetřili místo.



Proměňte všechny obrázky / PDF na text

Pokud chcete, aby každá položka, kterou nahrajete na plochu - dokonce i soubory PDF - byla převedena na text, který můžete upravit jako dokument Google, přejděte na plochu na Disk Google (nikoli Docs), klikněte na ikonu ozubeného kola ( ) nahoru a vyberte Nastavení. V rozbalovacím poli zaškrtněte políčko u možnosti Převést nahraná videa. Nahrávání souborů může trvat trochu déle, ale vyplatí se to. Skončíte s dokumentem Google, který má obrázek vložen, s upravitelným textem níže.



Skenovat pomocí mobilní aplikace

Jedinou jedinečnou funkcí mobilní aplikace Disk Google (nikoli v samostatných aplikacích Dokumenty a Tabulky) je možnost nahrát obrázek. Proč bys to dělal? Slova v obrázku jsou naskenována společností Google a stávají se vyhledávatelným textem. Je to skvělé pro vyfotení receptu, menu, hodin provozu - cokoli, co byste později potřebovali najít, ale nechcete je přepisovat. (Aplikace iOS však neumožňuje úpravy textu pomocí OCR - funguje to pouze na ploše nebo z Androidu.)



Shromažďujte data od ostatních

Jedna aplikace v kolektivu služby Disk Google, která nezajímá mnoho pozornosti, je Forms, ale je to užitečné. Ber to jako svůj vlastní SurveyMonkey. Vytvořte anketu, průzkum, co máte a sdílejte to. Shromážděná data se vloží do tabulky tabulky. Formuláře lze stejně dobře vytvářet jako jakýkoli dokument. Formuláře podporují ukazatele průběhu (ukazují respondentům, jak dlouho musí skončit), obrázky a videa na YouTube.



Nakreslete dokumenty

Aplikace Kresby na Disku Google není pro úpravy fotografií. Lze ji však použít k vybití některé grafiky. Pokud v dokumentu potřebujete část této obrazové kreativity, máte ji. V Dokumentech, Tabulkách nebo Prezentacích přejděte na Vložit> Kreslení> + Nový - dostanete zmenšenou verzi aplikace Kresba, díky níž bude vaše umění hračkou. Pokud jste již uložili umění, které jste vytvořili na Disku, vyberte Výkres> Z jednotky z nabídky Vložit.



Přejít na celou obrazovku (dvakrát)

Potřebujete nějaký čas bez rozptylování? Zvolte Zobrazení> Celá obrazovka, abyste se zbavili nabídek aplikací a panelů nástrojů v horní části (stiskem klávesy Esc se vrátíte). Stisknutím klávesy F11 v režimu celé obrazovky skryjete také nabídky prohlížeče a znovu se vrátí.



Podokno výzkumu najdete více

Když máte na projektu hlavu páry a máte omezenou nemovitost na obrazovce, poslední věcí, kterou chcete udělat, je opustit stránku a vyhledat ji. Výzkumný panel (přístupný pouze v Dokumentech) se tím obejde. Přístup k němu získáte klepnutím na Nástroje> Prozkoumat (nebo Ctrl + Alt + Shift + I). Usnadňuje vložení citace poznámky pod čarou do dokumentu, který odkazuje na výsledky. Použijte Ctrl + Shift + Y, když je kurzor na určitém slově a v podokně se zobrazí definice. Můžete dokonce použít panel Prozkoumat k vložení nalezených obrázků.



Vložit odkazy pomocí vyhledávání

Je snadné vložit odkaz do dokumentu Google. Vyberte text, klikněte na ikonu řetězu nebo stiskněte Ctrl-K a objeví se nabídka, kam můžete vložit URL. Ale pokud ještě nemáte adresu URL odkazu, Google ji najde, protože je integrované vyhledávání Google. Nejprve vyhledá výraz, který jste zvýraznili. Pokud to nepomůže, zadejte jiný dotaz - nezmění to text dokumentu. Jakmile najdete odkaz, který se vám líbí, klikněte na něj a okamžitě jej vložte.



Zobrazit každou jednotlivou zkratku

Přijměte klávesové zkratky a budete bohem Disku Google. Až na to, co jsou a jak je najdete? Bez ohledu na to, ve které aplikaci Disku jste, i na hlavní stránce Disku Google, stačí zadat Ctrl + / a místní nabídka odhalí všechny dostupné možnosti klávesnice.



Přeložit za běhu

Máte dokument v cizím jazyce? Nahrajte jej na Disk Google, otevřete jej (jako Dokument Google), klikněte na Nástroje> Přeložit dokument. Získáte duplicitní dokument ve vašem preferovaném jazyce.

• Typ hlasu v Dokumentech

  Otevřete zbrusu nový prázdný soubor Google Doc pro zpracování textu na ploše a pokud má váš počítač mikrofon, máte možnost hlasového psaní. Najděte ji v nabídce Nástroje nebo stiskněte Ctrl + Shift + S. Umístí ikonu mikrofonu vedle dokumentu - kliknutím na něj promluvíte a to, co řeknete, se objeví v dokumentu. Ikona mikrofonu zčervená a po uslyšení obdrží cílový obrys.

  Google v posledních letech udělal hodně pro dokonalé rozpoznávání hlasu a diktování, což funguje skvěle. Nejen pro psaní toho, co říkáte (včetně základní interpunkce - například „období“, když ukončíte větu), ale také pro provádění oprav a formátování změn hlasem a navigaci kolem dokumentu bez dotyku myši. Seznam podporovaných jazyků přesahuje i americkou angličtinu. Vaše kletba však bude cenzurovat hvězdičkami - ty svinstvo budete muset přepsat později.



Zdokonalte své vyhledávání souborů

Hledáte konkrétní disk nebo dokument na Disku Google? Google má hledané věci dole, takže je to obvykle snadné. Pokud potřebujete provést rozšířené vyhledávání, otevřete možnosti tak, že to provedete pomocí šipky dolů ve vyhledávacím poli. Odtud vyhledejte typ souboru, vlastníka, pokud je označen hvězdičkou nebo koše, když byl naposledy změněn, s kým je sdílen, a další.

Ještě lepší je, když prohledáváte Disk, použijte zpracování přirozeného jazyka. To znamená, že můžete přeskočit operátory esoterického vyhledávání a zkusit něco jako „najděte minuty mé prodejní schůzky z minulého července“.



Zbarvte své složky

Pomáhá udržovat složky v pořádku, ale někdy chcete, aby se vaše oko přitahovalo k nejčastěji používaným složkám, řekněme, výběrem barvy. Disk Google nabízí řadu možností. Klepnutím pravým tlačítkem myši na libovolnou složku vyberte nabídku Změnit barvu.



Získejte nový Outlook

Používáte-li Outlook.com nebo aplikaci Outlook pro iOS nebo Android, nejste omezeni pouze na přístup k souborům v cloudu pomocí aplikace Microsoft OneDrive. Můžete je také získat z Dropboxu, Boxu, Facebooku a také z Disku Google.



Chraňte specifické buňky

Ochranu celého pracovního listu v listu Google můžete nastavit pomocí Nástroje> Chránit list, i když list sdílíte. Ještě granulárnější a užitečnější je však schopnost chránit jen části dat. V části Data> Chránit listy a rozsahy můžete nastavit rozsah buněk, kterých se nemůže dotknout nikdo kromě vás nebo vámi vybraných.



Najít další písma

Pokud máte pocit, že volba písem v dokumentech Disku Google omezuje vaši kreativitu, přidejte další. V nabídce Písmo (na panelu nástrojů) je nejvyšší volbou Další písma. Dialogové okno, které se objeví, vám umožní zobrazit písma podle typu, jako je rukopis, monospace, serif nebo sans-serif; pak můžete třídit podle popularity nebo data přidání nebo trendy. Vyhledejte konkrétní název písma. Poté zaškrtněte vedle každého písma, ke kterému chcete rychlý přístup, ze samotného dokumentu. Písma se netýkají konkrétních dokumentů - pokud vyberete nové, jsou k dispozici ve všech vašich Dokumentech, Tabulkách a Prezentacích Google. Všechna písma společnosti Google lze zobrazit na adrese fonts.google.com, ale ne všechna jsou k dispozici na Disku Google.



Zajistěte si pořádnou jízdu

Pokud jste vážní uživatelé Disku Google, pravděpodobně jste už byli dost dlouho na to, abyste přeměnili obsah disku na spletitý nepořádek. Pokud ano, přečtěte si 7 jednoduchých kroků pro vyčištění disku Google.