5 Co je třeba zvážit při výběru softwaru pro sledování času

Pokud vaše společnost hledá řešení pro sledování času, které mu může pomoci lépe sledovat, kolik času tráví zaměstnanci na konkrétních úkolech, budete rádi slyšet, že existují desítky řešení, která mohou pomoci. Bohužel, protože existuje tolik služeb, hledání správného nástroje může být skličující. Faktory, jako je funkčnost řízení projektů (PM), dohled nad zaměstnanci, přizpůsobení a samozřejmě cena, jsou faktory, které nesou stejné a intenzivní vyšetřování.

, rozebíráme nejdůležitější věci, které je třeba zvážit při výběru softwaru pro sledování času. Podrobně vysvětlíme každý faktor a řekneme vám, co byste měli hledat, abyste se mohli správně rozhodnout. Šťastný lov!

1 1. PM vs. Pure Play

Software pro sledování času přichází ve dvou různých příchutích. Můžete si koupit nástroje, které jsou malými částmi zastřešujících souborů PM, nebo si můžete koupit software, který dělá něco víc, než se zaregistrovat, sledovat a pomoci vyplatit za odpracovaný čas. Nástroje PM jsou ideální pro společnosti poskytující profesionální služby, které chtějí dělat věci, jako je sdílení souborů založených na cloudu, delegování správy úkolů, analýza projektů, vykazování výdajů, prognózy rozpočtu, fakturace, platby, sledování fakturovatelných hodin a projekce pro budoucí potřeby zaměstnanců.. Středně velké společnosti mají tendenci tyto nástroje používat více než malé podniky a nezávislí dodavatelé. V této kategorii najdete nástroje, jako jsou projekty Mavenlink, Wrike a Zoho - z nichž každý představuje to nejlepší z trhu PM a je zabudováno kvalitní sledování času.

Pro nezávislé pracovníky a společnosti, které jsou více odhodlány sledovat, kdo a kdy pracoval, existuje další kategorie softwaru pro sledování času, který pravděpodobně dává větší smysl. V této třídě najdete software, jako je Hubstaff a náš nástroj pro výběr editorů TSheets. Tyto nástroje dělají o něco více, než vám umožňují přidávat a sledovat čas, upravovat již přihlášený čas, informovat o odpracovaném čase a dohlížet na zaměstnance pracovníků. Oba nástroje vykonávají tyto úkoly výjimečně dobře. Čisté nástroje pro sledování času přehrávání vám bohužel nedají funkce PM, které najdete v druhé kategorii. To znamená, že větší společnosti, které vyžadují nástroje PM, budou muset jít s nástrojem třetí strany, pokud se rozhodnou pro sledování času čistě hrát.



2 2. Cena a plány

Řešení pro sledování doby čistého přehrávání jsou levnější než řešení pro sledování času vázaná na sady PM. TSheets začíná bezplatným plánem zaměřeným na jednoho uživatele. Tento plán je ideální pro živnostníky, kteří potřebují sledovat čas při práci na projektech. TSheets má také plán až pro 99 uživatelů, kteří stojí 4 $ na uživatele měsíčně, se základním poplatkem 16 $ měsíčně. Hubstaff začíná základním plánem 5 $ za měsíc, který vám poskytuje přístup k jednoduchým nástrojům pro sledování času, správci platebních plánů zaměstnanců, podpoře 24/7 a uživatelským nastavením, která lze spravovat podle jednotlivých zaměstnanců. Hubstaff také nabízí prémiový plán 9 $ za měsíc na uživatele, který zahrnuje vše, co najdete v základním plánu, ale získáte také přístup k rozhraní pro programování aplikací (API) Hubstaff a základnímu nástroji pro plánování.

Protože z nástrojů zaměřených na PM získáváte mnohem více funkcí, nemělo by být žádným překvapením, že budete platit více. Nejlevnější plán z Mavenlink, který zahrnuje sledování času, stojí 39 $ na uživatele měsíčně. Nejlevnější Zoho plán sledování času stojí 25 dolarů měsíčně pro neomezený počet uživatelů, ale pouze 20 projektů. Wrikeův nejlevnější plán sledování času stojí 24, 80 $ na uživatele měsíčně.



3 3. Sledování zaměstnanců

Některá řešení jdou nad rámec toho, aby zajistili, že zaměstnanci pracují tam, kde a kdy řeknou, že jsou. Některé nástroje, například Hubstaff, zaznamenávají snímky obrazovky, zatímco zaměstnanci jsou v provozu, a pak nechají tyto snímky odeslat manažerům, než mohou být zaměstnanci připsáni po dokončení směny. Tyto nástroje mohou také během směny zaznamenávat protokol objemů aktivity klávesnice a myši. Většina z testovaných nástrojů vám umožňuje sledovat pohyby zaměstnanců pomocí sledování GPS, když používají mobilní aplikace tohoto nástroje, a některé vám umožňují vyžadovat, aby uživatelé při příjezdu nebo odchodu z místa vyfotili selfie.

Pokud požadujete tuto úroveň (strašidelného) dohledu, bude vaše pole úzké. Ne pokaždé, když to nástroj pro sledování nabídne jako integrovanou funkci a nástroje založené na PM obvykle tuto funkci vůbec nenabízejí. Než začnete produkty vyzkoušet, nezapomeňte se zeptat každého dodavatele, zda to nabízejí.



4 4. Vlastní pole

Většina nástrojů je založena výhradně na sledování času. Některé nástroje vám však umožňují zohlednit další soubory dat pro společnosti a jednotlivce, které by se mohly více soustředit na produkci než na dobu trvání. To je zvláště užitečné pro stavební, dopravní a výrobní služby, které jsou stejně nakloněny měřit vytvořené struktury, ujeté vzdálenosti a předměty vyrobené tak, jak jsou odpracovány hodiny. Například TSheets vám umožní vytvořit šest plně přizpůsobitelných polí, která mohou být přidána jako výzva pro každý časový limit. Pokud provozujete stavební společnost, můžete se zeptat: „Došlo k incidentu? Ano nebo Ne.“ Pokud pracovníci neodpoví, nebudou se moci vytáčet. Nebo se můžete zeptat truckerů, kolik mil najedli. Tato pole se poté stáhnou do přehledů, které vám poskytnou více dimenzionální pohled na to, jak se provádí práce, jak jsou produktivní týmy, a jakákoli další relevantní data na pracovišti, která byste mohli potřebovat k vytvoření úplného obrazu pracovního dne nebo směny.

Přestože vám Wrike nedává stejné pokročilé sledování jako TSheets, stále budete moci shromažďovat důležitá data od zaměstnanců na začátku a na konci směny. Wrike vám umožňuje přidat vlastní pole do podokna úloh, takže když budete procházet své přehledy, budete moci vidět věci, jako je „fakturovatelnost“, incidenty s prací, počet najetých kilometrů atd. Tyto prvky se bohužel zobrazí ve vaší přesahující zobrazení úkolu z konzole PM, ale data se nebudou zobrazovat v přehledech o zadání času.

Pokud je vaše firma více nakloněna měření výroby než člověk-hodiny, může být pro vás řešení s vlastními poli lepší. Nezapomeňte se svého dodavatele zeptat, jaké úpravy nabízejí a jak se tyto úpravy promítají do přehledů.



5 5. Integrace a rozšíření

Největší výhodou projektu Zoho Projects je získání přístupu k softwarovému ekosystému Zoho, který zahrnuje správu vztahů se zákazníky (CRM), e-mailový marketing a software a nástroje pro řízení lidských zdrojů (HR). Tyto produkty můžete snadno přeměnit na komplexní řešení, které zajišťuje přenos dat z jednoho do druhého bez ručního zásahu. To je skvělé pro zpracování plateb, personální zajištění projektů, fakturaci a téměř cokoli jiného, ​​co kombinuje čas strávený s daty, která se zobrazují v jiném softwaru.

Nezapomeňte se zeptat dodavatelů, zda se integrují s nástroji třetích stran. Pokud máte rádi dva dodavatele stejně, ale jeden nabízí více těchto organických integrací než ten druhý, měli byste jít s prvními. Mějte na paměti: Většina řešení pro sledování času nabízí otevřené rozhraní pro programování aplikací (API), což znamená, že interní vývojový tým může vytvářet integrace s dalšími otevřenými nástroji API. Pokud však provozujete malou společnost nebo pokud nemáte vlastní technickou zdatnost, budete pravděpodobně potřebovat, aby tyto integrace byly dodávány organicky prostřednictvím vašeho dodavatele.