Zorganizujte si: 5 jednoduchých kroků, jak začít s Ganttovými diagramy

Než zahájíte nový projekt, pomůže vám mít cestovní mapu, nějaký jasný přehled o všech nezbytných krocích a pořadí, v jakém musí být tyto kroky provedeny. To je v podstatě to, co je Ganttovo schéma. Nezáleží na tom, zda je projekt osobní, jako je přidání paluby do zadní části vašeho domu, nebo obchodní, jako je stavba nového webu. Musíš vědět

• kdy a kde začínáš,
• všechny kroky na cestě a jak dlouho to bude trvat,
• kdo je zodpovědný za každý krok,
• - pořadí, ve kterém musí být kroky provedeny, a -
• kdy bude projekt dokončen.

Ganttovy mapy, pojmenované pro inženýra a konzultanta Henry Gantta, který je vyvinul a používal v roce 1910, jsou vizualizací projektu od začátku do konce. Jsou to extrémně běžný typ nástroje produktivity a jsou klíčovou součástí mnoha služeb řízení projektů. Ve skutečnosti vynikající služba TeamGantt dokonce vezme své jméno z grafů., Vysvětluji, co Ganttovy grafy jsou, co dělají a jak je lidé používají, a poskytuji pět kroků, jak začít s nimi.

Co je Ganttův diagram?

„Ganttův diagram je vizualizací kroků, které je třeba provést, aby byl váš projekt dokončen, “ vysvětlil Kayvon Ghaffari, vedoucí programového manažera v LiquidPlanner, když jsem ho nedávno požádal, aby se podělil o nějaké informace o tom, jak začít s Ganttovými grafy. LiquidPlanner je aplikace pro správu projektů a spolupráci na pracovišti, která zvítězila v nabídce Editorů a která zdůrazňuje Ganttovy diagramy.

Ghaffari mi připomněl, že projekt se liší od jiných typů práce. "Projekt je soubor prací, které mají začátek a konec, a splnění vytvoření tohoto projektu je soubor úkolů, " řekl. Ganttovy grafy pracují konkrétně pro projekty, nikoli pro probíhající práci. Jde o to, aby vám pomohli dostat se od začátku do konce, takže je důležité, aby tam byly konec.

Ganttovy diagramy se čtou zleva doprava, shora dolů. (Viz obrázek výše od TeamGantt.) Osa x je čas. Graf začíná, když projekt začíná, a končí, když je projekt dodán. Délka délky osy y jsou úkoly, i když jsou pouze v seznamu. Jejich přesné umístění na ose y je irelevantní, ačkoli mají tendenci klesat v chronologickém pořadí.

"Úkol má tři složky: co to je, jak dlouho to bude trvat a kdo to bude dělat, " řekl Ghaffari. Na Ganttově grafu je každá úloha znázorněna sloupcem. Délka sloupce ukazuje, kolik času bude úkol trvat. Často jsou panely úloh barevně sladěny, což znamená, která osoba nebo oddělení je zodpovědná za provedení úkolu. Pokud jde o „co“, název úlohy se obvykle objeví na liště nebo se stane viditelným, když na něj kliknete.

Kromě znázornění všech úkolů projektu a doby, po kterou budou trvat, ukazují Ganttovy diagramy řazení a závislost. Jinými slovy, ukazují pořadí, v jakém musí být úkoly splněny, a zda se jedna věc musí vyskytnout před druhou. Proč je to tak důležité?

Co Ganttovy grafy dělají?

„Ganttovy diagramy jasně ukazují, že nemůžete dělat všechno najednou, “ řekl Chris Savoie, produktová strategie produktu Workfront. Použil příklad stavby stromového domu. Můžete si koupit hřebíky i dřevo současně, ale dřív, než je přibijete do stromu, musíte dřevo řezat.

Ganttovy diagramy ukazují závislosti mezi úkoly, obvykle s něčím, jako je linka, která je spojuje.

Než se připojil k Workfront (což je stejně jako LiquidPlanner, nástroj spolupráce na pracovišti a řízení projektů), pracoval Savoie na některých velmi složitých projektech s United Space Alliance ve spojení s Johnson Space Center NASA. Zmínil, že zatímco řazení a závislosti jsou důležité i pro jednoduché projekty, jako je stavba stromu, jsou klíčové pro masivní, roky trvající projekty, jako je budování Mezinárodní vesmírné stanice.

Další věcí, kterou Ganttovy grafy dělají, je pomoci organizacím nebo vedoucím projektů spravovat zdroje. „Jenom proto, že úkol existuje, neznamená, že existuje osoba, která je na to svobodná, “ řekl Ghaffari.

S Ganttovým diagramem můžete snadno zjistit, kdy jsou lidé nebo oddělení naplánováni, aby pracovali na úkolech, když jsou zdarma. „Musíš být schopen počítat s rozvrhem lidí a kolik hodin je za den, “ dodal. Ganttovy diagramy vytvářejí efektivní způsob, jak zobrazit čas, úkoly a zdroje.

Začínáme s Ganttovými grafy

Jakmile budete mít vysokou představu o tom, co Ganttovy grafy jsou a proč jsou užitečné, můžete je začít vyrábět pro své vlastní projekty. Těchto pět kroků vám pomůže začít.

1. Vyberte šablonu nebo vytvořte jednu od nuly

Obecně platí, že když spustíte nový Ganttův graf, máte možnost použít šablonu nebo začít od nuly. Šablony mohou pocházet z vnějšího zdroje, v případě těch, které poskytuje software pro řízení projektů, nebo mohou pocházet z vašeho minulého projektu.

Jednou z výhod použití vlastní předchozí práce k vytvoření šablony je to, že se často můžete hodně naučit z toho, co se stalo v minulosti. Šablona poskytne informace nejen o úkolech a sekvencování, ale také o tom, zda nějaké úkoly trvalo déle, než se očekávalo.

2. Označte své milníky

Většina softwaru pro tvorbu Ganttových grafů zahrnuje možnost přidat milníky. Mezník je značka, která označuje, že fáze projektu je dokončena. Například při vytváření webových stránek je typickým milníkem uzamčení drátových rámů.

Při sestavování Ganttovy tabulky od začátku je často užitečné před přidáním úkolů vykreslit všechny milníky. Výpis všech milníků pomáhá rozebrat projekt na menší kousky a tyto menší kousky lze snáze konceptualizovat než celý projekt najednou.

3. Přidání úkolů, sekvenčních událostí a vytváření závislostí

Dalším krokem je přidání úkolů, sekvenčních událostí a vytvoření závislostí. Při přidávání úkolů se nezapomeňte podívat na historické zprávy nebo mluvit s lidmi, kteří úkoly splní, a získat přesné odhady, jak dlouho by měly trvat.

Při sekvenování událostí mějte na paměti, že je možné provádět více úkolů současně, ale ne stejnou osobou. V sestavení webových stránek může jedna osoba pracovat na drátových modelech, zatímco jiná osoba shromažďuje ukázkový obsah prototypu. Návrhář drátových modelů však nemůže současně vytvářet náladové desky.

Závislosti přidávejte až poté, co uvedete všechny úkoly a uvedete je ve správném pořadí, a buďte s nimi opatrní. „Věc, která tě může opravdu zkazit, je, když půjdeš do Ganttovy tabulky a uvidíš, že řekněme, že úkol 12 již není závislý na úkolu 5, “ řekl Savoie. Dodal, že začátečníci by měli být velmi opatrní, aby neodstraňovali závislosti, pokud si nejsou jistí, že je to správné, protože jejich zpětné získání je velmi obtížné, pokud vytvářejí dlouhý sled událostí.

4. Sledujte své zdroje

"Úkoly musí být ve správném pořadí, a pak musíte kontrolovat, kdo je k dispozici, aby tyto úkoly splnil, " vysvětlil Ghaffari. Jak je uvedeno výše, pouhá skutečnost, že existuje úkol, neznamená, že je na to někdo volný.

Ghaffari poznamenal, že jeho firemní Ganttův grafový software neumožňuje nadměrné vaření, což znamená, že LiquidPlanner vám nedovolí přiřadit někoho k úkolu, pokud je tato osoba již přiřazena k jinému úkolu současně.

Ganttovy diagramy vám pomohou vidět nejen to, že je zdroj přepsán, ale jaké jsou důsledky pro zbytek plánu projektu, když je opraven.

5. Spolupracujte

„Je opravdu důležité, aby lidé pochopili, že Ganttův diagram není magie, “ řekl Ghaffari. "To, že jste něco naplánovali, neznamená, že to má co do činění s realitou."

Způsob, jak zajistit, aby Ganttův diagram byl v souladu s realitou, je prostřednictvím spolupráce. Software Ganttův graf je často součástí většího balíčku pro správu projektů nebo spolupráce na pracovišti. Každý v týmu by měl mít možnost alespoň vidět graf, ne-li aktualizovat úkoly a další informace, které do něj vstupují. Tímto způsobem, pokud postupník dokončí úkol brzy, a má pravomoc aktualizovat svůj pokrok, aby označil úkol jako dokončený a opravil odhadovaný čas, a tím může pomoci ostatním nabyvatelům dokončit jejich úkoly brzy. Nebo by se také mohla označit za dostupný zdroj, který by pomohl s nějakým jiným úkolem až do jejího dalšího naplánovaného přiřazení.

Ghaffari shrnul sílu spolupráce tímto způsobem: „Pokud je Ganttův diagram ve vakuu, kdo ví, jestli je přesný? Pokud je spolupráce, pak jsou zabudovány šeky a je pravděpodobnější, že odráží realitu. Tam je hodnota Ganttův graf svítí. “

Na Ganttových grafech příliš nespoléhejte

Ghaffari i Savoie mi řekli, že Ganttovy diagramy používají pro plánování a odbavení projektu, ale neradi s ním každodenně řídí práci. „Obvykle to je plán, ne harmonogram provádění, “ řekl Savoie.

Savoie také poznamenal, že začátečník si možná neuvědomuje, že se lidé zřídka, pokud vůbec, podívají na celý Ganttův diagram najednou, protože jsou obvykle obrovští. „K tisku bys potřeboval billboard, “ řekl.

Podle Ghaffariho „Vytvoření Ganttova diagramu není konečným cílem. Je to vizualizace plánu úkolů a řazení. Ganttův diagram pomáhá lidem pochopit, jak plán bude fungovat.“

Pokud vás zajímají Ganttovy grafy, pravděpodobně se také zajímáte o řízení projektů obecně. Několik skvělých tipů pro přidání, jak udržet svůj projekt na dobré cestě, najdete v mých 4 tipech, jak začít s řízením projektů, a také v mé radě o tom, jak zlepšit komunikaci pro lepší řízení projektů.