Organizujte se: dokumentujte svůj pracovní postup

Noví zaměstnanci a nové tváře v pracovní síle, včetně nedávných absolventů, mají obvykle při ruce na začátku práce více času. Trénink může trvat týdny nebo měsíce a kolegové spolupracovníci a manažeři vás chtějí aklimatizovat, aby vám poskytli dýchací místnost. Jedním z nejcennějších způsobů využití této prostoje je zdokumentování pracovního postupu a procesů.

Zdokumentování pracovního postupu a procesů neznamená nic jiného než napsat přesně to, co vaše práce vyžaduje, krok za krokem. Je to přesně všechno, co se učíte, když jste v pracovním prostředí nováčkem. Znamená to také všechna vylepšení a změny, které byste v těchto procesech mohli udělat, jak časem plyne nebo jak objevujete lepší nebo efektivnější způsoby, jak svou práci dokončit.

Podniky a vládní organizace, které jsou velmi velké a dobře zavedené, již mohou mít hojně provozní příručky a další dokumentaci - podle mých zkušeností však menší společnosti a týmy obvykle nemají, nebo pokud ano, jsou vážně zastaralé.

Když čelíte prostojům při nové úloze, zdokumentujte svůj pracovní postup a procesy nebo aktualizujte přijaté manuály. Výhody jsou obrovské a mnoho.

Výhody dokumentování pracovního postupu

Pro začátečníky posílí zdokumentování vašeho pracovního postupu školení na pracovišti, které jste dosud museli absolvovat. Ve skutečnosti se naučíte práci rychleji.

Za druhé, tyto dokumenty jsou zlaté pro manažery a oddělení IT, kteří nemusí znát kroky a osoby zapojené do vaší práce - které budou muset vědět kdykoli provedou změny nebo zavedou nové nástroje a budou muset promyslet všechny možné účinky. Dovolte mi ze zkušenosti říci, že nebudete slyšet nic jiného než chválu, pokud dokážete doručit podrobný a uspořádaný dokument, který obsahuje vše, co potřebují. Alternativou je mluvit je prostřednictvím své práce ad hoc, kdy byste mohli zapomenout na krok, nebo se mýlit, nebo jednoduše to špatně.

Zatřetí, manažeři a kolegové se budou držet vašich dokumentů, pokud budete někdy potřebovat neočekávanou dovolenou. Stejně tak, když jste povýšeni na nové místo nebo se přestěhujete do jiné společnosti, kolegové, na které odejdete, budou vděční za to, že budou mít aktualizované manuály, které budou předány osobě, která vás zaujala.

Jak dokumentovat váš pracovní postup

Dokumentace, kterou píšete, by měla být jednoduchá, srozumitelná a přístupná. Ve většině případů doporučujeme vytvořit textový dokument (například dokument Word) s několika vloženými obrázky.

Spíše než vytvořit jeden rozsáhlý dokument, který nastíní vše, vytvořte dokumenty, které zachycují pouze jednu proceduru nebo nastíní řadu souvisejících postupů, které je třeba provést v pořádku. Osobně jsem ohromen dokumentací delší než asi 11 nebo 12 stránek. Mnohem raději vidím 4 nebo 5 stránek jednoduchých, snadno čitelných pokynů. "Dos and Don'ts" ve spodní části tohoto článku vám pomůže nasměrovat vás k vytváření stručných, ale důkladných příruček.

Jednoduše řečeno, ukládejte si poznámky, kdykoli se účastníte školení, a převeďte je do dokumentu. Když začnete pracovat samostatně, přidejte si poznámky nebo je upravte, aby přesněji odrážely úkoly, které děláte.

Pokud je ve vaší práci „velký obrázek“, uveďte nějaký přehled, na začátek dokumentu. Body, které tvoří velký obrázek, jsou to, co byste měli zaznamenávat důkladněji, a to buď ve stejném dokumentu, nebo v několika menších dokumentech, pokud jej potřebujete rozdělit. Například v marketingu zpravodajů může přehled vypadat takto:

• Copywriter zapíše kopii a odešle ji marketingovému manažerovi.
• Marketingový manažer zkontroluje a upraví kopii a získá schválení od vedoucího marketingového manažera.
• Marketingový manažer odešle žádost o spuštění aktualizace seznamu.
• Marketingový manažer doručí konečnou kopii asistentovi.
• Asistent vytvoří zpravodaj a odešle test zajištění kvality.
• Tým QA kontroluje zpravodaje a odesílá změny. Asistent implementuje změny, ověřuje a uvolňuje plány.

Každá z těchto položek by mohla mít třístránkovou příručku popisující kroky potřebné k provedení práce. Kde a jak se kopie předkládá? Jaký formát musí být kopie? Kdo spustí aktualizaci seznamu a co to znamená? Nebo několik z těchto položek může být sloučeno do jedné příručky, například tři úkoly, které začínají „marketingovým manažerem…“

Co budete potřebovat

Chcete-li napsat kroky, musíte na ně být alespoň jednou vyškoleni. Když budete muset práci znovu provést, použijte první návrh svých vlastních postupů, který vás provede jednotlivými kroky, abyste zjistili, zda jsou přesné a snadno pochopitelné.

Snímky obrazovky. Vezměte screenshoty všeho, co se zdá obtížné vysvětlit v textu nebo které je nejlépe ilustrováno vizuálně. Nejprve uložte všechny své snímky obrazovky do složky a přidejte je do dokumentu pouze v případě potřeby. Máte-li příliš mnoho snímků obrazovky, bude se zdát, že někdo přečte vaše manuály.

(Existuje několik metod pro pořízení snímku obrazovky, ale nejrychlejší jsou: v systému Windows použijte tlačítko PrtScn a poté funkci vložení a přetáhněte obrázek do programu pro úpravu obrázků, kde jej můžete oříznout a upravit; v počítačích Mac použijte Apple + Shift + 4 a přetáhněte cíl kolem oblasti, kterou chcete střílet.)

Software pro snímání obrazovky. Editor obrázků, který používáte, může zahrnovat nástroje pro označení snímků obrazovky, pokud chcete přidat šipku směřující k něčemu důležitému nebo zvýraznit konkrétní část obrázku. Za 50 dolarů, program pro snímání obrazovky Snagit a Snagit pro Mac udělá téměř vše, co budete potřebovat.

Nástroje diagramu. Některé pracovní postupy a postupy lze nejlépe vyjádřit prostřednictvím malých diagramů. Softwarový mapovací software vám pomůže rychle nakreslit vývojové diagramy a podobně, i když v aplikaci Microsoft PowerPoint najdete také mnoho stejných nástrojů pro kreslení a omezenější výběr v aplikaci Word na kartě Vložit.

Pro a proti

• Vytvářejte jednotlivé dokumenty pro různé procesy a postupy, spíše než jeden masivní dokument, který vysvětluje celou vaši práci.
• Buďte důkladní, ale také struční.
• Zahrnout snímky obrazovky.
• Vyplnění dokumentů trvá několik týdnů. Dopřejte si čas na přemýšlení o procesech a vraťte se k dokumentům a zkontrolujte, zda jste je zaznamenali přesně.
• Do horní části stránky vložte razítko s údajem o tom, kdy byl soubor naposledy aktualizován.
• Při dokumentování pracovního postupu používejte místo jmen lidí názvy pracovních míst.
• Uchovávejte hlavní kopie na sdíleném místě, aby je mohli ostatní snadno získat.
• Udržujte místní zálohu souborů na ploše nebo v soukromém cloudovém systému (nebo obou).
• Dokumenty kontrolujte a revidujte jednou ročně. Myslete na ně jako na živé dokumenty, které nikdy nejsou „hotové“. Stále se vyvíjejí.
• Řekněte svému šéfovi a kolegům, že tyto nové záznamy vytváříte a udržujete, protože mohou mít také cenné vstupy.
• Nezahrnujte klipart, jen aby se stránky džezaly. Každý to nenávidí.
• Nechoďte zbláznit formátování textu. Nech to být jednoduché. Pro podpoložky použijte tučné písmo. Podle potřeby používejte odrážky a číslované seznamy, které lidem pomohou snadno zjistit relevantní informace. Udržujte odstavce velmi krátké.
• Nepoužívejte jména lidí. Odkazujte na lidi podle jejich pracovních titulů. Už jsem to řekl? Ano, udělal, ale je to opravdu důležité, takže to říkám znovu.
• Nenechte se příliš chránit své dokumenty. Vytvořili jste je, aby pomohli organizaci, nikoli pro váš vlastní prospěch.
• Nevkládejte své dokumenty do PDF. Ponechejte je ve formátu, který lze upravit (viz výše).