Zorganizujte si: 5 aplikací, které potřebujete, abyste nepřišli na papír

Bez papírování nemusí být těžké, zvláště pokud víte, jaké nástroje vám k tomu mohou pomoci. Pokud se pokoušíte úplně vzdát papíru, potřebujete alespoň pět nástrojů, aby to fungovalo.

Kde ve svém životě stále používáte papír? Možná si necháte svůj seznam úkolů v notebooku nebo možná máte hromadu dokumentů, které musíte podepsat inkoustem. Když máte těchto pět nástrojů, můžete eliminovat téměř veškerý papír ve svém životě:

1. aplikace seznamu úkolů,
2. skenovací aplikace,
3. služba synchronizace souborů,
4. nástroje pro elektronický podpis a
5. služba doručování dokumentů.

Podívejme se blíže na každý z těchto nástrojů a na to, co dělají. Také dávám doporučení pro konkrétní aplikace, které můžete použít, abyste mohli začít.

1. Seznam úkolů App

Nikdy bych vrtět prstem na někoho, kdo používá papír seznam úkolů, pokud zjistí, že to funguje pro ně. Pokud se však pokoušíte jít na papír, je jedním z nejlepších míst, kde začít, přesunutí všech úkolů a seznamů do aplikace.

Nejlepší aplikace seznamu úkolů jsou mnohem efektivnější než papírové seznamy. S papírem jste zaseknuti křížovými výřezy a nemůžete snadno změnit pořadí úkolů, když se změní vaše priority. Také nemůžete přiřadit úkoly jiným lidem a získat upozornění, jakmile je dokončí.

S aplikací seznam úkolů získáte připomenutí nadcházejících termínů splatnosti, upozornění, když někdo jiný dokončí úkol, možnost kdykoli uspořádat seznam a mnoho dalších výhod. Moje tři nejlepší výběry mezi aplikacemi seznamu úkolů jsou:

• Todoist Premium
• Asana (viz výše)
• Any.do

Pokud se pokoušíte jít na papír, musíte najít aplikaci seznamu úkolů, která vám vyhovuje a držet se jí několik týdnů.

Začněte vytvořením tří kategorií seznamů: práce, osobní a domácnost. Vždy je můžete změnit později, pokud nejsou zcela pro vaše potřeby. Ve své pracovní sekci si zapište úkoly, které musíte tento týden dokončit. Do svého osobního seznamu si zapište cokoli osobního, co musíte udělat, například odeslání děkovné karty nebo naplánování schůzky s účesem. Pomocí sekce pro domácnost můžete začít s nákupem potravin.

To je dost, jak začít. Při používání své úkoly musíte zjistit, jaké strategie pro vás fungují nejlépe, pokud jde o organizování seznamů, nastavení připomenutí a přiřazování úkolů jiným lidem. Prvních pár týdnů je však nejlepší udržovat seznamy krátké a přímočaré. První použití aplikace seznamu úkolů je jako přijetí nového zvyku; pokud je to příliš komplikované, nemusíte se tím držet. Jakmile si opravdu zvyknete, můžete začít vylepšovat své seznamy úkolů.

2. Skenování aplikace

Skenovací aplikace je neocenitelná pro přeměnu důležitých papírových dokumentů na digitální soubory. Když digitalizujete dokumenty, vytvoříte z nich záložní kopii, což znamená, že můžete originály skartovat, recyklovat nebo je bezpečně uložit. Některé z položek, které byste mohli chtít digitalizovat, jsou papírové daňové doklady, identifikační dokumenty, úřední osvědčení (jako je narození, smrt, manželství nebo diplom), záruky a příjmy, recepty a dokonce i nepapírové dokumenty, jako jsou podrobnosti a pokyny vytištěno na spodní straně domácího routeru WiFi.

Skenováním aplikací se fotoaparát telefonu změní na skener. I když můžete k digitalizaci dokumentů použít jakoukoli tiskárnu se skenerem, aplikace pro mobilní skenování jsou mnohem pohodlnější, nemluvě přenosné. Můžete zachytit obrázek cokoli kdekoli.

Nejlepší skenovací aplikace detekují nejen okraje skenované položky, ale také to, o jakou položku jde, ať už jde o stránku z knihy nebo vizitku. K těm nejlepším patří také technologie optického rozpoznávání znaků (OCR), takže do minuty od naskenování dokumentu můžete z něj zkopírovat a vložit text. Dobrá aplikace pro skenování by také měla být schopna kompilovat více stránek do jednoho souboru.

Dvě aplikace pro skenování, které splňují všechny tyto požadavky a jsou k dispozici pro Android i iOS, jsou:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (předplatné od 9, 99 $ za rok; nebo 59, 99 $ za vlastní vlastnictví) a
• Scanbot Pro (6, 99 $).

3. Nástroj pro elektronický podpis

Pokud jdete na papír, musíte být schopni podepisovat dokumenty, aniž byste je museli tisknout. Není téměř žádný důvod kdy tisknout a podepsat kus papíru, který vám někdo pošle elektronicky. Měli byste být schopni podepisovat většinu dokumentů digitálně, až na několik výjimek. K tomu potřebujete aplikaci, která vám umožní vytvořit digitální podpis a použít jej na soubory.

Několik příkladů softwaru, který obsahuje nástroje pro elektronický podpis, jsou:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign a
• Náhled pro MacOS (viz výše).

Chcete-li začít, musíte nejprve vytvořit podpis, což je často nejtěžší část, protože podpisy mají tendenci vypadat nedotknutelně, když jsou vyrobeny pomocí myši, prstu a dotykové obrazovky nebo stylusu. Dobrou zprávou je, že tento krok musíte provést pouze jednou. Po vytvoření a uložení podpisu jej můžete znovu a znovu použít. Další podrobnosti o dvou z nejoblíbenějších metodách můžete získat více podrobností o příbězích PCMag o tom, jak podepsat PDF pomocí Acrobat Reader a jak podepsat PDF v náhledu MacOS.

Pokud zjistíte, že se snažíte podepsat své jméno pomocí myši, prstu nebo dotykového pera, zkontrolujte, zda existuje možnost pořízení snímku podpisu z pera a papíru, který pak můžete nahrát.

4. Služba synchronizace souborů

Služba synchronizace souborů vám zpřístupní všechny vaše dokumenty bez ohledu na to, jaké zařízení máte po ruce. Zde je příklad toho, jak je služba synchronizace souborů nezbytná: Byl jsem na letišti před několika lety a žádám o globální vstup. Můj tazatel mě požádal o důkaz poštovní adresy. Není to na řidičském průkazu a nepřinesl jsem se mnou žádnou poštu, abych mu ukázal. Pak jsem si vzpomněl, že jsem naskenoval a uložil realitní dokument, který mi byl zaslán na adresu, kterou jsem potřeboval. Otevřel jsem mobilní aplikaci své služby pro synchronizaci souborů a vytáhl dokument, abych ukázal tazateli. Byl spokojen a dostal jsem svůj globální vstup.

Tři z nejznámějších služeb pro synchronizaci souborů - a já neváhám doporučit některou z nich - jsou:

• Box,
• Dropbox a
• Disk Google.

Mnoho programů pro synchronizaci souborů vám také umožňuje ukládat kopie offline dokumentů na vaše zařízení, což je zvlášť užitečné pro vše, co byste mohli potřebovat v případě nouze, jako jsou například pojišťovací certifikáty, ID nebo jména a telefonní čísla ve stromě telefonu..

Některé z nejlepších služeb pro synchronizaci souborů mají také nástroje pro sdílení dokumentů, do kterých se můžeme dále dostat.

5. Nástroj pro sdílení dokumentů

Běžným způsobem odesílání digitálních dokumentů je jejich připojení k e-mailu. Tato možnost však není vždy ideální, protože nemůžete vždy zjistit, kdy nebo zda je příjemce obdržel. (Můžete použít potvrzení o přečtení, ale fungují pouze v případě, že je příjemce nezablokoval nebo neodmítl.) Další problém s e-mailem je v tom, že některé soubory jsou příliš velké nebo váš e-mailový program automaticky snižuje kvalitu originálu.

Alternativní způsob zasílání digitálních dokumentů je jejich sdílení prostřednictvím jiné cloudové služby. Služby synchronizace souborů, jako jsou služby uvedené v předchozí části, vám obvykle umožní sdílet soubor vygenerováním odkazu na něj, který pak můžete odeslat, jak chcete. Služby cloudového úložiště (z nichž mnohé jsou nyní nerozeznatelné od služeb synchronizace souborů) je obvykle také mají.

Obvykle umístíte soubory, které chcete sdílet, do složky v aplikaci pro synchronizaci nebo cloudové úložiště a klepnutím pravým tlačítkem myši získáte odkaz, který můžete sdílet. Z tohoto odkazu si příjemce může stáhnout soubory. V závislosti na tom, kterou službu máte, můžete mít možnost zjistit, kdy a jak často si osoba soubor stáhne. Některé služby, včetně Dropboxu, vám dokonce umožňují vytvořit datum vypršení přístupu.

Podívejte se dopředu, začněte dnes

Jednou z posledních rad o tom, jak jít bez papírování, je začít dnes a těšit se spíše než dozadu. To, co tím myslím, není zavěšeno na digitalizaci jakéhokoli nevyřízeného papíru, který máte. Místo toho přijměte několik aplikací, které vám pomohou začít bezpapírově hned od začátku , a můžete se svými novými zvyky posunout vpřed.