6 Skvělé věci, které můžete dělat s cloudem dokumentů Adobe

Zákazníci Adobe Document Cloud často používají výchozí nastavení především jako nástroj pro vytváření a úpravy PDF. Ale i když Adobe rozhodně zůstává králem svého standardu PDF, Document Cloud je vysoce konkurenční platforma pro správu dokumentů s množstvím funkcí, které by mohly prospět vaší organizaci. Od snadno upravitelných a podepsatelných dokumentů až po soubory PDF, které lze spravovat na jakémkoli zařízení, až po pokročilé funkce zabezpečení umožněné klasifikací dat; vše je k dispozici v cloudu dokumentů.

Jeden z nejdůležitějších nástrojů této sady se nazývá Adobe Scan, aplikace pro Android a iOS, která umožňuje uživatelům pořizovat snímky pomocí fotoaparátu smartphone. Adobe nedávno přidal Adobe Arsenal do svého arzenálu, což je nástroj, který umožňuje uživatelům sdílet, elektronicky podepisovat, schvalovat a spravovat dokumenty. Pod deštníkem Adobe Sign přichází několik nových funkcí, díky nimž se váš telefon stane epicentrem správy pracovních postupů.

„Lidé si užijí konzumaci obsahu v mobilu, ale také nás žádají, abychom jim pomohli vytvořit obsah a udělat s tímto obsahem něco užitečného, “ řekla Lisa Croftová, manažerka produktového marketingu skupiny Adobe Document Cloud. „Mobile je příležitost dodat moderní zážitek z dokumentů.“

Zde je pět věcí, které můžete udělat s aplikací Adobe Document Cloud, které jste pravděpodobně nevěděli, že byste mohli.

1. Podepište dokument bez dotykové obrazovky

S aplikací Adobe Sign můžete odesílat textovou zprávu o vašem podpisu z aplikace Sign ve vašem smartphonu do stolní verze Document Cloud. Odtud budete mít přístup k nově vytvořenému podpisu a použít jej na jakýkoli záznam nebo dokument. To je užitečné zejména pro pracovníky, kteří se primárně nacházejí u stolních počítačů bez dotykové funkce.

Představte si například, že Sam je na ploše, ale raději podepíše dokument na svém mobilním zařízení. Kliknutím na možnost Mobilní podepisování je Sam vyzván k zadání svého telefonního čísla. Poté mu na jeho mobilním zařízení pošle výzvu k přihlášení. Podepíše, stiskne „Hotovo“ a podpis se převede na jeho plochu. „Je to skvělý způsob, jak lidem poskytnout možnost volby, nicméně se rozhodnou podepsat, bez ohledu na to, na jakém zařízení jsou, “ řekl Croft.

2. Vložte do svých e-mailů malý život

V minulosti jste od kolegů požadovali podpisy s nudnými, standardními e-mailovými zprávami. Díky aplikaci Adobe Sign si nyní můžete přizpůsobit svou e-mailovou šablonu tak, aby obsahovala logo společnosti, písma a obecný pizazz. Jste schopni použít bannerové obrázky, abyste svým požadavkům na podpis přinesli nějaký styl, za což vám marketingové oddělení děkuje poté, co se podpisy začnou objevovat častěji než obvykle.

"Konkurenční výhodou, kterou máme, je to, že naši zákazníci mohou plně podepsat zážitek z podepisování. Mohu jej označit svým logem a svou URL, " řekl Croft. "Ale teď vás mohou prodat a hovořit o nových produktech."

3. Užijte si rychlejší palubní a zákaznický servis

Nedávné integrace Adobe s ServiceNow a Microsoft SharePoint staví správu dokumentů, zákaznický servis a řízení lidských zdrojů do jedné jednoduché konzoly. S těmito sňatky můžete přidat Adobe Sign do jakéhokoli pracovního postupu v ServiceNow a SharePoint, včetně nových smluv o pronájmu, obchodních smluv a odpovědí na vyřešené dotazy na služby zákazníkům.

V minulosti jste tento dokument rozeslali svým zaměstnancům prostřednictvím e-mailové zprávy od ServiceNow. Vaši zaměstnanci dokument otevřou, podepíší s Adobe a pošlou vám e-mailem. Otevřeli byste dokument a načetli jej do ServiceNow. Dnes můžete dokument jednoduše odeslat vašemu zaměstnanci v rámci systému ServiceNow a on nebo ona si v softwaru vytvoří svou známku.

4. Naskenujte cokoli, kdekoli

Pamatujete si, jak strašně se shromažďovaly obchodní příjmy? Shromažďovali byste všechny své příjmy, naskenovali je do skeneru, převedli je do formátu PDF a poté je poslali do svého finančního guru. Dnes se tento proces stal mnohem jednodušší. Aplikace Adobe Scan nyní umožňuje převést libovolný obrázek z telefonu s fotoaparátem do formátu PDF. Pomocí nástroje Adobe Sensei, nástroje umělé inteligence společnosti (AI), je společnost Adobe Scan schopna detekovat správné hranice obrázku, opravit perspektivu a odstranit stíny, aby text vypadal jasně.

Můžete například naskenovat stránku časopisu a vytáhnout text, oddělit obrázky a přiblížit konkrétní oblasti stránky. Když jej uložíte, automaticky se nahraje do dokumentu Cloud. Můžete také stáhnout další obrázek nebo odstranit původní obrázek.

5. Upravte a upravte naskenovaný text

Ještě důležitější je, že aplikace Adobe Scan může automaticky převádět tištěný nebo psaný text na digitální text, který lze vybrat, zkopírovat nebo anotovat pomocí Acrobat Reader DC nebo Acrobat DC. To znamená, že nebudete muset procházet stránku za stránkou ručně psaných poznámek, abyste se pokusili rozluštit, co se někdo pokoušel říci. V aplikaci Adobe Scan budou poznámky převedeny na jasný a čitelný text, ve kterém můžete vyhledávat, kopírovat a vkládat pro použití v sekundárním dokumentu.

„Stejně jako naše další nabídky Adobe je i Sensei v centru naší značky, “ řekl Croft. „S tím můžete se svými skenováními ve skutečnosti dělat víc. Můžete svůj obsah učinit inteligentním a prohledávatelným a přesunout jej do digitálních pracovních toků v cloudu. Pro skenování bude možné použít cokoli s tištěným textem nebo obrázky. Sdílet, provést další úpravy, nebo si ji můžete vzít do jiného pracovního postupu nebo ekosystému, pokud to potřebujete. “

6. Vylepšete zabezpečení pomocí klasifikace dokumentů

Toto vyžaduje přidání Acrobat DC do vaší konfigurace Adobe Cloud, ale výhody se vyplatí. Když je Acrobat DC aktivní, získáte přístup k široké škále klasifikačních funkcí, které zajistí vaše dokumenty a data v bezpečí i za hranicemi vašeho areálu nebo cloudu. Můžete například vložit ovládací prvky zabezpečení do důvěrných souborů PDF, které pro přístup k dokumentu vyžadují hesla nebo certifikáty. Nebo můžete požadovat, aby odesílatelé byli potvrzeni pomocí digitálního ID nebo kontrolou oprávnění. Použitím klasifikace dat můžete taková bezpečnostní opatření přidat jako zásadu politiky v závislosti na tom, jaký druh dokumentu se vytváří. Správci mohou vytvářet takové zásady v Acrobatu DC a přiřadit určitým druhům dokumentů určité bezpečnostní funkce. Pokud budou takové dokumenty vytvořeny v budoucnu, budou tyto ovládací prvky automaticky implementovány.

Podobné funkce můžete implementovat pomocí věcí, jako je Microsoft Digital Rights Management, ale obvykle vyžadují dláždění společně více řešení od různých dodavatelů. To vše jako součást cloudu Adobe Document Cloud není jen snazší, ale pomáhá zajistit, aby takové pokročilé funkce fungovaly s minimálním náskokem.