Přineste si vlastní cloud: to, co dnes potřebujete vědět

Jakmile se spotřebitelé seznámí se zařízeními a softwarem tradičně vyhrazeným pro pracoviště, IT bude muset zavést osvědčené postupy a přísná pravidla, aby si udržel efektivní a bezpečný provoz zaměstnanců. Existuje software pro správu mobilních zařízení (MDM), který pomáhá IT monitorovat a spravovat, jak zaměstnanci používají osobní smartphony a tablety pro práci na dálku. Žádný magický nástroj však nemůže pomoci IT kontrolovat, jak zaměstnanci používají produkty Software-as-a-Service (SaaS) na pracovišti.

Například cloudové úložiště a nástroje pro sdílení souborů, jako jsou Box a Dropbox, a nástroje pro vytváření dokumentů, jako jsou Google Docs a Microsoft Word, jsou snadno dostupné cloudové nástroje, které lidé každý den přinášejí na pracoviště. To, jak se vaše společnost rozhodne nakládat s těmito různými nástroji, závisí na tom, čeho se snažíte dosáhnout. Můžete A) omezit používání softwaru, který není v souladu s filozofií vaší společnosti, nebo B) nechat zaměstnance vybrat si vlastní cloudové produkty na základě svých vlastních preferencí a zkušeností.

Posledně jmenovaný jev, který byl nazván Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), přináší s sebou konkrétní řadu výzev. Mluvil jsem se Shyam Oza, senior produktovým marketingovým manažerem v AvePoint, specializované společnosti pro cloudovou migraci, o tom, jak se společnosti mohou připravit na implementaci svých vlastních BYOC politik.

Výzva 1: Zabezpečení dat

„Ze široké perspektivy může být BYOC požehnáním a prokletím, “ řekl Oza. „Box, Dropbox a OneDrive mohou být skvělé pro sdílení registru s rodinou a pro odesílání souborů a fotografií. Velkým organizacím však záleží na tom, že je stejně snadné přetáhnout něco jako citlivé duševní vlastnictví a obsah před vydáním."

S obchodem získaným softwarem mohou společnosti zpřísnit omezení a sledovat používání. Organizace mohou nařídit multifaktorové ověřování (MFA), šifrování dat, složitá hesla, dokumenty vodoznaku a dokonce i vzdálené vymazání dat. Pokud jsou však použity bez dohledu IT, tyto nástroje omezují schopnost společnosti kontrolovat, kam se obsah dostane. Ztratíte také přehled o tom, co se stane s obsahem, jakmile opustí bránu firewall, a jak jej lze zabezpečit, jakmile bude nahrán na cloudový účet zaměstnance.

Řešení: „IT musí být přímo integrováno do oboru, “ řekl Oza. "Musí být v přední části firmy evangelizující technologii, kterou upřednostňují… a pak se snad pokusí usadit se na standardu."

Například, pokud 80 procent společnosti používá Dropbox a 20 procent společnosti používá jinou platformu pro ukládání a sdílení, měla by společnost nabídnout oběd a učení, které povzbudí menšinu k přechodu na systém preferovaný většinou. "Pokud nejste ochotni určit konkrétní nástroj (v tom případě vlastně praktikujete BYOC), musíte předložit návrh hodnoty preferovaného nástroje vaší společnosti, " řekl Oza. "Není to, jako bys mohl vstoupit do něčí krychle a říct:" Tento nástroj musíte použít. " Musíte jim vysvětlit, že je jednodušší je použít nebo se jich zeptat, jaké jsou bolesti, které mají, takže k nim můžete přistupovat spíše z pohledu řešení problémů než z diktátora. ““

Na konci dne IT vědí, že existuje jakákoli přijatelná úroveň rizika pro jakákoli data přístupná zaměstnancům. Notebooky zmizí. Telefony se ukradnou. Pokud však můžete převést co nejvíce lidí na váš preferovaný systém, můžete si udržet menšinu šťastnou tím, že zcela neodstraníte vaši politiku BYOC.

Výzva 2: Spolupráce

Se stovkami nebo tisíci lidí ve vaší firmě, kteří využívají více platforem pro online spolupráci, musí existovat scénář, ve kterém se potřeba přístupu k datům rychle stává důležitější než preferovaný software vašich zaměstnanců. Přemýšlejte o tom: Váš tým prodeje na západním pobřeží chce přenést soubor do marketingového týmu na východním pobřeží. Protože oba týmy jsou v různých systémech sdílení souborů, bude před přístupem k souboru někdo muset vytvořit nový účet a pak se naučit navigovat nový systém za běhu.

A co obávané setkání klientů? Co se stane, když jeden zaměstnanec vytvoří prezentaci, má nouzovou situaci a nemůže se zúčastnit? Můžete skončit s někým jiným, kdo není obeznámen s formátem prezentace, který se nemotorně pokouší získat přístup k souboru a předložit jej, a to vše, zatímco klient zírá na hodinky.

Řešení: „Jedním z hlavních problémů je to, že IT nedochází ke spoustě pracovních toků, “ řekl Oza. „IT nemůže jen čekat, až si lidé stěžují. IT musí důkladně porozumět obchodním procesům a pracovním postupům, aby se vložili do středu a pokusili se přesvědčit zaměstnance, aby používali stejné nástroje, nebo aby byli informováni o potenciálních problémech, které mohou mít narazit."

Pokud jsou zaměstnanci vědomi, že si dávají pozor na problémy dříve, než nastanou, mohou si nastavit vhodné nepředvídané události, aby zajistili, že operace nikdy neutrpí. Pokud tedy víte, že dva z vašich potenciálních moderátorů používají různé nástroje prezentace, může IT před zahájením velkého setkání s klienty oba moderátory vyškolit v obou nástrojích. Bez ohledu na to, co se stane, prezentace bude poté spuštěna bez závěsu.

„Zde v Avepoint jsme se zoufale snažili povzbudit náš prodejní tým, aby místo odesílání e-mailů nebo přidávání do Dropboxu aktualizoval obsah do OneDrive for Business, “ vysvětlil Oza. „Kdykoli jsme dostali e-mail, který měl přílohu, odpověděli jsme zpět s fotografií, která řekla:„ Nahraj to na SharePoint nebo to kotě dostane. “… O několik týdnů později jsme začali dostávat e-maily s nápisem„ Podívej, sdílel jsem přes SharePoint. “ Byl to zábavný způsob, jak vyřešit problém. “

Výzva 3: Integrace

Většina otázek, o nichž jsem hovořil v výzvách 1 a 2, je specifická pro menší společnosti, které nemají nastavenou politiku IT. V poněkud větších společnostech, které působí ve více kancelářích a regionech, je však možné, že IT funguje spíše v silech než jako jeden globální tým. V takovém případě zjistíte, že se používá více verzí podnikového softwaru, jako je řízení vztahů se zákazníky (CRM) a řízení výdajů, buď proto, že někdo dává přednost konkrétnímu systému, nebo proto, že regionální úřady se nikdy nesetkaly, aby rozhodly o jednom nástroji. Jedná se o obrovský problém, který bude možná muset někdo napravit na úrovni C, případně silným vyzbrojením společnosti, aby si vybrala jeden systém.

Pokud však vaše společnost chce dát konkrétním kancelářím a dokonce i oddělením svobodu zvolit si jakýkoli systém, který preferují (nebo chcete nástroje, které se připojují k jinému druhu softwaru určeného pro konkrétní úkoly zaměstnanců), pak existují způsoby, jak zajistit, aby vaše data nebyla nezklidním se.

Řešení: „IT se musí rozhodovat investovat do poskytovatelů technologií, kteří jsou otevřeni a ochotni se připojit… Řešení, která byste měli být zařazeni do užšího výběru, jsou řešení s nejrobustnějšími konektory, “ řekl Oza.

To zahrnuje výběr systémů s otevřenými programovacími rozhraními aplikací (API), které vývojářům umožňují vytvářet konektory, které mezi dvěma částmi softwaru organicky neexistují. Pokud nemáte vývojářské pracovníky, měli byste hledat nástroje, které nabízejí nejvíce integrace s vaším starým softwarem. Z tohoto důvodu hledejte integraci s jakýmkoli softwarem, který se vaši zaměstnanci rozhodli použít samostatně.