6 způsobů, jak může vaše podnikání pomoci moderní technologie tisku

Prezentováno společností Epson - Pokud jste svou tiskárnu přeřadili do stavu vypalovacího hořáku, možná budete chtít vrátit nový vzhled. Díky řízenému tisku a zelenému tisku podnikání bude moci zcela změnit způsob, jakým vaši zaměstnanci přistupují k tisku, a způsob, jakým za něj platíte. Zde je šest konkrétních příkladů, jak začít.

Spravovaný tisk

Pamatujete si, kdy jste naposledy musel plnit tu tonerovou kazetu do laserové tiskárny v kanceláři? A když jste naposledy viděli další účet za stejný toner a přemýšleli jste, kam to všechno jde? To je jen jeden příklad toho, co pro vás může spravovaná tisková služba udělat. Pokud jste tento termín nikdy neslyšeli, pomyslete na něj jako na další vývoj softwaru jako služba (SaaS), vyjma tohoto je tisk jako služba (PaaS). Funkce se budou lišit, ale zaregistrujte se pro tuto službu a budete si moci vybrat tiskárnu, která je pro vaše prostředí vhodná, zaplatit předplatné a zahájit tisk. Vše, co potřebujete dodat, je papír. Služba předplatného se postará o spotřebu toneru, problémy s tiskárnou a všechny další bolesti hlavy. Většina služeb navíc poskytne tyto tři další výhody:

• Posouzení tisku: Většina organizací netuší, co jejich tiskový proces skutečně je - kdo tiskne, co tiskne a kolik tiskne. To proto, že většina kanceláří se skládá nejen ze dvou nebo tří standardních kancelářských tiskáren na patře, ale také z nesčetných „stínových tiskáren“ ve formě osobních tiskových zařízení, která uživatelé nainstalovali do svých stolů (buď sami, nebo na podporu některých málo známý obchodní proces). To může vážně zvýšit nejen náklady na toner, ale také papír, hardware a IT hodiny za hodinu. Při výběru spravované tiskové služby hledejte službu, která pošle odborníka na místě, aby zkontroloval počet nainstalovaných tiskáren a studoval, jak jsou používány. Poté proměňte tyto znalosti v doporučení správného počtu a druhu tiskáren, které vaše organizace skutečně potřebuje.
• Granulární správa: Spravované tiskové služby by měly být na správu těžké. Hledejte služby, které nejen spravují připojení a zdraví tiskárny, ale také sledují náklady a využití. Některé mohou poskytovat podrobnosti až po úroveň jednotlivých uživatelů. Nejenže vám to poskytne podrobné informace o tom, kdo tiskne nejvíce, proč a kolik to stojí, ale také vám umožní použít tyto informace (spolu s tím, co jste se dozvěděli během hodnocení tisku) k neustálému přizpůsobování a optimalizaci procesu tisku, aniž byste museli platit více, než je vaše předplatné.
• Řízení nákladů se zjednodušeným tiskem: Nejviditelnější výhodou použití spravované tiskové služby je zjednodušení životnosti. Všechny ty malé bolesti hlavy, které vás posílaly do skříně dodávek nebo volajícího IT, nyní řeší poskytovatel služeb. Poskytovatel využívá obvykle vyspělý a proprietární software pro správu, který jim dává takový druh kontroly a přitom si udržuje cloudovou přítomnost mimo lokalitu. Stejná technologie má však často další výhody, přičemž v tomto případě je nejvýznamnější, že uživatelé budou pravděpodobně mít možnost tisknout na jakékoli tiskárně ve vašem předplatném bez ohledu na to, kde jsou přes internet. Dokonce i pro středně velké pracovníky prodejních silničních bojovníků to nejen šetří peníze za faxování, ale poskytuje také další flexibilitu pro získání dokumentů přesně tomu, koho potřebují oslovit, rychleji a spolehlivěji.
• Posílené zabezpečení: Implementace spravovaného tisku také znamená zvýšení zabezpečení, což je rozhodující, když mluvíte o připojeném tisku. Spravovaný tisk může pomoci s ověřováním a správou identity a dalšími praktickými bezpečnostními funkcemi, jako jsou kódy PIN nebo filtrování IP.

Udržitelný tisk

Udržitelný tisk zní jako marketingové bzučení, které pro vaši firmu přinese jen hmatatelný přínos. Ale v praxi to nejen pomáhá životnímu prostředí, ale také vám může ušetřit značné peníze. Jedno „zelené“ tiskové řešení, které by pomohlo většině podniků, ale nevnímá okamžitě, když přemýšlíte o ekologických zařízeních, je multifunkční tiskárna nebo multifunkční tiskárna. Přechodem na takové zařízení ušetříte nejen elektřinu (jedno zařízení versus nejméně dvě a často tři), ale také ušetříte místo a využití spotřebního materiálu. Navíc, pokud se přesunete do takového zařízení prostřednictvím spravované tiskové služby (jako jsou ty popsané výše), získáte nejen nejnovější tiskovou technologii, ale také nejnovější zelenou technologii. Pokud jde o tiskárny, to se dělí na dvě obecné kategorie potenciálních výhod:

Redukce toneru a kazet: Většina velkých výrobců tiskáren vyvinula v posledních několika letech nové tiskové stroje, jejichž cílem je snížit spotřebu toneru a inkoustu a také snížit nebo dokonce eliminovat počet použitých tiskových kazet, které se navíjejí na skládkách. Společnosti Canon a Epson mají řádky tiskáren bez kazet a ekologicky šetrných tiskáren, zatímco Brother, HP a Xerox mají programy recyklace kazet, které vám mohou pomoci s likvidací použitých kazet snadno zlikvidovat, a tím snížit dopad na životní prostředí.

Využijte chytřejší software: To je ve skutečnosti vedlejší výhoda tiskové strategie optimalizované pro cloud. Většina spravovaných poskytovatelů tisku poskytne tato řešení, ale pokud máte nějaké IT chopky, můžete je nakonfigurovat i sami. Je to prostě otázka mapování obchodních procesů, které zahrnují tiskárny, na co nejvíce softwaru, než na papír. Opravdu například potřebujete tuto objednávku vytisknout pro účetnictví? Nebo by bylo stejně efektivní, ne-li ještě účinnější, spolehlivější a bezpečnější, aby tiskárna jednoduše vytvořila soubor, který se zobrazí ve složce cloudového úložiště, ke kterému má účetnictví přístup? Mohou to jednoduše otevřít v jakémkoli softwaru, který používají, a odtud pokračovat v obchodním procesu. Tento druh posunu může zahrnovat nejen cloudové úložiště, ale i další aplikace, včetně správy dokumentů, řízení vztahů se zákazníky (CRM), plánování podnikových zdrojů (ERP), a dokonce i e-mailu nebo softwaru pro spolupráci online, abychom jmenovali jen několik. Může zcela eliminovat technologie stárnutí, zejména faxování a kopírování, a umožňuje vám přidat vrstvu okamžité organizace a zabezpečení dat, kterou papír jednoduše nemůže poskytnout. Může také snadno a bezpečně zahrnovat mobilní zařízení a vzdálené pracovníky, což je obvykle velmi obtížné se starými zařízeními.

Tisk již nemusí být IT technologií, o které se už nejvíce dozvíme, ale to neznamená, že kategorie přestala inovovat. Pokud stále používáte kancelářské tiskárny, které vypařují toner a žvýkají lesy stromů, je čas se blíže podívat na to, co je dnes k dispozici. Posaďte se s lidmi ve vaší organizaci, kteří vaše tiskárny používají nejvíce, a pečlivě zmapujte, proč a jak jsou tato zařízení používána. Pak to porovnejte s tím, co dnes nabízejí výrobci tiskáren ve spojení s cloudovými službami a obchodními aplikacemi založenými na SaaS. Můžete být šokováni tím, jak mnohem efektivnější může vaše firma fungovat, a zároveň vám ušetřit značné peníze.