Obsah:
Video: PRODUKTIVITA A EFEKTIVITA (10 tipu)| Jak být produktivní a mít vše hotovo (Listopad 2024)
Obsah
- Organizace: 15 tipů pro produktivitu od odborníků
- Rozhovory 3 a 4
- Tipy pro produktivitu 1-15
Jedním z úskalí, že jsme organizovanou osobou, je tendence se zavírat do svých vlastních organizačních návyků a technik, což si mylně říká rigidnost. Pro tento týden ve sloupci Get Organized jsem se rozhodl natáhnout daleko za hranice mých vlastních rozhovorů se čtyřmi lidmi, kteří vyvíjejí aplikace produktivity, a ptát se jich na jejich vlastní tipy a triky, aby zůstali organizovaní a efektivní.
Tito generální ředitelé, zakladatelé a vývojáři tráví svou pracovní dobu přemýšlením o tom, co musí dezorganizovaní lidé udělat, aby byli lépe organizovaní. Staví svůj software na základě testovacích dat, osobních pozorování a zpětné vazby od obrovské komunity uživatelů.
V těchto čtyřech rozhovorech najdete úvahy o tom, co to znamená být organizovaný a produktivní, a také některé konkrétní tipy a triky, které tito odborníci sami používají.
Amir Salihefendic je zakladatelem společnosti Doist, která se specializuje na software produktivity. Dva stěžejní softwarové produkty společnosti, Todoist a Wedoist, pomáhají více lidem řídit jejich osobní úkoly a projekty spolupráce. Níže je výňatek z delšího rozhovoru, který jsem provedl se Salihefendicem o organizaci a efektivitě.
JD: Cílem vašeho produktu Todoist je pomáhat lidem převzít kontrolu nad úkoly, které musí udělat. Co jste se při vývoji aplikace dozvěděli o tom, co většina lidí potřebuje, pokud jde o pomoc a vedení při plnění jejich úkolů?
AS: Lidé jsou opravdu špatní při vytváření svých úkolů. Většina lidí vytváří úkoly, které je opravdu obtížné dokončit. Například „zhubnout“ není úkol; je to delší projekt, který zahrnuje stovky úkolů. Přesto většina lidí přidá „hubnutí“ jako úkol.
Lepší je vidět „zhubnout“ jako projekt, který má úkoly, jako je jíst deset druhů ovoce každý den, chodit do posilovny každý druhý den atd. Porozumění složitosti úkolu a jeho rozdělení na zvládnutelné a působivé kousky je opravdu důležité pro vaši organizaci a produktivitu. Je to také motivující, protože můžete splnit dílčí úkoly a mít pocit, že se přibližujete k cíli.
JD: Můžete s námi sdílet dva nebo tři tipy nebo triky pro zvýšení produktivity?
AS: Myslím, že e-mail je opravdu vrah produktivity. Denně dostávám stovky e-mailů a spravuji to následujícím způsobem:
- E-mail kontroluji a zpracovávám pouze třikrát denně (ráno, poledne a odpoledne).
- Odpovím na e-mail, pokud to bude trvat méně než jednu minutu.
- Archivuji, pokud e-mail není důležitý.
- E-mail [na který chci odpovědět později] deleguji jako úkol na Todoist (prostřednictvím našeho pluginu Chrome) a určím datum splatnosti, na které nezapomenu.
- Odpoledne, když mám nízkou hladinu energie, odpovídám na delší e-maily.
JD: Podělili byste se o obrázek svého pracovního prostoru nebo snímek obrazovky vašeho počítače?
Mikael Berner: Je to opravdu důležité. Další dimenzí, o které si myslím, že vaše tvrzení podporuje, je to, že být organizován neznamená, že jste disciplinovaný nebo že můžete jednat. Myslím, že disciplína, z níž vychází organizace, je důležitá.
Také se domnívám, že fokus může být nesprávně vykládán tak, že musí být dlouhý [období nepřetržité práce].
Četli jsme a našli studie, které říkají, že průměrný člověk přepíná kontext každé tři minuty, ale nevrací se k úkolu po dobu 27 minut. Produktivita je hodně o přepínání kontextu a způsobu, jakým čtete a zpracováváte informace. Musíte být schopni reagovat na důležité věci, které přicházejí. Jste organizováni tak, že máte telefonní čísla na správných místech a ve správný čas? Nebo se musíte odrazit, abyste je našli?
JD: Jaký výzkum nebo data jste při vývoji programu EasilyDo zjistili o tom, co lidé potřebují, aby byli efektivnější, organizovanější a produktivnější?
MB: Ve svých studiích jsme zjistili, že nikdo z nás si není vědom toho, kolik času a energie vkládáme do malého úkolu, o kterém ani nevíme, že jsou úkoly. Stopujeme, jak dlouho trvá provedení těchto malých úkolů, a porovnáme je s tím, jak dlouho je pro vás chytrý agent vyžaduje.
Všichni jsme váženi a ani nevíme, že jsme váženi, distribuovanými aplikacemi a daty.
JD: Můžete s námi sdílet dva nebo tři své vlastní tipy a triky pro zvýšení produktivity?
MB: Spoléhám na nástroje, které mi pomáhají odhalit nejdůležitější informace. SnadnoDo, Rozbalit.Me, SaneBox - spousta věcí, které odmítají e-mail - doporučuji některý z těchto nástrojů.
Nejlepší pravidlo, a já z toho někdy sklouznu, je „Pokud se chystáte otevřít e-mail, buď s ním něco udělejte, například na něj odpovězte, nebo jej smažte nebo jej odešlete.“ E-mail ani neotevírejte, pokud jej nebudete moci hned zpracovat. To je součástí pravidla dvou minut.
Právě teď sedím v naší konferenční místnosti, která má tyto stoly Ikea, ale jsou to skleněné stoly, na které můžete kreslit pomocí suchých mazacích značek. Spojuje práci skupiny na stole a ne posílá jednoho člena skupiny na tabuli. Posiluje týmovou práci.
