Zorganizujte si: 3 způsoby, jak využít nové asanské desky Kanban

Některé nástroje produktivity opravdu nedávají velký smysl, dokud je neuvidíte v akci. Takže, pokud jste nikdy nepoužívali kanbanové desky, možná jste nerozuměli tomu, co všechno bzučení kolem nejvyššího workflow-managementu a služby spolupráce Asana přidáním Kanbanových desek. Pokud však máte zájem být produktivnější v práci, stojí za to se na to podívat, jak vysvětlím.

Pro nezasvěcenou online aplikaci Asana, která získala v poslední době hodně trakce. Tato služba je v podstatě seznam úkolů týkajících se steroidů. Asana můžete použít se skupinou lidí a na pracovištích je to docela populární. Co je nového v Asaně od minulého týdne, je funkce zvaná desky založené na kanbanových deskách. Kanban je obecný pojem, který popisuje jak typ aplikace, tak systém pro její použití. Jednou z nejznámějších aplikací pro kanban board je Trello.

Kanban je také velmi oblíbený mezi týmy IT a vývojovými týmy softwaru. Když to popisují, hádají pojmy jako Scrum a doručování v pravý čas a očekávají, že nás běžný lid pochopí, co znamenají. Je to velmi matoucí.

Mnohem jednodušší a jasnější způsob, jak pochopit kanban, je vidět jeho příklady v akci. Níže uvádíme několik příkladů kanbanových desek, které mohou být na pracovišti méně běžné, ale které jsou navrženy tak, aby dávaly smysl téměř každému.

1. Sledovat osobní úkoly: dělat, dělat, dělat

Jedním ze způsobů, jak používat desku kanban, je uspořádat osobní seznam úkolů a zajistit, že nikdy nepřijmete příliš mnoho úkolů najednou. Nazvěme to na desce Do Do, Doing, Done.

V tomto nastavení máte tři sloupce označené Úkoly, Úkoly a Hotovo. Máte také hromadu poznámek, které se v kanbanu nazývají karty. Úlohy píšete do poznámek, jeden úkol na poznámku a vkládáte je do sloupce Úkoly. Zatím je vše dobré.

Právě máme seznam úkolů ve sloupci Úkoly a ve sloupcích Úkoly nebo Hotovo nic. Vím, že vidíš, kam to jde, ale zatím neskoč na další krok.

Co potřebujete vědět o kanbanových deskách, jsou vizualizace informací, které byste mohli stejně snadno sledovat jiným způsobem. V Asaně byste se místo toho mohli podívat na své úkoly v zobrazení seznamu a pomocí záhlaví v seznamu rozlišit mezi různými typy úkolů, jako na obrázku níže.

Ale když si vizualizujete stejné informace v pohledu na tabuli, může to mít jiný psychologický efekt. S deskami Úkoly, Dělat, Hotovo si lidé obvykle sami stanoví limit, kolik úkolů může být ve sloupci Úkol v daném okamžiku. Účelem je vytvořit systém, který vás povede zaměřit se pouze na několik aktivních úkolů. Při pohledu na seznam je snadné cítit, že všechny úkoly jsou stejně důležité, a všechny je třeba hned dokončit !

Kanbanová deska „Do Do, Doing, Done“ funguje velmi dobře pro složité úkoly, které mají mnoho kroků. Na obrázcích nahoře a dole vidíte, že mnoho úkolů je velkých a nelze je provést za jediný den. Omezení seznamu Doing pouze na dva nebo tři úkoly vás povzbuzuje, abyste se na ně soustředili, dokud nebudou hotovi.

Je velmi jednoduché aplikovat stejný koncept omezení probíhající práce (Doing) i na nastavení týmu.

2. Distribuujte práci prostřednictvím koše sdílených úkolů

Zde je další příklad, který je celkem jednoduchý. Pomocí desky Kanban můžete zpřístupnit práci jednotlivcům v týmu, aby si je mohli vyzvednout a přiřadit k sobě.

Abychom to snadno pochopili, předstírejme, že se jedná o seznam domácích prací. Tato domácnost má tři děti: Andy, Berta a Claudio. První sloupec kanban je Chores. Další sloupce jsou Andy, Berta a Claudio. Poslední sloupec je Hotovo.

Pravidlem domácnosti je, že každé dítě si musí každou sobotu vybrat jedno děvko. Čas od času se mohou objevit i další práce. Děti mají autonomii, aby si vybíraly svou fušku na základě toho, co je k dispozici. Provedou výběr, zatáhnou tuto kartu do svého sloupce, a proto za ni zodpovídají. Po dokončení svých prací přesouvají kartu do sloupce Hotovo.

Je snadné si toto uspořádání představit na pracovišti. Můžeme mít tým pracovníků s hromadou práce, kterou všichni musí společně dokončit. Spíše než čekat, až jim správce přidělí práci, se dostanou k požadavku na úkol z dostupného pracovního koše.

3. Správa kontaktů

Neobvyklejším způsobem použití desky Kanban je vedení seznamů kontaktů podle regionu nebo města. Opět by to mohlo být stejně snadno ve formátu seznamu, ale pro mnoho lidí má vidění sloupců a karet jiný (pozitivní) psychologický účinek.

Tentokrát, dostatečně jednoduché, deska obsahuje sloupce pro různé regiony a města. Každá karta je kontakt, který má sídlo v této oblasti. Když vás cestování přivede na konkrétní místo, můžete se snadno podívat na seznam kontaktů, na které byste se mohli na chvíli obrátit. Navíc si velmi rychle všimnete, že stále více důležitých kontaktů je na stejném místě, což může znamenat, že budete muset zvýšit, jak často navštěvujete.

Chcete-li tento proces trochu automatizovat, můžete předávat e-maily z kontaktů přímo do projektu Asana. Změňte řádek předmětu na jméno a umístění kontaktu, abyste si mohli snadněji později třídit a karty správně. Když na konci e-mailu uvedete, jak mnoho lidí obsahuje své úplné kontaktní informace, budete mít všechny uložené informace také na kartách.

Udělejte více s kartami Kanban

Doufejme, že tyto příklady učinily kanbanové desky trochu přístupnější pro nezasvěcené. Jejich použití může být mnohem složitější, od sledování vývoje softwaru, které jsem naznačil dříve, až po kontrolu zásob. Základní příklady, které jsem uvedl, jsou navrženy tak, aby vám pomohly pochopit, proč byste raději mohli použít desku v Asaně než seznam. Buďte kreativní a používejte karty ke správě toho, co vám dává největší smysl.

Hledáte více informací o Asaně? Můžete si přečíst Použití Asana v podnikání, 7 Asana triků, abyste se stali jedním z obchodních workflow, a Slack vs Asana.