7 způsobů, jak zajistit, aby vaše telekomunikační aktualizace nebyla přerušena

Ať už přecházíte ze starého, obyčejného starého telefonního systému (POTS) nebo jednoduše migrujete svou stávající službu Voice-over-IP (VoIP) na jiného poskytovatele, přepínání hlasových služeb je obtížné a potenciálně nebezpečné pro produktivitu vašich zaměstnanců. Je velmi důležité, abyste se připravili. Před aktivací služby je třeba provést několik důležitých kroků, aby byl zajištěn hladký chod. Šířka pásma, zatížení hovorů a nouzové události jsou mezi důležitými faktory, které je třeba při přípravě zvážit.

Mluvili jsme s Jeffem Valentem, ředitelem marketingu společnosti NetFortris Fonality, jednou z našich služeb pro volbu editorů pro obchodní VoIP, abychom diskutovali o krocích, které by vaše podnikání mělo podniknout před upgradem VoIP, aby bylo zaručeno, že nebude narušen. Proces nastavení VoIP je z větší části věda než umění. To je dobrá zpráva pro vás, protože to znamená, že pokud se budete řídit Valentýnskou radou a radou vámi vybraného poskytovatele služeb VoIP a poskytovatele internetových služeb (ISP), měli byste mít snadnou implementaci.

1. Zkontrolujte, zda je vaše připojení k internetu připraveno pro VoIP

Pokud máte slušnou internetovou rychlost pro kancelář bez nastavení VoIP, měli byste se obrátit na svého poskytovatele služeb Internetu a svého dodavatele VoIP a zjistit, zda dokáže zpracovat přidané zatížení, které na něj budou navazovat hovory VoIP.

„Hlavní příčinou problémů je špatné připojení k internetu, “ řekl Valentine. Doporučuje otestovat vaše připojení na rychlost a kvalitu a pokud zjistíte, že nebude schopen zvládnout namáhání dat VoIP, můžete udělat dvě věci pro zlepšení kvality hovoru bez změny služeb. Nejprve, abyste zjistili, zda vaše připojení zvládne VoIP, doporučuje spustit zkušební verzi s poskytovatelem výběru.

„Pokud to zní dobře, je pravděpodobné, že máte dobré spojení, “ řekl. Pokud zjistíte, že vaše připojení způsobuje narušení, navrhne soukromou linku mezi vaší firmou a poskytovatelem VoIP k vytvoření soukromého připojení k šířce pásma, které nebude rušeno jinými kancelářskými procesy.

Za druhé, Valentine radí svým klientům se špatným připojením k instalaci hybridního VoIP / analogového systému, aby pracovní zátěž byla na absolutním minimu. Obecným pravidlem pro instalaci systému VoIP je, že byste měli zvýšit šířku pásma o 100 Kbps. Pro každých 10 uživatelů byste tedy měli mít ve vaší síti k dispozici přenos rychlosti 1 Mbps.

2. Kupte si router s funkcí kvality služeb

Některé směrovače jsou schopné rozptýlit přenosy kvality služeb (QoS). Tato funkce je navržena tak, aby segmentovala šířku pásma VoIP ze všech ostatních šířek pásma vaší sítě. V zásadě vám umožní vybrat konkrétní aplikace, které běží ve vaší síti na základě jejich provozního podpisu, a poté nechat administrátorovi IT přiřadit těmto aplikacím priority nebo zaručené procento vaší celkové kapacity potrubí na základě jejich důležitosti pro vaše podnikání. To znamená, že váš provoz VoIP vždy prochází, takže vás nepřerušuje hovor, pokud se někdo rozhodne streamovat Netflix během oběda. Dnes existuje jen velmi málo směrovačů, které nejsou schopny QoS v nějaké formě, ale měli byste si promluvit s poskytovatelem, zda mají preferovaného partnera.

Jedna věc, kterou je třeba mít na paměti, je, že směrovače vám nebudou moci pomoci, pokud je síť vašeho poskytovatele VoIP přetížena. Pomohou pouze v případě, že problémem bude vaše interní síť, což nás dovede k našemu dalšímu důležitému bodu.

3. Zkontrolujte spolehlivost poskytovatele

Toto není nic důležitého, protože pokud je vaše služba VoIP deaktivována, nezáleží na tom, jak levné to je nebo jak jsou vaše hovory jasné. Většina cloudových služeb VoIP vám umožní zjistit, jaká je jejich průměrná doba dostupnosti, aby určila, jak často selhává celý jejich systém. Pokud tyto informace na svých webových stránkách nezveřejňují, měli byste se jich přímo zeptat.

Pokud má váš preferovaný poskytovatel skvrny pro správu provozuschopnosti, můžete ztratit telefonní službu v nejdůležitější denní době nebo roce. Přerušení služby, jako je toto, může být pro podniky založené na telefonech ochromující.

4. Oddělte provoz VoIP přes VLAN

Kromě směrovačů QoS můžete segmentovat hlasový provoz pomocí virtuální místní sítě (VLAN). VLAN můžete považovat za síť v síti. VLANy mohou být založeny na několika charakteristikách, včetně umístění, zařízení, skupin uživatelů a, ano, typu provozu. V případě VoIP VLAN jednoduše segmentuje tento provoz v rámci vaší celkové kapacity sítě, aby poskytla okamžitou odezvu. To je užitečné zejména pro společnosti s více než 50 zaměstnanci využívající službu VoIP.

Můžete také vyzkoušet Software-Defined Wide Area Network (SD-WAN), který poskytuje připojení k internetu, které leží na vrcholu vašeho stávajícího internetového připojení. Pokud máte například internet Time Warner, směrovač SD-WAN převede provoz přes virtuální privátní síť (VPN) přes váš provoz Time Warner, aby se zajistilo, že se provoz dostane na místo, kde je to nejvíce potřeba. Nebo vám umožní připojit druhou službu ISP k vaší síti VPN a určit, která služba v daném okamžiku funguje nejlépe, aby bylo možné nasměrovat provoz do této sítě.

5. Určete zatížení pravého hovoru

Valentine doporučuje poměr 1: 1 mezi počtem zaměstnanců využívajících VoIP a celkovou kapacitou volání, která je k dispozici ve vašem systému. To znamená, že vaše služba VoIP by měla být schopna zvládnout každého zaměstnance, který volá VoIP, ve stejnou dobu.

To bude vyžadovat z vaší strany trochu prozíravosti, protože možná budete muset rozšířit nebo odečíst počet zaměstnanců ve vaší společnosti. Pokud tedy plánujete velké nájemné nebo pokud plánujete propouštění, zohledněte to, do jaké míry by mělo být vaše maximální zatížení hovoru.

6. Vyhodnoťte více než jeden telefon SIP

Primárním protokolem, který spojuje hovory VoIP a periferní zařízení, je protokol SIP. Téměř každé zařízení VoIP - včetně směrovačů, přepínačů a ručních zařízení - bude podporovat protokol SIP, pokud nebude součástí patentovaného řešení používajícího jeho vlastní protokol. Pokud hledáte telefony podporující VoIP, bude protokol SIP protokolem, který uvidíte téměř vždy jako „podporovaný“. Ale to není všechno, co se týká VoIP sluchátka.

Určitě byste měli vyzkoušet několik různých druhů telefonů SIP, abyste viděli, jak pracují s vámi vybraným poskytovatelem VoIP. Váš poskytovatel bude obvykle mít preferované hardwarové partnery a může mít dokonce službu, která tyto telefony před odesláním nakonfiguruje pro vaše před odesláním, takže je můžete po příjezdu jednoduše připojit a hrát. Nenechte se však, aby vás toto pohodlí zbytečně ovlivňovalo, protože existují i ​​další úvahy.

Za prvé byste měli vyzkoušet své telefony, abyste viděli, jak fungují s vámi zvolenou směrovací platformou, a také s jakýmikoli aplikacemi, které máte spuštěné a které sedí na vrcholu vaší VoIP sítě nebo se k ní připojte - například vaši platformu helpdesku, svého zákazníka aplikace pro správu vztahů (CRM) a jistě vaše nástroje pro správu IT. A konečně, pokud poskytujete bezdrátové VoIP volání do mobilních zařízení a některá z nich přicházejí od vašeho poskytovatele sluchátek, měli byste je také důkladně otestovat. Hlas je kritická komunikační platforma a určitě vyspělá technologie, ale VoIP má stále spoustu nástrah pro nevyzkoušené nebo nežádoucí; ujistěte se, že nejste mezi nimi.

7. Vytvořte nouzový telefonní plán

Pokud budete postupovat podle výše uvedených kroků, budete pravděpodobně mít snadný přechod. Měli byste však být připraveni na scénáře katastrof. Jedním ze způsobů, jak zaručit, že budete mít kdykoli provozuschopnost, je vybudování hybridního VoIP systému na místě / cloudu. Pokud tedy cloud vašeho poskytovatele klesne, můžete k přenosu hovorů použít své interní zdroje. Nebo pokud je ve vašem okolí povodeň, můžete celou pracovní zátěž přenést do cloudu vašeho poskytovatele.

„Stává se to s rostoucí frekvencí, “ řekl Valentine. „Pokud budova ztratí energii, firma, která spoléhá na telefony, je mimo provoz. Pokud se přestěhujete do cloudu, můžete se vyhnout problému místních výpadků. Pokud však cloud má výpadek, váš poskytovatel může být schopen odeslat volání přes telefonní linky spíše než připojení k internetu. “

Pokud je telefonní systém dole na cloudové i místní úrovni, je důležité, abyste přesměrovávali telefonní provoz na jiné komunikační metody, jako je chat a e-mail. Vaši zákazníci budou stále naštvaní, ale pravděpodobně se rozhodnou vyjádřit své potěšení svým chatovým agentům, než aby se odváželi na sociálních médiích.