5 Skvělé věci, které mohou připojené tiskárny udělat pro vaše podnikání

Prezentováno společností Epson - Moderní podniky používají cloudové aplikace pro všechny druhy každodenní komunikace a úkolů, od online spolupráce až po plánování podnikových zdrojů (ERP). Nejen to, ale dnešní správci a zaměstnanci interagují s těmito službami prostřednictvím smartphonů a dalších připojených zařízení někdy častěji než prostřednictvím svého počítače. Takže pokud jde o každodenní obchodní proces, který je stejně důležitý jako tisk, proč by měla vaše organizace zůstat unavená v analogickém věku místních tiskových úloh a zamotaných vodičů?

K webu se může připojit jakákoli tiskárna se síťovým připojením. V tomto článku se zaměřujeme na bezdrátové tiskárny, které jsou povoleny pro cloudový tisk, které mohou prostřednictvím internetového připojení synchronizovat počítač, mobilní zařízení nebo dokonce váš prohlížeč s cloudovou tiskárnou. Chcete-li se dozvědět, jak to provést, existuje několik různých způsobů, jak se připojit a odeslat zabezpečené soubory ze zařízení na tiskárnu připojenou k cloudu. Nejlepší bezdrátové tiskárny na trhu mají tendenci používat kombinaci Wi-Fi, Near-Field Communication (NFC) a zabezpečeného připojení k virtuální síti, včetně služeb, jako je Google Cloud Print, k odesílání a tisku souborů přes web odkudkoli.

Hladký zážitek z připojeného tisku poskytuje řadu výhod pro podniky a jejich zaměstnance. Níže uvádíme pět nejdůležitějších způsobů, jak by vaše organizace mohla těžit z příkopu staré kancelářské clunker ve prospěch moderní tiskárny připojené k cloudu.

1. Pohodlí

První věc, kterou si všimnete při nastavování tiskárny připojené k Google Cloud Print nebo jiné z cloudových služeb nabízených hlavními prodejci tiskáren, je skutečnost, že neexistují žádné ovladače pro instalaci a konfiguraci. Tiskárny přicházejí „připravené na cloud“ a mnoho služeb také přichází s aplikacemi pro Android a iOS pro tisk přímo ze smartphonu nebo tabletu. Webové tiskárny také eliminují potřebu manuálních aktualizací, automatické aktualizace ovladačů a firmwaru bez zásahu člověka.

Všechny tisknuté soubory jsou odesílány přes web prostřednictvím cloudové tiskové služby, takže váš počítač nemusí ani přímo komunikovat s tiskárnou. Jednoduše se přihlaste ke stroji nebo mobilnímu zařízení s připojením k internetu, přihlaste se ke svému účtu pomocí dané cloudové tiskové služby a spusťte tisk.

To také usnadňuje pohodlnější sdílení tiskového obsahu a dokumentů. Většina tiskových služeb založených na cloudu vám umožňuje „sdílet“ přístup k vaší tiskárně připojené k cloudu s jinou důvěryhodnou stranou tak snadno, jako je sdílení online dokumentu s nimi, včetně možnosti spravovat práva na sdílení. Pokud tedy zaměstnanec nebo klient mimo město pracuje mimo vaši kancelář a potřebuje rychle vytisknout palubní lístek k letu domů, můžete s nimi sdílet přístup k cloudové tiskárně a mohou tisknout přímo ze svého smartphonu nebo notebooku.

2. Vzdálená dostupnost

Kromě tiskáren připravených na cloud mohou být tiskové služby založené na cloudu také synchronizovány s existující tiskárnou připojenou k síti doma nebo v kanceláři. Jakmile je zařízení synchronizováno s cloudovým serverem, nezáleží na tom, odkud tisknete, nebo dokonce i když je tiskárna vzdálena stovky nebo více kilometrů.

To je hlavní výhoda pro pracovníky domácí kanceláře a telekomunikační pracovníky. Pokud během schůzky poskytujete virtuální prezentaci pomocí videokonferenční služby a chcete, aby si každý, kdo sedí u konferenčního stolu, nechal vaši zprávu mít v ruce, můžete si vytisknout kopie zprávy z domácí kanceláře přímo na tuto tiskárnu v kout konferenční místnosti. Zaměstnanec, jehož pracovní stůl je hned vedle tiskárny, se neliší od uživatele, který tiskne na tento stroj z jiné země.

3. Nákladová a energetická účinnost

Připojený tisk je také snadný způsob, jak centralizovat a zefektivnit tiskové operace vaší společnosti, zejména pro začínající podniky a malé a střední podniky (SMB). Spíše než instalace a údržba několika tiskáren připojených k síti v rámci rozvržení vaší kanceláře může použití připojené tiskárny a cloudové služby výrazně snížit náklady na údržbu, inkoust a toner, pokud všechny stroje v kanceláři tisknou na jeden nebo dva cloudové připojení tiskárny (spíše než mít jednu tiskárnu pro každý počítač nebo skupinu pracovních stanic v kanceláři).

V závislosti na velikosti a půdorysu vaší organizace budete možná potřebovat několik tiskáren. Ale zejména bezdrátové tiskárny připravené pro cloud vám poskytují mnohem větší flexibilitu. Čím novější je připojená tiskárna, do které investujete, tím lepší budou její energeticky úsporné funkce. Drtivá většina bezdrátových tiskáren nyní přichází s jedním nebo více úsporami energie nebo úspornými režimy, které snižují celkové náklady na tisk a spotřebu energie, když se tiskárna aktivně nepoužívá.

4. Zabezpečení

První námitka, kterou váš IT administrátor vznese, když zvažuje přechod na cloudový tisk, je bezpečnost. Lidé jsou přirozeně pohodlnější s kabelovým připojením než bezdrátové sdílení souborů a synchronizace, pokud jde o vnímání bezpečnosti, zejména při odesílání a tisku důvěrných obchodních informací přes internet.

Cloudový tisk má toto pokrytí end-to-end s webovým připojením HTTPS, zabezpečení dokumentů a souborů pomocí šifrování SSL od okamžiku jejich odeslání do okamžiku jejich tisku. Pak také soubory nesedí na serveru. Po zpracování a dokončení úlohy jsou související dokumenty odstraněny ze serveru tiskové služby typu cloud.

5. Škálovatelnost

Připojené tiskárny umožňují tisknout operace vaší společnosti tak rychle, jak roste vaše firma, od spuštění nebo SMB až po velké podnikové organizace. Google dokonce využívá vlastní cloudovou tiskovou službu. Jak se vaše operace rozšiřují a najímáte více zaměstnanců nebo otevíráte nové kanceláře, investice do cloudové tiskové infrastruktury připojené k cloudu vám mohou v dlouhodobém horizontu ušetřit spoustu peněz.

To také odstraní bolest z rozšíření vaší pracovní síly. Připojené tiskárny dávají IT administrátorům o jednu méně bolesti hlavy starosti při nastavování stolního počítače nebo notebooku společnosti nového zaměstnance, vybavování jejich mobilních zařízení softwarem pro správu mobilních zařízení (MDM) nebo seznam prací, které zajišťují, že koncové body uživatele jsou bezpečné a v souladu s politikou společnosti. Když je čas nastavit přístup zaměstnance k tiskárně, prostě to funguje.