Recenze a hodnocení Expensebot

Zaměstnanci požadují, aby byl proces sledování nákladů tak jednoduchý, aby nemuseli číst příručku. Správci a účetní však požadují doladěnou kontrolu nad obchodními zásadami a pracovním postupem schvalování. Pro většinu technologií v této situaci můžete říci „Nikdy se twain nebude setkat“, ale s ExpenseBot (který začíná na 9 $ měsíčně), který nemusí držet. Aplikace nákladového účetnictví nepřekrývá zaměstnance výběrem, přesto nabízí účetním zaměstnancům jedinečné možnosti přizpůsobení. Pouze mírně clinky exportní proces a nedostatek samoobslužného nákupního procesu ho udržují za našimi výherci Výběr editorů Certify Now and Expensify.

Ceny a funkce

Předplatné ExpenseBot stojí 9 USD měsíčně na aktivního uživatele, minimálně však 99 USD měsíčně. U roční smlouvy nebo u společností s více než 1 000 uživateli existují nezveřejněné slevy. Nemůžete experimentovat, abyste zjistili, zda je ExpenseBot tím správným softwarem pro vás, protože nemá žádnou bezplatnou verzi nebo bezplatnou zkušební verzi. Začínáme vyžaduje e-mailovou konverzaci se společností; není to samoobsluha.

Zaměstnanci nenajdou žádné fantastické funkce gee-gaws, a většina z nich bude vděčná. Údaje o výdajích zadáváte do ExpenseBot prostřednictvím webového prohlížeče, prostřednictvím mobilní aplikace, přeposíláním účtenky na vyhrazené ID e-mailu nebo přímo prostřednictvím transakce kreditní kartou (pomocí registrované společnosti nebo osobní kreditní karty). Každý zachycuje relevantní účetní data, jako je jméno dodavatele, kategorie nákladů a datum transakce, dříve, než přiřazíte výdaje ke zprávě. Výdaje lze označit jako fakturovatelné, takže můžete přenášet náklady na klienta.

Stejně jako u všech těchto aplikací se většina lidí obrací jako první k mobilní aplikaci, aby zachytila ​​potvrzení. Pokud ne v místě prodeje, pak na konci každého dne, zatímco stále můžete najít zmačkaný papír v kapse a pamatujte si, pro co to bylo. Mobilní aplikace je poměrně jednoduchá a obsahuje kategorie pro přehledy, výdaje, příjmy a nastavení. Zatímco jiní (například Expensify) se snaží poskytnout vám všechny nástroje na dosah ruky, ExpenseBot do aplikace nevkládá všechno.

Není však důvod si stěžovat na jeho schopnosti skenování účtenek. ExpenseBot přesně analyzoval několik účtenek, včetně načtených tipů, a zapamatoval si dříve použité kategorie a jména dodavatelů. Tento proces je nenáročný a minimalizuje rozhodování. Pokud propojíte osobní nebo firemní kreditní kartu poté, co ExpenseBot naskenuje a přepíše účtenku, pokusí se přiřadit příjem k transakcím kreditní karty.

Výdaje na najeté kilometry můžete zadat ručně. Nebo, pokud zadáte počáteční a koncovou adresu, ExpenseBot volá na Mapách Google, aby zjistil skutečnou vzdálenost (funkce sdílená ExpensePointem). To je určitě užitečné pro jednosměrný výlet, i když by bylo hezčí, kdybyste mohli říct: „Nyní zdvojnásobte výpočet počtu najetých kilometrů, protože jsem potkal někoho v centru města a pak jsem se vrátil do kanceláře.“ Lepší odpověď může být na cestě: Do konce roku, společnost říká, ExpenseBot bude mít GPS a kalendář integrace. Pokud tedy máte naplánovanou schůzku, řekne: „Chystáte se do Klienta-A vzdáleného 53 mil; chcete ji přidat do své zprávy?“

Jeden neobvyklý vkus: Každý zaměstnanec může jmenovat delegáta, který dává tomuto jednotlivci možnost vytvářet výdaje a zprávy. Pokud máte to štěstí, že máte administrativní pracovníky pro správu svých výdajů, je to velká výhoda.

Simple To neznamená Simple-Minded

ExpenseBot může aplikovat na zaměstnance princip „keep it simple hloupý“ (KISS), ale dává správcům a účetním dostatek přizpůsobitelné moci. Schvalovatelé mohou odmítnout jediný výdaj a schválit zbytek zprávy, takže položka 5 $, o které hádáte, nemusí vydržet vrácení zbytku 2 500 $, které jste strávili na cestě do San Francisca. Výdaje mohou být schváleny e-mailem, takže vedoucí oddělení nemusí trávit spoustu času na webovém klientovi. ExpenseBot kontroluje možné duplicitní výdaje a nabízí je také sloučit. („Dvě návštěvy Starbucks ve stejný den ve stejném množství? Pili jste hodně kávy, nebo jste to podali dvakrát?“)

ExpenseBot je dodáván se základními účetními kategoriemi předem nakonfigurovanými a samozřejmě můžete přidat další. Každá kategorie výdajů může být svázána s hlavní knihou nebo kódem účtu, vyžadovat časové období nebo seznamy účastníků a podporovat vlastní pole (například „Číslo obchodu“). Můžete také organizovat věci logicky, takže poplatky za letenky a zavazadla za letenky jsou sledovány související, ale samostatně, podle jejich vlastních pravidel a zásad.

Správa zásad umožňuje řídit, kolik uživatelů v dané kategorii utratí, například měsíční limit 40 USD na domácí internetové náklady. Máte kontrolu nad tím, zda uživatelé mohou odeslat výdaje přesahující politiku (a zobrazit upozornění schvalovateli) nebo zabránit tomu, aby byla zpráva podána s přestupkem. Přizpůsobení se rozšíří na přehledy, nejen na výdaje; například řetězec rychlého občerstvení může vyžadovat číslo obchodu v každé zprávě.

To je jen vzorek. ExpenseBot podporuje více schvalovatelů, profily oddělení a uživatelů (šéfové získají různé zacházení), stárnutí výdajů („Musíte předložit zprávu do 30 dnů“, což je prostý průměr) a mnoho měn.

ExpenseBot je bohužel ve všech svých možnostech přizpůsobení slabý v integraci s účetními systémy třetích stran. Správa výkazů o výdajích je diskrétní proces, ale jeho výsledky musí být zaznamenány v jiných systémech, obvykle alespoň v účetním systému a někdy i více. S ExpenseBot se však můžete integrovat do Intuit QuickBooks pouze tehdy, když je čas skutečně proplatit zaměstnance. Více nešťastné, když ve srovnání s některými jinými produkty, které jsem recenzoval, společnost připouští, že její integrace QuickBooks „vyžaduje nastavení webového konektoru Intuit a trochu jemnosti pro nastavení“. Jedinou další možností je exportovat data do formátu CSV a poté je otevřít v jiné aplikaci, jako je Microsoft Excel.

V kontrastu s konkurencí ExpenseBot, jako je integrace Expensify nejen s QuickBooks, ale také mezi Xero, NetSuite a Intacct. Se všemi těmito schopnostmi získáte od společnosti spoustu držadel. Ve skutečnosti se tomu nemůžete vyhnout; ExpenseBot pracuje s každým zákazníkem osobně na nastavení věci.

V době psaní tohoto článku je ExpenseBot kombinací „Ach jak cool“ a „Proč to neudělá?“ Je to dobrá volba pro každého, kdo chce jednoduše věci pro uživatele, aniž by minimalizoval administrativní kontroly. Ale její nedostatek samoobslužného rozhraní, podpora pouze integrace QuickBooks a cena, která se nezdá tak přátelská, jak by měla být, to vše kombinuje, aby to zůstalo jen o kousek pod našimi nástroji Editors 'Choice-win Certified Now and Expensify. Pokud vás však negativy hned nevyhná, vyzývám vás, abyste pro své podnikání zvážili ExpenseBot. Její rovnováha jednoduchosti a síly je opravdu pěkná.