Organizujte se: 3 metody pro lepší řízení času

Abyste byli produktivnější, musíte svůj čas efektivně řídit. Jak se vám daří lépe spravovat svůj čas? Bez ohledu na to, kde jste se svými schopnostmi v oblasti správy času, první věcí, kterou musíte udělat, je sledovat, jak v současné době trávíte čas. Nemůžete změnit způsob, jakým trávíte čas, pokud nevíte, jak jej nyní používáte.

Existují tři primární způsoby, jak sledovat svůj čas, a každý z nich má klady a zápory. Způsob, který je obecně považován za nejjednodušší, je nejméně přesný. Ten, který je nejpřesnější, je časově velmi náročný. Konečně existuje způsob, jak sledovat svůj čas pomocí technologie, která je velmi jednoduchá, ale přesná pouze pro určité druhy úkolů.

O těchto třech metodách potřebujete vědět:

1. Odhad času (také známý jako metoda odhadu pracovního týdne)

Co je to odhad času? Odhad času je seznam všeho, co jste udělali během časového období, spolu s tím, kolik hodin a minut odhadujete, že jste to strávili.

Jak udělat odhad času: Časové odhady se často provádějí na konci týdne. Můžete si vzpomenout na svůj týden nebo na jakoukoli dobu, po kterou se chcete ohlédnout, a spočítat, kolik hodin jste věřili, že jste pracovali, spali, běhali pochůzky, vařili, čistili nebo sledovali filmy. Pokud si to necháte, pomůže vám poradit se s kalendářem.

Výhody: Časové odhady zabírají velmi málo času. Protože je můžete uložit až do konce týdne, vaše každodenní rutina není přerušována obtížnými úkoly zaznamenávání času.

Nevýhody: Odhady času jsou nejméně přesným způsobem měření toho, jak trávíte svůj čas. Vědci zjistili, že když lidé odhadnou, jak tráví svůj čas pomocí zpětného přístupu, často skončí celkem více hodin, než je tomu ve skutečném týdnu (168). Lidé mají tendenci přeceňovat, kolik pracují a podceňují svůj volný čas.

2. Časový deník (také známý jako přístup k celkovému času)

Co je to časový protokol? Časový deník je záznam toho, co jste dělali celý den, rozdělené podle bloků času, které účet za celý den. Záměrem je započítat každý blok času za 24 hodin.

Jak vytvořit časový protokol: Chcete-li vytvořit časový protokol, potřebujete jen více než list papíru nebo tabulku. Vytvořte sloupec a zadejte do něj po sobě jdoucí bloky času v krocích po 15, 30 nebo 60 minutách. Můžete kombinovat více časových bloků pro hodiny, kdy obvykle spíte. Pravidelně během dne nebo na konci dne vyplňujete mezeru vedle každého časového bloku tím, co jste dělali během této doby. Jak konkrétní se svým popisem dostanete, záleží na tom, co chcete vědět o sobě nebo na jaké transformaci správy času chcete dělat.

Pros: Časové záznamy jsou přesnější než časové deníky. Jsou více, když je vyplňujete častěji a méně, takže čím déle budete čekat na jejich dokončení. Je velmi snadné klasifikovat svůj čas do kategorií, sčítat čísla a analyzovat výsledky.

Nevýhody: Zapsání jedné odpovědi na to, co jste udělali mezi, řekněme, 9:00 a 10:00, nemusí být realistickým odrazem toho, jak jste tuto hodinu skutečně využili. Řekněme, že jsi pracoval. Opustili jste v té době stůl a napili se vody? Rychle jste telefonovali? Četli jste novinky online na pár minut během své práce? Časové protokoly zobecňují o blocích času, aniž by se dostaly do skutečných detailů toho, co jste dělali.

3. Aplikace pro sledování času

Co je aplikace pro sledování času? Aplikace pro sledování času je software, který používáte ke sledování, kolik času trávíte různými věcmi, většinou v počítači a telefonu. Existují pasivní aplikace pro sledování času a aktivní. Pasivní, jako je RescueTime, měří, kolik času trávíte v různých aplikacích a na různých webových stránkách. Aktivní aplikace pro sledování času, jako je Toggl, vám na obrazovce poskytují časovač, který se spustí během práce, takže při práci na jednom úkolu můžete používat více aplikací a webů.

Jak používat aplikaci pro sledování času: S pasivním měřičem času si ji nainstalujete do svého počítače nebo mobilního zařízení a jednoduše ji necháte běžet. Automaticky zaznamenává veškerou vaši aktivitu, aby ji zaznamenal, roztřídil, shodoval a analyzoval. Tyto aplikace můžete obvykle kdykoli pozastavit a můžete je nastavit tak, aby se vypínaly v době, kdy nechcete sledovat svou aktivitu. Aktivní časovače spoléhají na vás, že stisknete tlačítko pro jejich spuštění a zastavení. Umožní vám zadat informace o tom, co jste dělali, když to běželo, a aplikace automaticky přidá tyto informace do záznamu, který si můžete kdykoli prohlédnout a dále analyzovat. Verze aktivních měřičů času pro mobilní aplikace mohou být užitečné pro to, aby vám umožnily spustit časovač, když jste na schůzkách, cestujete za prací a děláte jinou práci mimo počítač, kterou chcete měřit.

Existuje několik mobilních aplikací pro sledování času, které monitorují vaši polohu a údajně vám pomáhají klasifikovat váš čas tímto způsobem, ale zatím nejsou příliš chytré a vyžadují příliš mnoho ručního zadávání, aby v tuto chvíli byly hodnotné. Možná se jednoho dne zlepší.

Výhody: Aplikace pro sledování času jsou vynikající, pokud jde o poskytování podrobností o vašich digitálních činnostech. Mají nástroje pro kategorizaci vašeho času a vyplivnutí grafů a grafů. Nejlepší z nich se velmi snadno používají a většina z nich má bezplatnou volbu.

Nevýhody: Aplikace pro sledování času vám poskytují bohatou analýzu toho, co děláte na svém počítači, ale nejsou určeny ke sledování celého vašeho času, takže jim budou chybět hodiny strávené skládáním prádla, vaření, čtení, hraní s vašimi dětmi nebo domácí zvířata nebo cokoli jiného.

Sledujte dva týdny a poté analyzujte

Pokud jste novým měřením času, doporučujeme kombinovat metodu časového záznamu s aplikací pro sledování času. Tímto způsobem získáte přehled o tom, jak trávíte všechny hodiny ve vašem dni, plus podrobnou analýzu času vašeho počítače.

Než budete chtít analyzovat, budete chtít přihlásit svůj čas alespoň dva týdny. Během prvního nebo dvou dnů můžete své chování mírně změnit, protože přemýšlíte o tom, že sledujete svůj čas. Vaše chování se rychle vrátí do normálu.

Také, pokud zjistíte, že říkáte: „Ach, ten den by se neměl počítat, protože to bylo velmi neobvyklé, “ přestaňte. Čím více budete sledovat svůj čas, tím více si uvědomíte, že máte více neobvyklých dnů, než jste si pravděpodobně uvědomili. Cílem je lépe porozumět tomu, jak skutečně trávíte svůj čas, nikoli průměrný den. Jakmile budete vědět, jak celkově trávíte čas, můžete začít informovaně rozhodovat o tom, co chcete udělat víc, méně nebo chcete začít dělat něco zcela nového.