Video: A 12 Month Plan for Going Paperless (Listopad 2024)
Pokud pracujete na organizování a čištění digitálního života, určitě jste pracovali na strategii, jak jít bez papíru. Pravděpodobně jste také zjistili, že to není tak snadné, jak to zní. Některé druhy papíru, jako jsou jednotlivé dokumenty a příjmy, lze snadno digitalizovat pomocí jakéhokoli starého skeneru. Ale představte hromadu 63 vizitek z vaší poslední konference nebo krabici starých receptů, které chcete skenovat, které byly roztrhané v časopisech nebo jsou stále vázány v knihách, a jednáte s úplně jiným problémem, kterým můžete Neřeším se stejným starým skenerem.
Nejedná se o práci pro vaše MFP
Například doma mám šestiletou multifunkční tiskárnu a plochý skener. Představuji si, že mnoho dalších lidí něco také vlastní. U jednorázových úkolů, jako je digitalizace mého posledního příjmu od optometristy pro podání žádosti o zdravotní péči, to funguje dobře.
Ale to není rychlé. A funkce podávání nikdy nefungovala zcela správně, takže nemohu skenovat stohy papíru. Navíc je to tmavá zbarvená nestvůra, která zabírá obrovskou stopu na mém prádelníku (nikdy jsem pro ni nenašla lepší místo).
Pokud jsou zařízení neohrabaná, ošklivá a nespolehlivá, nepoužíváme téměř tolik, kolik jsme mohli. Samotný akt jejich napájení je jako hádka. Pokud chcete skenovat cestu do bezpapírového života, opravdu potřebujete skener, který máte rádi a který je zkonstruován speciálně pro pomoc s vedením bezpapírového života.
Speciální skenery
Naštěstí existuje celá kategorie skenerů (a aplikací, které s nimi jdou) přesně pro tento účel. Jsou kompaktní a efektivní a dokážou zvládnout celou řadu skenovacích úloh, s nimiž se domácí uživatelé a velmi malé podniky často setkávají.
I když nemám rád své neohrabané multifunkční zařízení, jsem úplně zamilovaný do některých skenerů, které jsou dnes na trhu. Při skenování jsou světy lepší než moje šestiletá multifunkční zařízení a jsou také rychlé. Některé skenery také pohodlně exportují vaše skenování na místa, kde je chcete skutečně uložit, jako jsou Dropbox, Evernote a další služby cloudového úložiště, nikoli do výchozí složky v počítači se systémem Windows nebo Mac.
Nedávno jsem experimentoval se dvěma skenery, které mě opravdu upoutaly. Oba jsou ideální pro domácí použití a jeden z nich může být vhodný i pro některé malé podniky. Jsou to skener NeatDesk a Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat má ve skutečnosti novější model s názvem NeatConnect, který má dotykové rozhraní, ale osobně jsem s tímto modelem více obeznámen.)
Fujitsu ScanSnap
Co se mi na Fujitsu ScanSnap líbí, je způsob, jak vám umožní exportovat vše, co skenujete, na Evernote, Dropbox, Disk Google, e-mail (jako přílohu), SugarSync a na jiná místa, která by stejně skončila přetažením konečného výstupu.
Prohledal jsem hromádku vizitek (opravdu vizitky nenávidím) a poslal jsem je na Evernote, kde jsem je rychle nalepil do poznámkového bloku s názvem Kontakty a vhodně je označil, komentoval a jinak je spravoval. Některé z vizitek měly různou tloušťku papíru a různé šířky, ale skener ani neslyšel. Toto je síla použití skeneru, který vám pomůže jít bez papíru.
S ScanSnapem jsem zjistil, že když jsem přinesl naskenování vizitek do Evernote, musel jsem je otáčet a vhodně je pojmenovat. (Evernote však může provádět OCR u všeho, co skenujete, takže text bude prohledávatelný, i když je to obrázek.)
Mým oblíbeným aspektem programu ScanSnap je však to, že se sklopí, aby se snížilo množství místa, které zabírá. To je milé.
NeatDesk
NeatDesk je zatím přesvědčivé řešení, pokud jste ochotni zcela nakupovat v prostředí Neat. Když použijete řešení cloudového úložiště, NeatCloud a mobilní aplikaci Neat, kromě jednoho z firemních skenerů získáte opravdu pevně spojené výsledky. Prostředí Neat hodně dělá automatickou klasifikaci skenovaných formulářů - zejména daňových dokumentů. Za kus NeatCloud však musíte platit měsíční poplatek a ceny začínají na 5, 99 $ měsíčně.
NeatConnect, které jsem použil jen několikrát, má rozhraní dotykové obrazovky, které, stejně jako ScanSnap, umožňuje odesílat dokumenty přímo do cloudových úložných kontejnerů, jako jsou Box, Dropbox, OneDrive, Disk Google a Evernote.
Pohodlí je klíč
NeatDesk byl jedním z prvních skenerů, které jsem kdy použil, a který byl velmi zaměřen na pomoc domácnostem a malým podnikům v papírování, a jsem ohromen tím, jak rychle to nasává a vyplivává stohy papíru. Do podavače můžete načíst celou řadu papírů, protože existují sloty pro dokumenty, účtenky a vizitky, a stroj je prostě všechny zpracovává lízavě.
ScanSnap je stejně úhledný a působivý. Líbí se mi, že dokážu jen vypsat dokumenty a věřím, že dobře navržené strojové zařízení je snadno skenerem přes skener.
Neat automatizuje několik dalších věcí než ScanSnap, například rotující obrázky. Program ScanSnap je však dodáván se softwarem, který můžete použít k dosažení stejných výsledků, av některých případech je to mnohem více. Můj balíček obsahoval program ABBYY Fine Reader, jeden z nejúčinnějších programů OCR, který existuje. Také byl dodán s aplikací Adobe Acrobat, za provádění všech druhů věcí s soubory PDF, které musíte vždy udělat, ale nemůžete použít bezplatný program Adobe Reader.
Celkově jsou oba velmi schopní. Pokud se o skenerech často dozvíte, pravděpodobně budete chtít vědět, že program ScanSnap funguje trochu jinak než většina ostatních skenerů, protože nepoužívá standardní ovladače. O tom si můžete přečíst v podrobném přehledu PCMag o ScanSnap Evernote Edition, který je docela podobný iX500. Ale pokud jste méně technicky nakloněni, vše, co potřebujete vědět, je, že to funguje rychle, vypadá skvěle na displeji a pošle naskenované dokumenty tam, kam chcete.
Jízda domů je taková: Chcete-li jít bezpapírové a učinit z něj bezpapírovou součást vašeho životního stylu, potřebujete zařízení, které nenávidíte. Musí to vypadat dobře. Musí pracovat rychle, dát svůj bývalý papír někam, kde ho snadno najdete, a spustit vyhledávání v obsaženém textu. I když stojí několik set dolarů, specializované skenery stojí za nákup, pokud jste odhodláni jít bez papíru. Vaše MFP to prostě nechystá snížit.
