Organizujte se: doporučené postupy pro gmail

Obsah

• Získejte přehled: Nejlepší postupy pro Gmail
• Archivy Gmailu, hromadné akce, laboratoře

Gmail je jednou z nejpopulárnějších e-mailových služeb. Ať už ho používáte pro osobní komunikaci, práci nebo obojí, z toho získáte více, pokud pochopíte, jak funguje několik základních funkcí.

Toto vydání týdenní série Get Organized vysvětluje několik funkcí podpisu Gmailu a vysvětluje, jak je nejlépe používat, aby byl váš e-mailový účet efektivně uspořádán, abyste mohli být produktivnější.

Zpráva vlákna

Jak všichni uživatelé Gmailu vědí, nepřetržitá výměna e-mailů se hromadí do vlákna. Počet zpráv ve vláknu se vždy zobrazí v závorkách vedle souhrnu jmen na burze, pokud je to možné, také v počtu vláken.

Vlákno zprávy je jednou z mých oblíbených funkcí Gmailu, protože když šest lidí odpoví na jednu skupinu e-mailů, vše, co vidím, je pouze jedno nepřečtené vlákno, nikoli šest nepřečtených zpráv. Internalizuji to, že existuje diskuse, která vyžaduje mou pozornost. Pokud vidím šest nepřečtených zpráv, místo toho mám pocit, že šest věcí vyžaduje mou pozornost.

Když otevřete vlákno, zprávy, které jste si již přečetli, zůstanou sbalené, zatímco nepřečtené zprávy se rozbalí.

Osvědčený postup: Jedním z nejlepších triků v oblasti správy vláken je udržovat je neporušené, pokud se neodchylují od tématu. Když změní téma, můžete začít nový postup jednoduše změnou předmětu, když odpovíte. Nemusíte začít zcela novou zprávu. Všichni příjemci budou zahrnuti do nového vlákna a historie vaší komunikace bude stále archivována v samotné zprávě, pod elipsou, která říká „zobrazit oříznutý obsah“, když na něj umístíte kurzor (viz níže), takže každý může odkazovat to.

Štítky

Pokud by existovala jedna jediná funkce označující Gmail, byly by to štítky. Způsob, jak porozumět štítkům, je popsat, co nejsou: složky. Štítky v Gmailu často vypadají jako složky a do jisté míry dosahují stejného cíle. Štítky se však zásadně liší od složek a jejich zaměňování se složkami skutečně omezí to, co můžete s Gmailem dělat.

Dovolte mi začít vysvětlením trochu o složkách. E-mailové složky, často navržené ve stromové struktuře se schopností přidávat podsložky, fungují podobně jako složky ve skutečném světě. Vkládáte do nich věci. Pokud máte zprávu do souboru, můžete ji uložit pouze do jedné složky.

Štítky v Gmailu vypadají na první pohled hrozně podobně jako složky. Když vytvoříte nový štítek, objeví se na levé liště, podobně jako v Yahoo! uvidíte složky (přesto s výchozím nastavením). Mail, Hotmail a Outlook. Tyto štítky Gmailu mohou mít také přiřazené barvy, takže vypadají ještě více jako složky.

Jaký je tedy rozdíl?

Každé vlákno dané zprávy může mít více než jeden štítek, například „práce“, „říjen 2012“ a „naléhavé“. Gmail vám také automaticky poskytuje dva štítky: hvězdičky a „důležité“, označené žlutou značkou na levé straně zpráv, které jsou zasílány přímo vám, tj. Nikoli seznamy, zprávy nebo jiné hromadné zprávy.

Přemýšlejte o štítcích spíše jako o značkách. A vizuální štítky, které vidíte na levém kolejnici - považujte je za rychlé tlačítko k třídění všech zpráv, které mají určitou značku. Upozorňujeme, že i vaše doručená pošta je pouze štítek. Když kliknete na štítek na levé liště, zobrazí se ve vyhledávacím poli nahoře automaticky nový text.

Tento text pomáhá upřesnit hledání pouze na zprávy s příslušným štítkem. Pamatujte, že Google je společnost za Gmailem a Google byla založena jako vyhledávací nástroj.

Doporučený postup: Štítky v Gmailu používejte svobodně, protože nenahrazují složky, ale spíše způsob, jak kategorizovat nebo označit položky a učinit je prohledávatelnější.

Výkonní uživatelé by měli prozkoumat oblast Nastavení a nakonfigurovat pokročilejší atributy označování. Můžete například nastavit pravidla nebo filtry pro přesměrování určitých druhů pošty na štítek a nechat tento štítek zobrazit v levém podokně pouze v případě, že obsahuje nepřečtené zprávy.