Organizujte se: souprava nástrojů pro spolupráci

Obsah

• Organizace: The Collaboration Toolkit
• Správa úloh, správa projektů, sdílení obrazovky

Dva z mých přátel mi nedávno řekli, že jsem vyhodil jejich mysl. Jak? Snadný, jednoduchý. Usměrňoval jsem e-mailové vlákno, které jsme měli o pořádání velké večeře (víte, jak se tyto vlákno imploduje a nikdo nemůže držet krok s tím, kdo řekl, že v ten den je zdarma) a místo toho jsem použil Doodle. Doodle je bezplatný web, který vám umožní vytvořit online hlasování o věcech, jako je den a čas, kdy se lidé mohou spojit. Použil jsem to roky pro spolupráci, většinou při plánování schůzek s lidmi, kteří žijí po celém světě a jsou v různých časových pásmech.

Existuje tolik úžasných aplikací, které pomáhají při spolupráci. Možná jsem svou efektivitou vyhodil do povědomí svých přátel, ale uvědomil jsem si, že si nikdy neuvědomili Doodle!

Abych pomohl lidem s tou pečlivou povinností být organizátorem spolupráce, chtěl jsem se podělit o některé z nejlepších nástrojů, které jsem našel pro spojování skvělých myslí a nápadů.

Plánování

Doodle se stal mou aplikací pro plánování, protože je bezplatná a nevyžaduje, aby se účastníci mohli používat. Vytvořte anketu, odešlete odkaz a nechte lidi odpovědět jednoduše tím, že jdete na web a zaškrtnete políčka. Je to neocenitelné pro plánování schůzek nebo společenských akcí s velkou skupinou.

Když všichni používají stejný kalendářní systém, jako je kalendář aplikace Outlook, můžete svůj kalendář zviditelnit ostatním členům týmu, což může pomoci s plánováním, ale tyto okolnosti nemusí vždy fungovat pro každého. Další možností je Tungle.me, která obsahuje některé stejné prvky Doodle a také možnost zveřejnit vaše volné a rušné časy nebo je pro určité lidi vidět.

Sdílení dokumentů a složek

Jak zpřístupníte soubory všem lidem, se kterými spolupracujete? Neposílejte je e-mailem! To je nedbalé a obtížně sledovatelné. Potřebujete lepší způsob sdílení dokumentů a složek.

Nejjednodušší řešení přicházejí ve formě služeb pro synchronizaci souborů, jako je Dropbox nebo SugarSync. Vlastně používám SugarSync pro pracovní soubory i Dropbox pro osobní soubory. Použil jsem je ke sdílení dokumentů se všemi druhy lidí, včetně editorů a dokonce i mého právníka.

Podle mého názoru je Dropbox a SugarSync mnohem jednodušší nastavit a používat - a přesvědčit ostatní, aby je používali - než weby FTP, což je starší způsob sdílení souborů a složek.

Editace spolupráce, asynchronně

Dalším důvodem použití Dropboxu, SugarSync nebo jiné služby synchronizace souborů pro organizování spolupráce je to, že umožňují jednomu dokumentu upravovat více lidí, i když obvykle asynchronně. Jinými slovy nemůžete sledovat, jak jiná osoba edituje soubor v reálném čase. Změny se vyskytují lokálně a jsou viditelné pro skupinu pouze tehdy, když osoba provádějící úpravy nahraje dokument zpět do sdíleného umístění.

Tyto služby vám nedávají přesnou podrobnost o tom, co spolupracovníci mohou a nemohou udělat (například nemůžete dát Kate schopnost upravovat soubory X a Y, ale nikoli Z ), ale poskytují základní oprávnění. Můžete je například sdílet odesláním odkazu jen pro čtení, nebo můžete vyzvat lidi, aby získali plný přístup ke všem, co jsou v určité sdílené složce.

Úpravy kolaborativně, synchronně

Disk Google (dříve Google Docs) má jednu z nejpůsobivějších funkcí pro spolupráci, jakou jsem kdy viděl: schopnost spolupracovat v reálném čase.

Jednou jsem pracoval s spolupracovníkem, který byl v jiném státě, a my jsme měli týdenní telefonní schůzky, které měly být „pracovní schůzky“. To znamená, že jsme diskutovali o stavu projektu a současně jsme dokončili práci, která podpořila stav projektu. Použili jsme jednoduchou tabulku v Google k protokolování úkolů, které je třeba udělat, a označili je prioritním hodnocením. Během týdne jsme mohli podle potřeby přidávat poznámky. Pak jsme během našeho setkání mohli projít seznam, dokončit úkoly v reálném čase, zatímco na telefonu, a zaškrtněte je. Někdy však něco viděl na seznamu a řekl: „Co to znamená?“ Vysvětlil bych. A změnil způsob, jakým byl úkol napsán, přímo před mýma očima, takže jsem si byl jistý, že jeho překlad úkolu znamená to samé, co jsem měl v úmyslu. Byla to kolaborativní blaženost.

Nástroje Google fungují nejen pro tabulky, ale také pro prezentační a textové dokumenty.