Organizujte se: e-mailové kontakty

Obsah

• Organizace: E-mailové kontakty
• Jak exportovat kontakty, CSV vs vCard

V e-mailu jsou vaše kontakty jedním z nejcennějších dlouhodobých aktiv, které vlastníte. To jsou lidé, kteří podporují vaši práci, řídí váš společenský život a udržují vás v lidském stavu. Pokud měníte práci nebo přecházíte do nového e-mailového programu, určitě budete chtít tyto lidi s sebou přinést.

Mnoho sociálních sítí, aplikací a služeb umožňuje přímé připojení k hlavním programům pro webmail, stejně jako k účtům Microsoft Exchange, a automaticky importovat všechny lidi, s nimiž jste dříve komunikovali. Myslím, že je to jedno z nejúžasnějších využití moderní technologie. Neberte to jako samozřejmost. Pokud můžete zůstat ve spojení s lidmi ve vaší síti více než jedním způsobem, udělejte to. Nikdy nevíte, kdy se internetová služba nebo společnost vypne, a pokud se připojíte k určitým lidem pouze na jednom místě, tak je to skoro stejně špatné, jako nezálohovat vaše nejdůležitější data!

, Podělím se o několik tipů a triků, jak zůstat ve spojení s vašimi důležitými kontakty. Poté rychle uvedu postup, jak exportovat kontaktní informace z Gmailu, Outlook pro Windows a Outlook pro Mac, které budete potřebovat z několika důvodů. Ve většině těchto procedur se budete muset také rozhodnout, zda exportujete do formátu CSV nebo vCard, takže jsem na konci článku zahrnul krátký vysvětlitel, jak se liší. Jeden není „lepší“ než druhý, protože oba mají své vlastní klady a zápory.

Udržování kontaktů: Tipy a triky

Osobně netrávím spoustu času údržbou svého seznamu e-mailových kontaktů. Docela nechám společnost Google a Outlook jen uložit e-mailové adresy svých korespondentů, a pak se spoléhám na jiné weby a služby, aby zůstaly v kontaktu, z nichž hlavní je LinkedIn.

Online sítě pro profesionální připojení. Před lety jsem opustil vizitky. Když potkám někoho, kdo žádá o vizitku, řeknu jim, že už je nepoužívám a dodám: „Jen mi pošlete pozvánku na LinkedIn.“ Nespojuji se s lidmi, které na LinkedIn neznám. Existuje několik výjimek, jako když se spojím s někým, kdo je dobře známý, nebo s kým jsem se obrátil namísto jiné cesty. Ale řekl bych, že 90 procent nebo více mé sítě LinkedIn obsahuje lidi, které jsem osobně potkal.

Zahrnul jsem také přátele na LinkedIn, ačkoli jsem nikdy tento web nikdy nepoužíval k nalezení svých přátel ze sociálních důvodů. Příležitostně se může přítel objevit ve vyhledávání, které dělám na LinkedIn, když se snažím zjistit, kdo v mých sítích pracuje ve společnosti X nebo je odborníkem na téma Y.

Jedním z aspektů LinkedIn, který si vážím, je to, že je na všech osobách, aby udržovaly své kontaktní informace a přidružení společnosti aktuální. Není mou úlohou aktualizovat adresář pro všechny mé kontakty. Je to jejich práce.

Podobně můžete použít Facebook, Twitter nebo jinou sociální síť podle vašeho výběru, aby se vaše kontakty udržovaly ve stejné míře. Upřednostňuji LinkedIn pro podnikání z velké části proto, že lidé mají tendenci vyplňovat své přidružené společnosti jak v minulosti, tak v současnosti, což je obvykle důležitá informace, kterou potřebuji vědět, když hledám lidi, které musím oslovit.

Bonusový tip: LinkedIn vám rád pomůže najít lidi, které znáte, přímým připojením k vašemu e-mailovému účtu, ale můžete také nahrát soubor CSV na LinkedIn a nechat si ho porovnat s lidmi, které znáte tímto způsobem. Tento tip je užitečný, pokud jste exportovali kontaktní informace ze starých úloh nebo pokud vaše e-mailová služba vašeho současného zaměstnavatele není společností LinkedIn podporována.

Aplikace EasilyDo pro přidávání nových položek kontaktů pro iOS . Ve svém iPhone používám aplikaci s názvem EasilyDo, která v podstatě automatizuje malé úkoly, které jsem aplikaci přiřadil k dokončení. Jedním z nich je, aby EasilyDo sledoval můj firemní e-mailový účet, a když uvidí příchozí e-mail od nové osoby, zeptejte se mě, zda by ji měl přidat do mého adresáře pro iOS. K dispozici je také aplikace EasilyDo pro Android.

Adresář iOS používám především pro osobní kontakty, ale také tam uchovávám některé podrobnosti svých spolupracovníků, pro případ, že je musím rychle dosáhnout, když jsem mimo kancelář. Také se mi líbí, že EasilyDo nejen automaticky přidá každý nový kontakt, ale vždy se mě nejprve zeptá.

ifttt pro jiné způsoby migrace kontaktů . Pomocí webové aplikace a aplikace iPhone nazvané ifttt (což znamená „pokud ano, pak“) můžete vytvářet příkazy, například „pokud přidám do svých kontaktů pro iOS nový záznam, zadejte stejné informace do tabulky na Disku Google. " A existuje řada dalších podporovaných služeb, takže byste mohli udělat něco podobného s kontaktními informacemi od lidí, které znáte z Facebooku, e-mailu a dalších míst. Na rozdíl od EasilyDo bude ifttt vždy provádět příkaz, když je spuštěn - nejprve se vás nezeptá, zda má akci dokončit. Tyto příkazy však můžete kdykoli zapnout a vypnout z webu nebo aplikace ifttt. Schopnost přizpůsobit příkazy je velmi dobrá a nemusíte znát kódování, aby byly funkční. Je to téměř všechno point-and-click ready.

Bonusový tip: Vyhledejte seznam veřejných „receptů“ ( tj. Příkazů) ifttt pro „kontakty“ a budete moci najít a znovu použít příkazy, které již lidé vyvinuli. Uvědomte si, že většina automatizací napsaných v programu ifttt bude pokračovat, ale nemusí nutně migrovat data, která již máte.