Zorganizujte si: 7 jednoduchých kroků pro vyčištění disku Google

Stejně jako na jakémkoli jiném místě, kde si uchováváte své věci, může být Disk Google špinavý. Vytvoříte soubor nebo dva, importujete několik dokumentů z Gmailu, přijmete sdílenou složku a než to budete vědět, celé místo je katastrofa.

Soubory na Disku Google můžete uspořádat tak, že je vložíte do složek a použijete jiné nástroje, koncepční i skutečné, abyste vždy našli to, co potřebujete. Tyto tipy a rady vám ukážou, jak uspořádat soubory na Disku Google, a měly by také dobře fungovat, pokud používáte Disk Google pro práci.

1. Nastavte výchozí zobrazení

Soubory a složky na Disku Google si můžete prohlížet mnoha různými způsoby. Můžete například zobrazit vše v seznamu nebo v mřížce a nastavit řádkování tak, aby bylo pohodlné, útulné nebo kompaktní. Rozhodněte se, jak se chcete dívat na svůj Disk Google, hraním s nastavením, dokud nebudete spokojeni. Líbí se mi zobrazení seznamu s pohodlnými mezerami, takže to je to, co uvidíte na většině snímků obrazovky zde.

Nepřehlédněte levou postranní lištu. Mnoho lidí se při pohledu na Disk Google zaměřuje na střed obrazovky. Pokud jde o organizování složek a souborů, ujistěte se však, že je levá lišta. Můžete snadno vidět své složky a podsložky a vyhradit si střed obrazovky pro obsah jakékoli složky, kterou chcete zobrazit.

2. Vytvořte kostru složek

Vytvořte si vlastní kostru složek pomocí libovolné struktury a názvů, které pro vás fungují nejlépe. Jak organizujete své soubory a složky v jiných aplikacích? Co vás napadne, když přemýšlíte o nějakém dokumentu, který potřebujete? Nejlepší způsob, jak zjistit, jak nastavit složky, je odpovědět na tyto dvě otázky.

Pro mnoho lidí je na prvním místě obsah jejich práce, takže pro složky používají tematická jména jako Project X nebo School Work. Osobně se držím rande. Když potřebuji najít soubor, ať už jde o kus psaní nebo obrázek, vždy přemýšlím o tom, kdy jsem jej vytvořil. V důsledku toho používám data ve svých konvencích pro pojmenování složek a souborů. Například mám složky pro 2019, 2018, 2017 atd. Používám také čísla, která odpovídají letům a měsícům. Například 1906 znamená rok 2019 a šestý měsíc nebo červen. Když se podívám na složku, která začíná některými čísly, vím přesně, co znamenají, a to mi pomáhá rychle najít soubory, které potřebuji.

Viděl jsem některé lidi online, kteří doporučují přidat do názvů složek emodži, abyste získali více vizuálních podnětů. Ne! Emoji ne vždy převádí na jiné formáty dobře, takže když se pokusíte vytvořit sdílený odkaz do složky nebo exportovat, obrázky jej mohou rozbít.

3. Vytvořte podsložky

Podsložky jsou organizační neočekávané. Vyrobte je a používejte je! Pomáhají vám třídit a třídit soubory do menších a konkrétnějších skupin.

Pokud jste vytvořili složky, ale snažíte se zjistit, které podsložky vytvořit, pak je možná ještě nepotřebujete. Můžete také vytvořit složku s názvem DONE nebo OLD, takže po dokončení práce nebo při nepoužívání složky ji můžete tam přetáhnout.

4. Použijte barvu

Barvy jsou skvělým vizuálním prvkem a Disk Google vám umožňuje přidávat do složek vlastní barvy. Klepněte pravým tlačítkem myši na libovolnou složku, buď z postranního panelu nebo z hlavního okna, a zvolte Změnit barvu. Poté vyberte požadovanou barvu.

Trik, který používám, je, aby mé aktivní složky byly zelené. Někdy mám složky nebo podsložky, které chvíli nečinně sedí, ale jedna nebo dvě složky mezi nimi se stále používají. Aktivní složky zvýrazníme zeleně a ostatní ponechám šedé. Tímto způsobem, když chci skočit přímo do své práce, mám zelené světlo, které mě vede k složce, ve které jsou uloženy mé práce, které právě probíhají.

5. Přidejte hvězdy k často používaným souborům a složkám

Disk Google umožňuje přidat do souborů hvězdičku hvězdičku. Uděláte to stejným způsobem, jak přidáte barvu: pravým tlačítkem myši na soubor nebo složku a zvolte Přidat k hvězdičce.

Doporučuji přidat hvězdičku k často používaným souborům. Tímto způsobem můžete vytáhnout seznam všech materiálů, ke kterým máte přístup pravidelně, bez ohledu na to, kde jsou na Disku, kliknutím na nadpis s hvězdičkou v levé kolejnici.

6. Přesuňte důležité soubory sdílené se mnou

Podívejte se na záhlaví levé kolejnice s názvem Shared With Me. Klikněte na něj a může se objevit nepořádek se soubory a složkami. Nedělejte si s nimi příliš starosti. Pokud je v této dávce věcí něco důležitého, můžete s nimi udělat tři užitečné věci:

Přidejte hvězdu. Přidání hvězdičky do souboru, který se s vámi sdílí, dělá to samé jako přidání hvězdy do jednoho z vašich vlastních souborů. Díky tomu se zobrazí v seznamu obsahu označeného hvězdičkou.

Uložit na Disk / přesunout do složky. Další možností je přidání souboru na Disk Google a jeho uložení do složky. Klepněte pravým tlačítkem myši na soubor a vyberte Přesunout do. Poté v zobrazeném okně přejděte do složky, ve které chcete tento soubor uchovat. Další možností, která provádí totéž, je vybrat položku, kterou chcete uložit, a poté kliknout na ikonu Disku Google v pravé horní části obrazovky. Poté budete mít možnost ji přesunout do složky podle vlastního výběru. V obou případech můžete efektivně vytvořit zástupce sdíleného souboru z nového umístění, které vyberete. Soubor je stále sdílen s každým a stále patří původnímu vlastníkovi.

Udělat kopii. Pokud vytvoříte kopii souboru, který byl s vámi sdílen, stane se nová kopie vaší. A to je jen to, kopie. Již není připojen ke sdílenému souboru a stejní lidé již nemusí mít nutně oprávnění k přístupu k němu.

• Disk Google Disk Google
• 35 tipů na Disk Google si nemůžete dovolit minout 35 tipů na Disk Google si nemůžete dovolit chybět
• Organizace: Jak zapnout číst příjmy v Gmailu Organizovat: Jak zapnout číst příjmy v Gmailu

7. Vyprázdněte Koš

Když odeberete soubor nebo složku z Disku Google, přejde do koše a zůstane tam, dokud koš nevyjdete. Čím déle necháte odpadky budovat, tím méně je pravděpodobné, že budete mít naprostou víru, že všechno v něm by mělo být naprosto zničeno, a pak budete viset na koši ještě déle. Udělejte si laskavost a občas vyprázdněte odpadky. Pomůže to udržet váš úložný prostor na Disku Google na přesné úrovni a pomůže vašemu zdravému rozumu při pokusu o udržování organizovaného účtu.