Uspořádejte si: vyčistěte kontakty Gmailu

"Kde je adresář?"

To je jedna z nejčastějších otázek, které se zdá, že se uživatelé Gmailu ptají. Pokud mnoho lidí nemůže najít své kontakty Gmail / Google, měli byste raději věřit, že systém není úžasně intuitivní nebo snadno spravovatelný. (V celém tomto článku používám kontakty Google a Gmail kontakty zaměnitelně, protože jsou to opravdu stejné věci.)

I když víte, že ve vašem Gmailu existuje oblast kontaktů, existuje velká šance, že se jedná o katastrofickou zónu neidentifikovatelných e-mailových adres a možná i telefonních čísel, které jsou vágně seskupeny jako ostatní kontakty.

Můj firemní účet Gmail měl více než tisíc záznamů ve skupině Ostatní kontakty. Rozhodl jsem se, že je to nepřijatelné, a tak jsem začal čistit své kontakty v Gmailu. Zde se s vámi podělím o to, co jsem udělal, co jsem se naučil, a o několik alternativních řešení, která doporučuji použít, pokud se nechcete nechat pohrávat s chaotickými kontakty Gmailu.

Tato poslední možnost, při použití úplně jiného, ​​je vlastně to, co doporučuji. Vyčištění kontaktů Google vyžaduje hodně manuální práce, zejména pokud máte tisíce „dalších“ kontaktů. Existuje tolik skvělých aplikací a služeb pro správu kontaktů, které fungují opravdu dobře a pokud chcete raději jít touto cestou, připojte se přímo k účtu Gmail.

5 fakta o Gmail / Kontakty Google

Kontakty v Gmailu fungují odlišně než mnoho jiných správců kontaktů, takže znalost několika základních principů může ohromně pomoci. Zde je pět faktů, které by mohly vrhnout nějaké nahlédnutí:

• Jak se dostanete do adresáře Gmailu? Skryje se pod velkou poštou v levém horním rohu rozhraní. Klikněte na Pošta a zobrazí se rozevírací nabídka pro Kontakty. Případně se přihlaste do Googlu a přejděte na adresu google.com/contacts.
• Když odpovíte (včetně „odpovědět všem“) nebo předáte e-mail, přidá Google automaticky do seznamu kontaktů kohokoli a každého, kdo je ve vlákně, pokud jste tuto funkci nevypnuli. Pokud používáte zařízení Android, mohou vaše kontakty Google také obsahovat seznamy telefonních čísel, která jste volali, v závislosti na tom, jak je v zařízení nakonfigurován váš účet.
• Kontakty Google mají nástroj pro sloučení, ale vždy to nefunguje ani nevypadá tak, jak byste očekávali (více o tom později).
• Kontakty Google stahují informace o klasifikaci jak z Gmailu, tak z Google+ (skupiny, respektive kruhy), ale nesynchronizují se, i když se někdy zdá, že by měly.

Nyní se podívejme na několik tipů a návodů, jak vyčistit Kontakty Google.

Vyčištění kontaktů Google

Pochopte skupiny kontaktů vs. kruhy

Jakmile vstoupíte do Kontaktů Google (znovu klikněte na logo Pošta v levém horním rohu a vyberte Kontakty), je prvním místem, na které chcete upoutat pozornost, seznamy, které se objevují v levé liště.

Jak vidíte v mém účtu, mám několik primárních sekcí: Moje kontakty, Kruhy, Nejvíce kontaktované a Další kontakty. Moje kontakty a kruhy mají podskupiny. Číslo v závorkách za názvem skupiny označuje, kolik lidí je v této skupině.

Moje kontakty jsou lidé z Gmailu, které jsem přidal jako kontakty. Kruhy jsou informace o lidech, které znáte a sledujete na Google+, a nemají nic společného s e-mailem. Když se podíváte na seznam lidí z vašich kontaktů v Gmailu (použijte vyhledávací lištu například k nalezení všech jmenovaných Smith), můžete také zjistit, zda se tito lidé nacházejí v některém z vašich kruhů Google+, protože tyto informace se zdaleka zobrazují právo na jejich jména. Mezi skupinami kontaktů a kruhy se tedy překrývají, ale ne moc, i když se lidé ve vašich kruzích plně objeví ve vašich kontaktech Google.

Už jste zmatení?

Nejvíce kontaktovaní jsou 20 nejlepších lidí, s nimiž jste si vyměnili nejvíce e-mailů, i když jste mlčeli na vlákno. Jinými slovy, nejedná se o lidi, kterým posíláte e-maily nejvíce, ani o nejnovější, protože se dívá na celou vaši historii e-mailů. Váš bývalý před třemi lety se mohl stále velmi dobře dostat na prvních 20.

To poslední Ostatní skupina jsou všichni ostatní z Gmailu (a možná i vaše zařízení Android, jak jsem již zmínil), se kterými jste se někdy spojili.

Najít a sloučit

Nejlepší postup je podle mého názoru začít hledáním duplicitních kontaktů ve skupině Ostatní kontakty (nebo napříč všemi kontakty Google, pokud ještě nemáte žádné podskupiny) a jejich sloučením.

Klikněte na Další kontakty, v horní části stránky vyberte Více a v rozbalovací nabídce zvolte Najít a sloučit duplikáty. Před přijetím akce se zobrazí shrnutí, které vám umožní zkontrolovat podrobnosti o potenciálních fúzích. Nezapomeňte zkontrolovat v tomto seznamu běžná jména, která by ve skutečnosti mohla být dvěma různými lidmi.

Nyní, pokud je tento seznam úžasně dlouhý, musíte zrušit a znovu provést funkci najít / sloučit na menší podskupinu vašich kontaktů. Můžete pouze vybrat jinou podskupinu než levá lišta, nebo můžete provést vyhledávání, například vyhledávání podle domény (např. Vyhledat všechny e-mailové adresy pomocí pcmag.com). Ať tak či onak, dá vám lépe zvládnutelný výřez potenciálních duplikátů ke kontrole. Opakujte podle potřeby.

Pro více informací se podívejte na oficiální pokyny Google k nalezení a sloučení kontaktů.

Přiřadit lidi ke skupinám, přidat podrobnosti

Těsně pod touto položkou pro další kontakty se zobrazí nová skupina. Pokud chcete své kontakty rozdělit do různých skupin, měla by vás upoutat další oblast kontaktů Google.

Chcete-li mít někoho v jakékoli skupině, musíte je také uvést v seznamu Moje kontakty. Tak to je.

Chcete-li přidat lidi do skupin, použijte tlačítko s ikonou tří hlav. Odtud je to docela samozřejmé, ale podrobnější informace naleznete v pokynech pro úpravy kontaktů Google.

Nejsem prodáván ve skupinách, které jsou opravdu cenné, zatím, protože jsem je používal pouze v omezené míře, ale mohl bych předvídat některé scénáře, kde by mohly být užitečné. Například jednu skupinu, kterou jsem vytvořil, jsou vedoucí představitelé Tech Company. Pokud jsem někdy v termínu a zoufale potřebuji cenovou nabídku, určitě by to pomohlo vědět, s kým v technickém průmyslu jsem se v minulosti spojil přímo (na rozdíl od připojení přes PR firmu).

Kdybych měl neomezený čas (kdo?), Vážně bych posílil sekci „poznámky“ jednotlivců. Klikněte na libovolnou osobu v seznamu kontaktů a můžete přidat typické informace o adresáři, plus fotografii a poznámky.

V mém osobním účtu Gmail by bylo užitečné přidat podrobnosti pro PR profesionály, protože jejich e-mailové adresy a dokonce i předchozí komunikace mi ne vždy pomohou zjistit, zda představují společnost nebo produkt, který musím prozkoumat.

Vypněte funkci automatického přidávání

Pokud si po prozkoumání seznamu ostatních kontaktů uvědomíte, že je to většinou nevyžádané (generické adresy apod.), Doporučujeme funkci automatického přidávání vypnout.

Přejděte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu a zvolte Nastavení. Zůstaňte na kartě Obecné a přejděte dolů a vyhledejte položku „Vytvořit kontakty pro automatické dokončení“ (jsou dvě pod vaším profilovým obrázkem).

Zajímá vás další aplikace a služby?

Řekněme, že po přečtení těchto informací se rozhodnete, že prostě nebudete používat Kontakty Google. Nemůžu tě vinit. Zde je několik dalších míst, kde si můžete ponechat svůj adresář, který vám umožní automaticky uchopit a přidat informace z vašich kontaktů Google.

Kontakty na LinkedIn a LinkedIn. Skutečný problém, který vidím při správě vlastního adresáře, je ten, že je těžké udržovat informace aktuální. Neměl bych být zodpovědný za aktualizaci vašeho pracovního místa a e-mailové adresy, když změníte zaměstnavatele. To je na vás, kámo. A proto miluji LinkedIn jako adresář. Je mnohem snazší mít aktualizované informace, pokud jsou za udržování odpovědné všechny vaše kontakty.

LinkedIn funguje docela dobře, protože vám pomůže najít kontakty a jejich základní informace, ale speciální aplikace s názvem Kontakty na LinkedIn jde v tomto směru o něco dále.

Pokud propojíte svůj účet LinkedIn s Gmailem, profesionální web pro vytváření sítí doporučí „lidi, které možná znáte“ na základě informací, které najde v Googlu. Někteří lidé to opravdu nenávidí, ale mohlo by to být cenné, v závislosti na tom, jak je váš účet na LinkedIn dobrý.

Na druhou stranu máte také možnost exportovat své kontakty na LinkedIn a poté je importovat do Gmailu.

Kontakty pro iOS. Pokud jste uživatelem zařízení iPhone nebo iPad, možná budete chtít synchronizovat své Kontakty Google se zařízením iOS, abyste jako primární adresář mohli použít pouze aplikaci Kontakty Apple. Pokyny se pro uživatele Google Apps mírně liší.

SnadnoDo a iOS. Dalším způsobem, jak spravovat své kontakty v systému iOS, je aplikace EasilyDo a její nová (placená) funkce nazvaná Chytit všechny kontakty. Když spustíte Chyťte všechny kontakty, EasilyDo prohledá poslední dva roky vašeho e-mailu kontaktní informace z celého textu zpráv a uloží je do aplikace Kontakty iOS. I když je aplikace EasilyDo zdarma, tato funkce stojí 39, 99 $ (jednou) na e-mailový účet. Tato funkce bohužel není dostupná pro uživatele systému Android. o Easily pro iPhone a EasilyDo pro Android v příslušných recenzích.

Cloze. Webová aplikace a mobilní aplikace Cloze sjednocuje všechny vaše doručené pošty, stejně jako vaše sociální mediální kanály, a také přitahuje některé zajímavé informace o vašich kontaktech. Nejedná se přesně o správce kontaktů, ale podporuje starý dobrý Gmail. Cloze dokáže identifikovat lidi, kteří jsou pro vás důležití (takže můžete posílit své ego tím, že se jim budou líbit jejich příspěvky na Facebooku), a také lidi, s nimiž ztrácíte kontakt. Jak jsem řekl, nejedná se přesně o aplikaci pro správu kontaktů, ale je to docela hezké, protože vám umožňuje nahlédnout do svých kontaktů v Gmailu, Yahoo Mail, Twitteru, Facebooku a dalších online účtech.

Další tipy na správu kontaktů naleznete v tématu Získat organizované: 7 způsobů, jak automaticky uspořádat kontakty. A když jste připraveni přijmout svou doručenou poštu v Gmailu, podívejte se na 30 tipů pro Gmail, které vám pomohou dobýt e-mail.