Zorganizujte si: 5 vynalézavých použití pro podnikání v Dropboxu

Malé podniky často přitahují cloudové úložné služby, jako je Dropbox, protože poskytují spoustu hodnoty - ale pouze v případě, že je podniky využívají v plném rozsahu.

Zde je pět chytrých způsobů použití Dropboxu ve vaší firmě.

1. Používejte Dropbox jako server; Propagujte průhlednost

Snad nejviditelnějším způsobem použití Dropboxu v obchodním prostředí je alternativa ke sdílenému serveru. Zejména pro malé firmy mohou být náklady na účet Dropbox Business mnohem nižší než nákup vlastního serveru a najímání pracovníků k jeho údržbě.

Používání Dropboxu jako serveru, ať už se jedná o FTP server nebo sdílenou síť s připojeným úložištěm, umožňuje lidem, aby se všichni dostali do stejných souborů, aby mohli spolupracovat a mít lepší kontrolu verzí. Kromě typických souborů týkajících se práce, které vyžadují spolupráci, se může stát ústředním místem pro ukládání příruček pro kodex chování, informací o výhodách a průvodců stylem.

Pokud se vaše firma snaží podporovat kulturu transparentnosti, může být vynikajícím krokem správným směrem zpřístupnění dalších druhů obchodních dokumentů všem zaměstnancům prostřednictvím Dropboxu, jako jsou finanční zprávy a prezentace prezentované investorům nebo členům představenstva.

2. Sdílet cestovní itineráře; Zachovejte je offline na mobilních zařízeních

Majitelé podniků a zaměstnanci, kteří často cestují, možná budou muset sdílet své trasy s ostatními v kanceláři. Mohli by se spoléhat na jinou osobu, aby si pro ni rezervovala cestu. Nastavením složky pro cestovní itineráře má přístup každý, kdo potřebuje znát místo pobytu nebo podrobnosti o cestovních dohodách spolupracovníka.

Cestovatel navíc může pomocí mobilní aplikace Dropbox označit své důležité itineráře jako „oblíbené“, aby je zpřístupnil offline, takže jsou k dispozici dokonce na 30 000 stop. (Pokud jste osoba, která je zodpovědná za rezervaci cesty někoho jiného, ​​představte si, jak jednodušší by toto řešení mohlo být, než poslat e-mailem kopii itineráře cestujícímu pokaždé, když ji nenajde, něco, co se bezpochyby stane vždy.)

3. Sbírejte faxy

Někdy, abych získal představu o tom, jak podniky používají různý software a služby, navštěvuji společnosti a ptám se jich, co dělají. V loňském roce, když jsem hovořil s Vert (důvtipná marketingová a reklamní agentura pro mobilní svět), mi spoluzakladatel Kevin Planovsky vysvětlil, jak jeho společnost shromažďuje faxy do úložiště typu cloud - Vert skutečně používá Box spíše než Dropbox, ale nastavení podporuje buď - pomocí HelloFax.

Pokaždé, když někdo pošle fax, umístí HelloFax digitální výstup do určené složky na Dropboxu nebo Boxu. Připojením nástroje pro správu pracoviště Podio k systému také jde o krok dále. Každý příchozí fax automaticky vytvoří v Podiu úkol, který pověděl Planovskému a jeho spoluzakladateli, aby zkontroloval přenos.

4. Sdílejte média se zákazníky, klienty a partnery

Jednou z obrovských výhod používání Dropboxu je to, že se můžete s velkou flexibilitou rozhodnout, zda chcete sdílet soubory pouze s interním týmem nebo se zákazníky a spolupracovníky. Tam, kde vidím externí sdílení souborů Dropbox, je většina na webových stránkách restaurací, které jejich nabídky často zpřístupňují prostřednictvím veřejného odkazu Dropbox.

Zvažte podnikání malé restaurace. Nabídka se může denně měnit. Je to prostředí s vysokým stresem, které nefunguje na mnoha kancelářských zařízeních. A ne všichni zaměstnanci musí být důvtipní. Pokud restaurace udržuje své denní menu přístupné zákazníkům prostřednictvím Dropboxu (spíše než, řekněme, webové stránky), může zaměstnanec velmi snadno přetáhnout PDF denního menu do příslušné složky, aby ho zákazníci mohli vidět, a to bez nutnosti kódování HTML. Odkaz z webové stránky restaurace na umístění nabídky na Dropboxu bude vždy stejný, takže zde nebude žádný rozruch, žádné mušky.

Dalším běžným způsobem, jak podniky používají Dropbox, je spolupráce s partnery na projektech zvláště vizuální povahy, jako jsou například redesign webových stránek. Uložením konceptu umění a maket v Dropboxu je všechny zúčastněné strany mohou zobrazit, aniž by musely posílat velké soubory e-mailem.

Jedna poznámka: Odkazy na účty Dropbox Business mají limit šířky pásma 200 GB za den. Pokud váš účet dosáhne limitu, vaše odkazy se automaticky (ale pouze dočasně) pozastaví. Dropbox říká, že když nastane tento problém, upozorní správce Dropboxu e-mailem, ale mezitím se každému, kdo se pokusí získat přístup k odkazům, zobrazí místo vašeho souboru chybová stránka.

5. Testování dovedností uchazečů o zaměstnání

Uchazeči o zaměstnání v určitých oblastech, jako je programování a psaní, obvykle během zkoušky podávají test. Proč tuto myšlenku nerozšiřovat testováním počítačových dovedností a schopnosti uchazečů postupovat podle pokynů a požádat je o nahrání určitých dokumentů do jedné ze svých složek v Dropboxu?

Jakmile kandidát projde úvodním promítáním a je ve fázi rozhovoru, můžete ho pozvat do sdílené složky a poskytnout pokyny k tomu, co nahrát, jako je životopis, psaní ukázky, kus programovacího kódu, umělecká díla, videa - vy získat představu. Dejte svým kandidátům přesné pokyny, jak pojmenovat soubor, jeho maximální velikost a tak dále, abyste viděli, jak snadno a rychle mohou dokončit aktivitu. A pokud tento test odráží běžné postupy vaší firmy, uchazeč dostane včasnou představu o tom, jak společnost funguje. (Tento nápad jsem dostal od organizace s názvem Nyaya Health. Náborový tým používá podobný test pro potenciální nájem, pouze s nástrojem pro spolupráci a správu úkolů Asana, místo Dropboxu.)