Zorganizujte si: 6 tipů, jak začít s řízením projektů

Projektové řízení je těžká práce. Týmy a organizace se snaží pracovat štíhlejší a často to znamená odstranění role specializovaného projektového manažera. I když je stále možné získat pokročilý titul v oboru, není neobvyklé, že lidé s malými až žádnými zkušenostmi se dostanou do role projektového manažera, často nad rámec své oficiální práce. I když to může být ohromující zkušenost, na trhu existuje tolik výkonného softwaru pro řízení projektů, že malý nebo dva projekty nemusí vůbec vyžadovat projektového manažera.

Pokud nemáte mnoho zkušeností se správou projektů, zde je několik rad, jak začít. Děkujeme Peteru Clarksonovi, dříve Maestro Development, a Jason Westlandovi, generálnímu řediteli ProjectManager.com, za jejich nahlédnutí do dřívější verze tohoto článku.

1. Ujistěte se, že máte projekt

Než se pokusíte řídit projekt, ujistěte se, že máte projekt! Tato rada může znít příliš jednoduše, ale slyšel jsem ji znovu a znovu od odborných projektových manažerů.

Projekt je sada úkolů, které mají počáteční datum, datum ukončení a dodávku. Výstupem je cokoli, co je dodáno na konci práce, například fyzický produkt nebo funkční web. Stavět dům je projekt. Přepracování webových stránek (jak je uvedeno na obrazovce níže v ProofHubu) je projekt. Pokud byste teoreticky mohli odevzdat všechny úkoly projektu někomu jinému a na něčem dostávat něco zpět, je to projekt.

Někdy si lidé pletou probíhající práci s projekty, takže mi dovolte uvést několik příkladů probíhající práce, abychom to objasnili. Psaní nového obsahu pro webové stránky každý týden stále probíhá, i když byste se mohli podívat na výrobu jednoho kusu psaní jako na svůj vlastní malý projekt. Poskytování podpory údržby kódu neustálým opravováním probíhá. Probíhá odpověď na e-maily zákazníků nebo telefonní hovory.

2. Mít Discovery období

Před zahájením projektu někteří lidé doporučují to, co se nazývá objev. Objev projektového řízení se liší od objevu v právním smyslu. Pro naše účely je to období, kdy lidé žádající o projekt prozkoumají, co chtějí nebo co dělají a proč. Mohlo by to být setkání, série setkání nebo otevřené období pro svobodné myšlení a zkoumání.

Níže naleznete několik otázek, které byste měli prozkoumat, když jste v objevu.

• Co bude projekt? Jak konkrétní se můžete dostat k jeho definování?
• Jaký je jeho účel?
• Jaké výsledky chcete?
• Jaké zdroje musíte na tento projekt vzít?
• Kdy potřebujete finální produkt a je váš termín přiměřený vzhledem k vašim zdrojům?

3. Definujte rozsah

Možná slyšíte zkušeného vedoucího projektu říkat toto: „Pokud to není v rozsahu, není to v projektu.“

Každý projekt potřebuje jasný rozsah. Rozsah projektu přesně definuje, co bude projekt znamenat. Jde o uzamčený seznam všech aspektů, aktiv, funkcí, výstupů a dalších podrobností spojených s projektem. Jakmile je uzamčeno, nemůžete k němu přidat. Například, pokud stavíte dům, bude rozsah definovat, kolik příběhů dům bude obsahovat, jeho čtvercové záběry, kolik oken bude, kolik schodů, vypínačů světla atd.

Důvodem, proč projekty potřebují jasný rozsah, než začnete, je to, že se nikdo nezkouší přidat nic, co je mimo rozsah, jakmile je projekt zahájen. Přidání rozsahu projektu poté, co začalo, zahodí jeho časovou osu, rozpočet a dostupné zdroje. Pokud do projektu přidáváte další úkoly, může se stát, že se dokonce přestane stát projektem - může to být právě probíhající práce.

Definování rozsahu se může objevit na schůzce zjišťování, nebo to může jednoduše pocházet z rozhovorů mezi klientem nebo osobou žádající o projekt a potenciálním vedoucím nebo vedoucím projektu.

4. Uspořádejte setkání Kickoff

Na úvodním setkání se představí každý, kdo bude na projektu pracovat. Toto setkání nastavuje tón pro budoucí práci a zajišťuje, aby všichni v projektovém týmu měli jasné informace o tom, co dělají a proč.

Všimněte si, že pořádání úvodního setkání není ani v první řadě při správě projektu! Vzhledem k tomu, že výkop pomáhá získat každého na stejné stránce, chcete si být jisti, že máte jasný přehled o projektu a rozsahu, abyste jej mohli s důvěrou doručit všem ostatním.

Během úvodního setkání by měl vedoucí projektu definovat alespoň tyto čtyři věci:

• Rozsah projektu,
• Hráči a jejich role,
• Výstupy a
• Milníky.

Už jsme hovořili o rozsahu projektu. Pokud jde o hráče a jejich role, vedoucí projektu představí navzájem různé týmy a přispěvatele. Kromě toho je úvodní schůzka ideálním časem k diskusi o hierarchii, tj. Kdo hlásí komu a kdo se odhlásí v práci.

Diskuse o výstupech se překrývají s diskusí o hierarchii, protože musíte odpovědět na otázku: „Kdo obdrží každý výstup?“

Milníky (jak je uvedeno v softwaru pro správu projektů Edice 'Choice Teamwork Projects, výše) jsou body v projektu, které ukazují jasný pokrok směrem ke konečnému cíli. Když stavíte dům, bod, kdy máte nadaci nalitou a nastavenou, může být milníkem. Když máte rámeček na místě, je to další milník. V době úvodního setkání byste měli vědět, jaké milníky projektu budou, i když pro ně ještě nemáte data uzavřená. Někdy potřebujete další týmové experty, jako je programovací vedoucí nebo návrhový vedoucí, abyste zjistili, kdy přesně tyto milníky padnou. Je dobré jít na úvodní schůzku s hrubou představou o vašich mezních termínech, ale dát každému vedoucímu týmu šanci zvážit a upravit je.

5. Zmapujte termíny svého projektu

Dříve jsme hovořili o tom, jak má každý projekt počáteční a konečné datum. Výkop může být vaše oficiální datum zahájení. Datum ukončení by mělo znamenat absolutní závěrečné ukončení všech prací. Po tomto datu nedojde k žádné práci na projektu. Je to opravdový hands-off, tužky dolů.

Nyní, když jste měli úvodní schůzku, mohou všichni klíčoví hráči (například vedoucí projektu a vedoucí týmu) zjistit přesné milníky a termíny dodání a vykreslit je do kalendáře mezi počátečním a koncovým datem.

Pokud používáte software pro správu projektů, nastal čas, kdy jej začnete používat. Vložte do aplikace všechna důležitá data. Můžete také nahrát další dosud vytvořenou dokumentaci, například rozsah projektu. Nyní je ten pravý čas začít také pozvat všechny hráče, aby se připojili k softwaru. Když se lidé připojí k aplikaci pro správu projektů, mohou dostávat úkoly, aktualizovat svůj postup a spolupracovat jinými způsoby. Příklad všech těchto informací mapovaných v Ganttově diagramu v TeamGanttu je uveden níže. Další informace o Ganttových grafech naleznete v mém článku o 5 jednoduchých krocích Začínáme s Ganttovými grafy.

6. Nastavte očekávání pro komunikaci

Po úvodním setkání i v průběhu projektu je důležité udržovat otevřené komunikační linky. Ať už má vaše skupina projektového manažera na plný úvazek, nebo ne, kdokoli je hlavním kontaktním místem projektu, musí být ten, kdo podporuje a usnadňuje komunikaci. Není špatný nápad uspořádat další schůzku všech rukou, než se projekt rozběhne, aby lidé mohli položit jakékoli zbývající otázky, které mají.

Stanovte očekávání komunikace brzy. Budou vedoucí týmu předkládat týdenní informace o pokroku svého týmu? Kolik schůzek všech rukou budete mít v průběhu projektu - někdy to vůbec není nutné; co váš projekt potřebuje? Menší týmy v rámci projektu, jako je například tým návrhářů nebo programovací tým, mají často opakující se check-in schůzky, na nichž každý rekapituluje to, co nedávno udělal, a vyvolává případné problémy. Čím více lidí dává hlas potenciálním problémům brzy, tím lepší jsou šance každého na to, že je zmarí nebo se s nimi vypořádají.

Pohyb vpřed

Vyzbrojeni těmito tipy, jak začít, můžete nyní kopat do masa projektu. Software pro správu projektů vede dlouhou cestu k tomu, aby každý, kdo je zapojen do projektu, byl informován o jeho průběhu. Vyžaduje to však také velké množství lidské interakce a co nejjasnější popis projektu a jeho podrobnosti.