Zorganizujte si: 5 užitečných triků v aplikaci Microsoft Word

Můj kamarád exportoval obsah z Excelu do Microsoft Wordu a neustále ho zakopávaly různé možnosti exportu. Bez ohledu na to, co udělal, měl výsledný dokument aplikace Word zbytečné karty, ve kterých měly být jednotlivé mezery. Zavolal mi a požádal mě, abych se zastavil a pomohl.

„Prostě najděte a vyměňte mezery za tabulku jednotlivými mezerami, “ řekl jsem.

"Jak to děláš?"

Je to rozhodně jednoduchá funkce, ale je to jeden z těch triků aplikace Microsoft Word, které, pokud jste to ještě nikdy neviděli, byste při vyhledávání Google nevěděli, jak to udělat, nebo dokonce správně formulovat.

Tak jsem mu ukázal, jak, plus několik dalších užitečných triků, které používám v aplikaci Microsoft Word po celou dobu. A já se o ně podělím i zde.

1. Vyhledejte a vyměňte mezery na kartě

Mezery na kartě v aplikaci Microsoft Word se překládají do ^ t.

Chcete-li je najít a nahradit jedním mezerou, použijte tlačítko Najít / Nahradit. Do prvního pole zadejte ^ t a do druhého zadejte jeden mezeru. Hit "nahradit vše" a, voilà .

2. Najít a nahradit vracení odstavců

Kdo neobdržel dokument s dvojitým odstavcem, v němž potřebujeme pouze jeden?

Návraty odstavců nebo návraty kočárů, jak se někdy říká, mohou být v aplikaci Microsoft Word znázorněny jako ^ p.

Chcete-li najít a nahradit návraty dvojitých odstavců za jednotlivé, použijte tlačítko Najít / Nahradit. Do prvního pole zadejte ^ p ^ p a do druhého pole ^ p. Hit "nahradit vše" a jste hotovi.

3. Automatizujte často zadávaný text pomocí maker

Přiznání: Makra jsem se bála celá léta, protože jsem nerozuměl tomu, co jsou a vypadalo to, že jsem se musel naučit kód, abych je mohl používat. Není pravda. Makra jsou vaši přátelé. Přál bych si však, aby měli jiné jméno, jako například tlačítko Často zadávaný text, protože to je opravdu to, co jsou.

Mnoho lidí používá makra pro kotle, firemní prohlášení nebo právní text, který je vyžadován ve všech dokumentech určité povahy. Používám je k automatizaci extrémně základního textu, který musím psát znovu a znovu, včetně některých HTML kódů, které my ve společnosti PCMag používáme při publikování článků online.

První nastavení makra trvá několik kroků, ale vyplatí se to za čas, který poté uložíte.

Postupujte podle pokynů (pokyny jsou vytištěny pod dvouminutovým videem, které také ukazuje, jak používat makra):

Verze systému Windows 2010: Na kartě Zobrazit klepněte na tlačítko Makra zcela vpravo a vyberte možnost Záznam makra.

Slovo: Verze pro Mac 2011: Z hlavní nabídky přejděte na Nástroje> Makro> Zaznamenat nové makro.

Do pole Název makra zadejte název makra - a všimněte si, že jména nemohou mít spojovníky nebo jiné speciální znaky, pouze písmena a čísla (což je hloupé, ale tam to je). Dále můžete makru přiřadit tlačítko nebo klávesovou zkratku, je to však volitelné. Pokud budete chtít, vždy budete moci spustit makro z nabídky. Přiřazení klávesové zkratky může být složité, protože musíte znát všechny ostatní existující klávesové zkratky, abyste nemuseli náhodně přepsat ten, který byste mohli potřebovat. Pokud chcete, zadejte popis, ale není to nutné.

Když klepnete na OK, Word zaznamená vše, co píšete a děláte. Zadejte text, který chcete automatizovat, a naformátujte jej, jak chcete, nebo zaznamenejte akci, kterou chcete zachytit, a pak se vraťte zpět na tlačítko Makro a stiskněte Stop Recording.

Nyní vyzkoušejte své makro tak, že se vrátíte k tlačítku Makro a vyberete Zobrazit makra a poté vyberete „spustit“ pro vámi vytvořené makro; nebo stačí stisknout klávesovou zkratku nebo tlačítko, které jste přiřadili. Měli byste vidět, jak se váš text magicky objevuje v jednom pádu.

4. Jasné formátování vloženého textu

Kopírujete a vkládáte text z online zdrojů, jiných dokumentů, e-mailu atd. A krčíte, když se objeví na stránce červeně s 18 bodovým písmem ve Verdaně? Odstranění formátování, které bezděčně přichází s vloženým textem, je velká bolest v krku. Nastavení v aplikaci Word můžete změnit tak, aby se formátování nikdy nepřeneslo z jiných textů.

V aplikaci Microsoft Word pro Windows začněte přechodem na Soubor a výběrem Možnosti. Vyhledejte Možnosti aplikace Word a klikněte na Upřesnit. Někde v tomto masivním seznamu (vím, že je dlouhý) je záznam nazvaný Vkládání z jiných programů. Vyberte Zachovat pouze text a klikněte na OK. Vyzkoušejte zkušební jízdu vložením textu z webového dokumentu a podívejte se, jak bude odpovídat vašemu stávajícímu formátování daného dokumentu.

Dalším způsobem, jak to udělat, aniž by se vaše nastavení trvale změnilo: Vyhledejte ikonu vloženého panelu, která se zobrazí při vkládání textu. Ahoj "udržuj text, " a je dobré jít.

Pokud se tato ikona nezobrazuje (v systému Mac), přejděte do části Předvolby> Upravit a poté vyhledejte možnosti Vyjmout a Vložit. V této části klikněte na tlačítko Nastavení a ujistěte se, že je zaškrtnuto políčko Zobrazit tlačítka možnosti Vložit.

5. Vymažte řádek

Obávaný řádek! Zasáhli jste řadu spojovníků nebo podtržítek plus klávesu Enter a Microsoft Word upadl do tlusté čáry po celé stránce, kterou nemůžete po celý život zjistit, jak ji odstranit!

Trik, jak se této linky zbavit, je nazvat ji „hranicí“, nikoli linií. Klikněte přímo nad tento řádek - er, „ohraničení“. Na kartě Domů vyberte ikonu ohraničení (vypadá jako mřížka po čtyřech). Měli byste vidět, že je vybrána spodní hranice. Prostě to změňte na No Border a máte hotovo. Pokud chcete změnit nastavení aplikace Word, aby se toto ohraničení již nikdy neobjevilo, přejděte do nabídky Soubor> Možnosti> Možnosti automatických oprav. Při psaní vyberte AutoFormat a hledejte „Použít při psaní“. V této části můžete zrušit zaškrtnutí políčka Hraniční čáry.