Zorganizujte si: 5 kroků k produktivnějším pracovním dnem

Pravděpodobně víte, že byste mohli lépe využít svůj pracovní čas. Ale jak to děláte?

Existuje několik triků, jak být produktivnější, a níže uvedených pět kroků přesně vysvětlí, jak se tam dostat.

Není to lehké. Chcete-li být skutečně produktivnější osobou, budete muset spíše pěstovat návyky, než se spoléhat na rychlé opravy. Ale existuje několik věcí, které můžete udělat, abyste si sami vyzvedli tyto nové návyky. Zjistíte také, že existuje mnoho mobilních aplikací, softwarových programů a technologických služeb, které vám mohou pomoci vést k produktivnějšímu pracovnímu dni.

1	Namapujte svůj cyklus produktivity

Nejdůležitější věcí, kterou můžete udělat pro zvýšení produktivity při práci, je nejprve seznámit se s cyklem produktivity. Každý má během dne časy, kdy se dokáže soustředit, a jindy, kdy se jejich pozornost zhoršuje. Ačkoli každý má své nejlepší hodiny na to, aby odvedl práci, „pro většinu lidí jsou nejproduktivnější hodiny první věcí za den - ne když se poprvé probudíte, ale relativně brzy, “ říká Dan Ariely, behaviorální ekonom a profesor Duke Univerzita. Ariely má velký zájem na tom, jak používat mobilní aplikace pro osobní sebezdokonalování. "Například, " dodal, "dělat e-mail ráno je obvykle zbytečné, protože minuty ráno jsou cennější." Ne všechny minuty se vytvoří stejně.

Prvním krokem k tomu, jak co nejlépe využít ty vzácné, prchavé minuty, je zjistit, jaké jsou vaše období vysoké a nízké produktivity nebo vysoké a nízké kapacity, jak jim Ariely dává přednost.

Zatímco mnoho lidí si myslí, že vědí, které denní doby jsou nejlepší a nejhorší, není na škodu to zkontrolovat. RescueTime je zdaleka nejlepším nástrojem, který jsem našel pro zjišťování vašeho cyklu produktivity. RescueTime je malá stolní aplikace, která zaznamenává, které programy používáte a jaké weby navštěvujete po celý den a na jak dlouho. Klasifikuje tyto různé aplikace a weby (velmi produktivní, produktivní, neutrální, rušivé nebo velmi rušivé) a generuje zprávu o tom, jak trávíte svůj čas. Například stránky sociálních sítí jsou ve výchozím nastavení „velmi rušivé“. (Pokud nejsou výchozí hodnoty pro vás přesné, můžete překlasifikovat libovolné weby a programy.) Hodně o svém produktivním cyklu můžete také říci sledováním, jak často měníte úkoly.

Před analýzou vaší zprávy doporučujeme použít RescueTime alespoň týden. Zkuste to použít beze změny svého normálního chování. Jde o to, být týdenním vzorovým zaměstnancem. Je to přijít na to, kdy jsou vaše přirozené okamžiky pro vysokou a nízkou kapacitu.

Pokud máte některá data, podívejte se na denní doby, kdy jste strávili dobrý kus času (40 minut nebo více) na jednom, vysoce produktivním úkolu. Nyní hledejte denní doby, kdy jste byli méně produktivní, rychle přecházeli mezi různými úkoly nebo trávili dlouhé rozpětí času.

Například jsem na mě nejvíce soustředěný mezi zhruba 9:00 a 11:00, pak se moje produktivita sníží. Kolem oběda jsem obvykle velmi rozrušený. Někdy, ale ne vždy, mám odpoledne další silné období produktivity, ale není to spolehlivé.

Dalším krokem je vědět, co s těmito informacemi dělat.

2	Změňte rutinu

Jakmile znáte svůj cyklus produktivity, měli byste změnit svou rutinu, aby se do něj vešly.

Například můžete zahájit plánování schůzek pro denní doby, kdy máte nižší zaměření. Setkání zřídka vyžadují, abychom byli v našich silách. Tak například zvykněte si, že se nikdy nebudete mít ranní schůzky, pokud jsou vaše produktivní čas ráno.

A naopak, řešte své nejdůležitější úkoly s vysokým zaměřením během dne, kdy je vaše mysl v nejlepším možném smyslu. Naše nejdůležitější práce často neplánujeme. Jen se k tomu dostaneme, když můžeme. To je v pořádku, pokud si zvyknete dělat to během dne, kdy se můžete opravdu soustředit.

Vzhledem k tomu, že většina lidí může dělat úkoly s vysokým zaměřením dříve, můžete si zvyknout na spouštění pouze programů, které pro tyto úkoly používáte během vaší nejvyšší produktivity. Pokud například e-mail pro vás není příliš produktivní, neotevírejte jej. Prostě ani nespusťte program. Pokud opravdu potřebujete zkontrolovat svůj e-mail, nahlédněte do své doručené pošty na svém mobilním telefonu nebo tabletu a poté jej odložte, abyste se mohli vrátit k úkolům, které skutečně vyžadují vaši pozornost.

Co když se v prohlížeči stane hodně vaší práce s vysokou produktivitou, ale jsou tu také vaši největší časoví uživatelé? Existuje několik triků pro minimalizaci rozptýlení tohoto druhu. Pro začátečníky můžete aktivní kartu přepnout do režimu celé obrazovky. To vám pomůže zůstat u úkolu po ruce. Můžete také nainstalovat zásuvné moduly prohlížeče a rozšíření, která vás zamknou mimo vámi zadané weby. Můj oblíbený se jmenuje StayFocusd pro Chrome. Další doporučení najdete v mém článku o tom, jak se soustředit.

3	Zkontrolujte svůj den, každý den

Další změna, aby se vaše rutina: Udělejte si zvyk vždy zkontrolovat svůj den, než začne. Podívejte se nejprve na svůj kalendář a seznam úkolů, abyste na schůzku naplánovanou před dvěma týdny, kterou jste naplánovali, nebyli chyceni mimo dohled. Ať už je to nad vaším prvním šálkem kávy nebo při dojíždění, s jediným okamžikem (a měl by to být stejný okamžik každý den, aby se stal zvykem), přezkoumání vašich plánů na celý den opravdu změní.

Vytváření nového zvyku přezkoumávat každý den se snadněji říká, než udělá. Jedna mobilní aplikace, která vám může pomoci připomenout, je Any.Do, která má funkci nazvanou AnyDo Moment. AnyDo Moment zahraje příjemný tón a každý týden posílá oznámení ve stejnou dobu a říká vám, že je čas zkontrolovat svůj den. Aplikace pak zobrazí vše ve vašem kalendáři a seznamu úkolů a zeptá se, zda si chcete ponechat plán, nebo jej přesunout do jiného dne.

4	Naplánujte si přestávky

Vem si přestávky. A ne jen jedna přestávka na oběd. Vaše mysl se musí osvěžit, pokud budete nejproduktivnější osobou, jakou můžete být.

Jsem velkým fanouškem sledovačů aktivity pro fitness a jednou z funkcí v několika z nich, kterou miluji, je tichý alarm. Můžete si nastavit budík, který způsobí, že vaše fitness pásmo vibruje v určitou denní dobu, tiše. Rád to nastavím na 16:00 ostré, když vím, že bych si měl dát pauzu, jestli si myslím, že to potřebuji nebo ne. Dokonce i pouhé vystoupení z mé židle chodit do kuchyně a mýt šálek kávy je dost, abych trochu oči pryč od obrazovky počítače.

Některé sledovače aktivity mají také nečinná upozornění. Tyto poplachy způsobí, že tracker vibruje, pokud sedíte po určitou dobu, obvykle jednu hodinu. Jsou navrženy tak, aby vám připomínaly vstávání a pohyb, ale myslím si, že jsou stejně cenné jako připomenutí, aby přestali pracovat na dvě minuty a přestali. Možná budete chtít nainstalovat aplikaci pro přestávku, odlehčený program, který vám připomene přestávky a může vás dokonce na krátkou dobu dokonce zamknout z vašeho počítače, abyste problém vynutili. Naše oblíbená je aplikace pro Mac s názvem TimeOut Free.

Další dobrý pro Windows, Mac a prohlížeče se nazývá Focus Booster.

5	Zarovnejte koncové útržky

Představte si, že váš den chodí jen plavě. Potom 16:40 hity. Snažíte se mít co dělat. Je to jako by věčnost prošla! Pak se znovu podíváte na hodiny a… je 16:42

Jak často ztrácíte těch posledních 20 minut na konci dne? Kolik hodin se rovná za měsíc? Kolik času trávíte na sociálních sítích nebo posíláním textových zpráv svým přátelům?

Nakopněte si tento zvyk tím, že uspořádáte několik domácích prací. Zkuste je udělat z něčeho, co se vám líbí, ale to by mohlo být považováno za práci. Mezi příklady patří:

• spisové papíry
• sledování starých e-mailů
• vyprázdnit mezipaměť vašeho počítače
• smazání historie vašeho prohlížeče
• zpětné telefonní hovory
• otřete prach a drobky z vašeho stolu, klávesnice a monitoru.

Pokud máte v předstihu krátký seznam možností pro úkoly, které můžete udělat na konci dne, je pravděpodobnější, že jednu z nich skutečně provedete. Vytvořte si poznámku v kalendáři, nebo dokonce jen zanechte lepicí poznámku u stolu s několika nápady, které budou sloužit jako připomenutí. Přijďte v pátek v 4:45 hodin, vaše oko se k nim pravděpodobně bude potulovat. Dodatečné zdroje