Dokumentové cloudové dokumenty Adobe vs. dokumenty zeho: zúčtování správy dokumentů

Ukládání a přístup k digitálním dokumentům je něco, o čem zřídka přemýšlíte, pokud vaše společnost spravuje dokumenty správně. Činnosti, jako je vytváření dokumentů, úpravy, sdílení a spolupráce, mohou být stejně jednoduché jako přihlášení, kliknutí a začátek. Avšak zbytečně neohrabané nebo rigidní systémy správy dokumentů mohou způsobit život pekla lidem, kteří v průběhu dne chodí do a ze souborů.

, Porovnám dva nejoblíbenější systémy správy dokumentů: Adobe Document Cloud a Zoho Docs. Přestože oba systémy sdílejí více podobností než rozdílů, jeden převyšuje druhý v několika důležitých kategoriích.

1. Ceny a plány

S předplatným na celý rok se můžete přihlásit k odběru standardního cloudu Adobe Standard za pouhých 12, 99 $ měsíčně nebo za měsíční tarif zaplatit 22, 99 $ měsíčně. Tento plán vám umožňuje vytvářet soubory PDF a exportovat do aplikací Microsoft Word, Microsoft Excel a Microsoft PowerPoint. Můžete také upravovat text a obrázky ve vytvořených souborech PDF a můžete podepisovat formuláře digitálně. Plán Pro stojí 14, 99 $ měsíčně za roční předplatné nebo 24, 99 $ měsíčně za měsíční tarif. Přidává možnost vkládat zvukové a obrazové soubory do souborů PDF a upravovat naskenované dokumenty. Tento plán můžete také použít k přeměně naskenovaných papírových dokumentů na upravitelné soubory PDF a porovnat dvě verze souboru PDF, aby se rozeznaly rozdíly. Rovněž budete moci upravovat text a organizovat stránky na iPadu a budete moci na iPhonu měnit pořadí, mazat nebo střídat stránky. Všechna předplacení Adobe vám umožňují přístup k 20 GB úložného prostoru.

Zoho Docs nabízí 15denní bezplatnou zkušební verzi plus bezplatný plán až pro 25 uživatelů (což zahrnuje 5 GB úložného prostoru na uživatele). Plán zdarma zahrnuje také neomezené sdílení souborů a složek, synchronizaci na ploše, nástroje pro úpravy, správu uživatelů a historii verzí. Standardní plán stojí 5 $ na uživatele měsíčně a až 50 GB na uživatele. To zahrnuje funkce, jako jsou dokumenty chráněné heslem a přístup založený na rolích. Prémiový plán stojí 8 $ na uživatele měsíčně až 100 GB na uživatele. Díky tomuto plánu budete moci e-mailem odesílat dokumenty přímo na účet Zoho, obnovit smazané dokumenty a převést vlastnictví souboru na jiného uživatele.

Oba typy účtů mohou přidat další 10 GB úložiště za 3 $. Zoho nabízí 20% slevu na všechny placené programy, pokud budete platit ročně. Díky nižší ceně, bezplatnému zkušebnímu období, bezplatnému plánu a vynikající skladovací kapacitě jde na špičku cenové kategorie Zoho. Edge: Zoho.

2. Vytváření a úpravy dokumentů

Uživatelé Zoho Docs mohou vytvářet a upravovat dokumenty, sledovat změny, přidávat digitální podpisy a přistupovat k řadě pokročilých nástrojů pro úpravy. Můžete také přiřadit úkoly a poslat připomenutí členům týmu, kteří mají přístup k souboru. Můžete vytvářet makra, barevné grafy a kontingenční tabulky a také můžete exportovat dokumenty, tabulky a prezentace na Disk Google, formát PDF a Windows. Soubory můžete také upravovat offline; jakmile se vrátíte online, budou změny synchronizovány.

Jednou z vynikajících funkcí, která od Adobe chybí, je schopnost editovat dokument současně s kolegy. Aplikace Zoho Docs umožňuje přístup, vytváření a úpravy souborů na cestách. Můžete zobrazit všechny své složky, třídit je podle názvu nebo data a prohledávat soubory. Jak jsem již zmínil, protože Adobe se tak silně spoléhá na soubory PDF, existuje omezení, co můžete dělat v mobilních operačních systémech (OS); to není případ Zohoovy platformy.

Adobe je mnohem lepší v ukládání a automatickém vyplňování informací pro pozdější použití než Zoho. Například funkce Adobe „Fill & Sign“ vám umožní uložit běžně používaná pole, včetně vašeho jména, adresy, e-mailu a telefonního čísla. Je to také mnohem lepší nástroj, pokud jde o podepisování a vyžádání podpisů od lidí. Advokátní kanceláře, finanční instituce a lidé, kteří se silně spoléhají na formát PDF, ocení, jak snadné je zadávat a ukládat informace a přimět ostatní ke kontrole a podpisu. Vytváření a úpravy dokumentů v Adobe však není na stejné úrovni jako Zoho. Edge: Zoho.

3. Co chybí?

Rádi bychom viděli, jak Zoho přidává podporu založenou na chatu v nástroji Dokumenty. To je něco, co společnost Adobe umožňuje, aby vás neuvěřitelně snadno provedlo některými náročnějšími prvky procesu vytváření dokumentů.

Na druhé straně Adobe chybí prvky, jako jsou úpravy skupin, sdílené složky a možnost provádět úpravy offline. Vyžaduje také, abyste převáděli uložené soubory do formátu PDF, což je velká bolest hlavy pro každého, kdo potřebuje převést do jiných formátů (zejména pro lidi, kteří používají formáty Microsoft Excel, které se nepřenášejí do formátu PDF). Edge: Zoho.

Sečteno a podtrženo

Přestože je nástroj pro správu dokumentů Adobe vynikající, zejména pro lidi, kteří pracují především ve formátu PDF, chybí funkce spolupráce. Navíc nemá robustní kompatibilitu souborů, kterou budete potřebovat, abyste mohli pracovat s lidmi mimo vaši organizaci. Naopak, Zoho poskytuje bohatou editaci dokumentů, vynikající kombinaci spolupráce a sdílení souborů a vy můžete pracovat na mobilních operačních systémech. Spojte tyto funkce s nižší cenovkou a větší úložnou kapacitou a máte tak všestranný lepší systém správy dokumentů. Vítěz: Zoho.