Zorganizujte si: 5 způsobů, jak lépe poslat e-mail

Existuje spousta filozofií a metodik pro efektivnější používání e-mailu. Jsou základem pro omezení rozptýlení a jsou produktivnější. Musíte však také vědět, jaké nástroje máte k dispozici, abyste se dostali na toto produktivnější místo.

Poskytovatelé e-mailových služeb a vývojáři aplikací třetích stran vynalezli některé výjimečné nástroje, díky nimž je e-mail mnohem efektivnější. Je jich tam pět, které mají podle mě největší účinek a jsou nejrozšířenější. Společně vám pomohou

• psát lepší e-maily,
• přeměnit e-maily na úkoly,
• zrušit zasílání e-mailů,
• naplánovat odesílání e-mailů a
• odložit e-maily.

Napište lépe

Psaní zbytečně dlouhých nebo nejasných e-mailů je ztráta času. Příjemce nemusí mít čas je nejprve číst, nebo může ztrácet čas, aby si je znovu přečetl, aby se jim pokusil porozumět, nebo může na vysvětlení odpovědět odesílateli. Navíc je tu především veškerá ztráta času stráveného jejich psaním.

Existují dvě aplikace, které vám pomohou psát lepší e-maily, protože se zaměřují na samotné psaní: Gramatika a Crystal.

Gramatika je plug-in, který funguje jako kontrola pravopisu a analyzuje gramatiku a ve skutečnosti vytváří inteligentní návrhy, jak zpřísnit jazyk, psát jasně a opravit běžné chyby. Má pozoruhodnou schopnost odhalit chyby ESL zejména.

Crystal je také plug-in, a to vás nudí, abyste přizpůsobili jazyk svého e-mailu, aby apeloval na příjemce. Funguje to takto: Crystal nejprve najde své příjemce online - jejich účty Twitter, stránky Facebook atd. - a podívá se, jak používají a reagují na jazyk. Jsou stručné a přímé? Nebo mají tendenci být chyceni při zdlouhavých diskusích? Na základě výsledků vás Crystal provede vaším psaním.

Pokud nejste silný spisovatel, velmi jasné výzvy Crystal vám mohou skutečně pomoci najít slova k napsání toho, co chcete říct. To je cenný návrh, ale na tom je něco, co mě tře špatně. Existuje nestacionární předpoklad, že přizpůsobujete svůj jazyk tak, aby se něco od druhé osoby dostalo, a já to považuji za manipulativní. Možná vás to však neobtěžuje, nebo to může být přesně to, co hledáte. Nelze popřít, že je dobré v tom, co dělá, v každém případě.

Proměňte e-maily na úkoly

Vaše doručená pošta není váš seznam úkolů, ale pravděpodobně stále máte úkoly přiřazené e-mailem. Oprava spočívá v nastavení připojené aplikace, která tyto úkoly efektivně přesune na vhodnější místo.

Spíše než ručně zadejte nový úkol pro sebe v jakékoli aplikaci nebo úkolu, který používáte, připojte aplikaci přímo k e-mailovému účtu nebo nastavte přeposílání e-mailů a jedním nebo dvěma kliknutímy přesuňte tento e-mail na správné místo.

Několik aplikací, které podporují schopnost přesouvat e-maily do jiné aplikace, a to buď přímým připojením, nebo e-mailem vpřed, jsou Wunderlist, Evernote Plus a Premium, Todoist Premium, Boxer a Newton Mail.

Zrušit odeslání

Všichni jsme předčasně zasáhli Send, ať už je to proto, že jsme přehlédli překlep, vynechali nějaké informace, nebo jsme nepřestali přehodnocovat e-mail napsaný v žáru okamžiku. Nemusíte však žít s lítostí nebo neefektivností, že musíte napsat druhý e-mail. Musíte být schopni vrátit zpět odeslání.

Zrušit odeslání se liší od vyvolání zprávy. Při vrácení zpět není zpráva nikdy odeslána. V podstatě váš e-mail obsahuje zprávu po dobu 10 až 30 sekund, během které můžete změnit názor.

Gmail má tlačítko Zpět Odeslat (viz video níže, jak jej nastavit), které by měl povolit každý uživatel Gmailu. Newton Mail (který je plný bohatých funkcí pro e-mail na mobilních zařízeních) má také ten, který pracuje na libovolném e-mailovém účtu, který podporuje, a který zahrnuje účty Microsoft Exchange a iMap. Ostatní poskytovatelé e-mailu to také nabízejí.

Naplánovat odeslání

„Právě teď“ není vždy vhodný čas k odeslání e-mailu. Tehdy se hodí rozesílání rozvrhu. Tato e-mailová funkce umožňuje vybrat čas, kdy bude vaše zpráva doručena. Outlook, Boomerang pro Gmail a Newton Mail to všechno mají.

Pomocí rozvrhu odeslání, dokud zpráva ještě nevyšla, můžete ji také upravit. Zahrnuje tedy stejnou zemi jako funkce vrácení zpět.

Odložit

Nejsem příznivcem filosofie Inbox Zero, když se snažím udržet vaši nepřečtenou zprávu v klidu. Trvá příliš mnoho času na správu a nezabývá se skutečnými e-mailovými potřebami lidí, psychologicky ani technicky. Jsem však příznivcem snoozingu, který má stejnou myšlenku, aby se počet zpráv ve vaší doručené poště v co nejkratší době minimalizoval.

Odkládání nečiní nic jiného, ​​než skrýt zprávu z doručené pošty na určitou dobu. Jak dlouho? Vy rozhodujete. Výsledkem je, že se můžete soustředit na důležité zprávy, aniž byste byli rozptylováni méně důležitými zprávami. Tyto méně důležité zprávy se znovu objeví v době, kdy je pro ně lepší se s nimi vypořádat. Aplikace Outlook (kde se nazývá „plán“), Airmail, Sparkmail a Newton Mail mají tlačítko pro odložení.

Pokud máte zájem být produktivnější (a kdo ne?), Měli byste se podívat na můj přehled nejlepších aplikací pro produktivitu. Bez ohledu na to, jaké jsou vaše problémy s efektivitou práce, tam by mělo být několik aplikací nebo služeb, které vám pomohou lépe využít váš čas.