Usporiadejte: 7 způsobů, jak automaticky uspořádat kontakty jill duffy

Kolik e-mailových adres používáte? Kolik databází kontaktů máte jako výsledek? Udržování aktuálního adresáře je bolest, protože vyžaduje častou aktualizaci. Naštěstí existuje několik způsobů, jak automatizovat proces aktualizace a zálohování seznamu kontaktů.

Zde se s vámi podělím o sedm způsobů, jak můžete automaticky uspořádat seznam kontaktů. Pět z triků používá IFTTT, bezplatný web a službu, která znamená „pokud toto, pak to“. IFTTT funguje takto: Autorizujete jej, abyste měli přístup k různým online účtům, které používáte, jako jsou Gmail, Evernote, Kontakty pro iOS atd. Pak vytvoříte „pokud toto, pak to“ scénáře (nebo „recepty“, jak se jim říká), které služba provádí. Za chvíli vám ukážu několik příkladů. K vytvoření receptů nemusíte vědět, jak kódovat nebo psát skripty. Je to opravdu velmi jednoduché.

Raději používám web IFTTT na obrazovce počítače nebo notebooku v plné velikosti, ale pokud pracujete na mobilním zařízení, je zde aplikace IFTTT pro iPhone a nedávno vydaná aplikace pro Android IFTTT.

Zde je pět způsobů, jak používat IFTTT (a dva bonusové způsoby pomocí nástrojů jiných než IFTTT), které vám pomohou uspořádat, zálohovat a obecně udržovat váš adresář. Zaregistrujte se a získejte bezplatný účet IFTTT a tyto recepty vyhledejte v části Procházet na webu. Všimněte si, že recepty zde obsažené jsou podobné povahy, ale využívají různé služby. Další návrhy pro automatizaci naleznete v 101 Nejlepší recepty ifttt.

1. Pokud přijde nový e-mail v Gmailu, přidejte na Disk Google „Z adresy“

Povolte tento recept a až dorazí nová zpráva Gmailu, automaticky se do tabulky na Disku Google přidá záznam o e-mailové adrese odesílatele. Při testování tohoto receptu jsem si všiml, že dostanete duplikáty, což je nepříjemné a méně než ideální. Pokud máte inteligentní a automatizovaný způsob, jak tento seznam znovu duplikovat, sdílejte jej prosím v komentářích!

2. Pokud je do kontaktů pro iOS přidán nový kontakt, přidejte na disk Google 'From Address'

Tato automatizace funguje stejně jako před ní, kromě toho, že používá spíše kontakty iOS než nové příchozí zprávy Gmail. V důsledku toho netrpí výše uvedeným duplicitním problémem. Na druhou stranu je určen pouze pro uživatele Apple.

3. Pokud je nový kontakt přidán do kontaktů pro iOS, pak pozvat na připojení na LinkedIn

Zapněte tento recept a pomůže vám udržovat databázi připojení LinkedIn. Můžete jej použít kromě jiných receptů iOS Contact (nejste omezeni pouze na jeden), ale znovu, pouze pokud jste uživatelem Apple.

4. Pokud do Gmailu dorazí nový e-mail, připojte e-mailovou adresu odesílatele k poznámce v Evernote

Tento recept je jediný v tomto seznamu, který nebyl předem vytvořen v IFTTT a je k dispozici v sekci „Procházet“, ale sdílel jsem ho, takže by nyní měl být veřejně dostupný. Stejně jako u předchozí receptury Gmailu (číslo jedna v tomto seznamu) budete mít duplicitní záznamy, jakmile přijdou nové e-maily, ale alespoň budete mít zálohu vašich kontaktů.

5. Pokud je nový kontakt přidán do kontaktů pro iOS, připojte poznámku k Evernote

Tady je další pro uživatele iOS. Zálohujte své kontakty iOS na Evernote. Jak je napsáno, tento recept zachycuje jméno odesílatele, telefonní číslo, e-mailovou adresu, adresu, přidružení (organizace / společnost), pracovní pozici, poznámky a přidané datum. Pokud chcete, můžete upravit recept a vyloučit kterékoli z těchto polí.

Dva bonusové triky

IFTTT je vynikající služba, která se snadno používá, ale mám dvě další taktiky pro organizaci kontaktních informací.

6. Předávejte zprávy na vlastní variantu vaší adresy Gmailu

Jeden používá starý trik Gmailu. Období na vaší adrese v Gmailu, jak se ukázalo, neovlivňuje doručování pošty. Takže a oba se doručují na stejný účet. Trik tedy spočívá v nastavení pravidla v Gmailu, které filtruje různé varianty vaší adresy v Gmailu. Nastavil jsem pravidlo tak, že pokud je příchozí pošta odesílána na moji osobní adresu Gmail se dvěma speciálně umístěnými tečkami v názvu, zpráva přeskočí doručenou poštu a bude označena jako „Kontakty“. Tuto adresu používám, když dostanu e-mail na svou pracovní adresu, který od někoho, kdo se také stává osobním kontaktem: zprávu předám na svou zvláštní variantu adresy Gmail nebo odpověď. Výsledkem je, že tito lidé a historie e-mailů jsou nyní v mém osobním Gmailu, lze je zcela prohledávat, ale z mého doručené pošty jsou mimo dosah.

7. Automatické přidávání do kontaktů příchozích a existujících e-mailů

Druhým trikem je použití bezplatné aplikace EasilyDo pro Android nebo EasilyDo pro iPhone. Je to aplikace osobního asistenta s desítkami automatizací, které můžete volitelně povolit. Má automatizaci s názvem Kontaktní informace, která hledá nové a stávající kontaktní informace z e-mailových účtů, kterým jí udělujete oprávnění k přístupu. Poté přidá lidi, které najde, ke svým účtům Kontakty, Evernote, Salesforce a LinkedIn nebo podle toho, co si vyberete. EasilyDo obvykle rozpozná, když již kontakt existuje, zbavuje se problému s duplikací, který jsem zaznamenal v některých dalších automatizacích, a má dokonce i automatickou de-duplikaci, kterou můžete spustit pro vyčištění stávajících kontaktů.

Udržování kontaktů organizovaných, zálohovaných a aktuálních je jedním z těch úkolů, které vyžadují nějakou údržbu. Ale když automatizujete tuto údržbu, na vašich ramenou nezůstane prakticky žádná práce.