Video: 🎅🏻 Sobík Niko (Listopad 2024)
E-mail je problém téměř pro každého, ale zejména v kanceláři vytváří rozptýlení a spotřebovává čas, který by mohl být lépe stráven skutečnou prací. Někteří lidé odkazují na kontrolu a reagování na e-mail jako na „práci na práci“, než na samotnou práci.
Majitelé a manažeři podniků mohou pomoci sobě i svým zaměstnancům v boji proti přetížení e-mailů v práci.
Nejprve povzbuzujte osobní komunikaci. Přivedení zaměstnanců k vzájemnému rozhovoru, když e-mail není nutný, může skutečně pomoci snížit zbytečné e-maily. Osobní rozhovory jsou také lepší než e-maily pro nedotknutelné subjekty, na nichž opravdu záleží na tónu a sentimentu. Jen velmi málo lidí je tak zběhlých, že vyjadřuje své emoce v psaném jazyce, jako jsou ústně.
Za druhé, použijte program pro zasílání rychlých zpráv. Pro rychlé otázky a odpovědi opravdu nemůžete porazit IM. Některé firmy zakazují zaměstnancům instalaci takových programů, ale myslím si, že jsou skutečně skutečným přínosem v kanceláři. Okamžité zprávy můžete získat v samostatné aplikaci nebo v aplikaci zabudované do online obchodní platformy, jako je Podio, Yammer, Jive. Pokud vaše organizace používá Google Apps, můžete vždy využít Google Talk. Ať už si vyberete jakoukoli IM aplikaci, ujistěte se, že všichni v organizaci používají stejnou věc. A pokud má oddělení IT omezení týkající se toho, co mohou zaměstnanci instalovat, ujistěte se, že tým ví, kterou aplikaci IM má každý používat, aby mohli ověřit instalace.
Za třetí, najít lepší místo než e-mail pro běžné zprávy. Jedním jasným příkladem je, když zaměstnanci e-mailem oznámí všem, že jsou nemocní, na dovolené nebo odcházejí brzy. Jedná se o běžné zprávy, které se přidávají k nepořádkům e-mailů, ale nemusí. Jedním z řešení může být sdílení kalendáře. Dalším úkolem může být administrativní asistent, který sleduje, kdo je a kdo je, a místo toho posílá jeden konsolidovaný e-mail.
Začtvrté, buďte vzorem e-mailu. Pokud jste vedoucím společnosti nebo oddělení, ujistěte se, že vaše e-mailové návyky odrážejí to, co chcete, aby zaměstnanci dělali. Kdykoli můžete psát kratší e-maily. Když je to správná metoda komunikace, promluvte si s lidmi tváří v tvář. Používejte chat a dělejte vše, co chcete, aby zaměstnanci dělali. Lidé vás budou následovat, a tak si díky e-mailu vytvoříte lepší firemní kulturu.
Dodatečné zdroje
Další tipy pro boj s přetížením e-mailem naleznete v souvisejících článcích:
- Rozhovor: Push for Zero Email
- Jak snížit nežádoucí e-mail
- Rozhovor: SaneBox's Dmitri Leonov o správě e-mailů
- 11 tipů pro správu e-mailu
