Video: Staying safe from caller ID spoofing (Listopad 2024)
Poslední součástí organizační logiky - a ta, kterou lidé mají nejvíce strach - je správa e-mailů.
Stejně jako u konvencí pro správu složek a pojmenování souborů vyžaduje správa e-mailů řešení životního stylu. Musíte vyvinout pravidla a zásady, se kterými můžete každý den žít. Pamatujte, že pobyt organizovaný je podobný udržování dietního a cvičebního režimu. Pokud tak neučiníte a zachází s organizací, jako by se jednalo o jednodenní jarní úklidový projekt, je podobné jako v případě nouzové stravy. Jakékoli výsledky, které vidíte, budou velmi krátkodobé.
Než se pustíte do svého projektu reorganizace e-mailů, věnujte chvilku, abyste si uvědomili, že nemusíte být dokonalí. Cílem je přijít s pravidly pro život, na která se můžete přiměřeně držet, a které vám usnadní práci, práci a osobní život, budou produktivnější a lepší. Pokud instalujete šikovný nový plug-in Microsoft Outlook, je to, co způsobí, že váš motor na čištění doručené pošty zkusí, vyzkoušejte Xobni (bezplatná verze 29, 99 $ Plus, 4 hvězdičky), která indexuje vaše soubory, nebo Evernote pro Windows Premium (45 $ ročně, 4, 5 hvězdičky), což vám umožňuje posílat e-maily do Evernote, kde máte výhodu vynikajících možností vyhledávání tohoto softwaru.
Viz spodní část krabice
Ve chvíli, kdy jsem si uvědomil, že potřebuji systematický přístup k e-mailu, bylo poprvé, kdy jsem otevřel svou doručenou poštu a měl jsem tam víc než tři stránky věcí. Většina souborů byla označena jako přečtená, ale protože jsem na ně nepůsobil, nechal jsem je v doručené poště. Vzpomínám si, že jsem ohromen a přemýšlel jsem o tom, že kdybych nezačal vyhodit e-maily hned za sekundu, problém by byl za hodinu horší a příští ráno by to bylo nesnesitelné.
Výsledkem je, že jsem si pro sebe stanovil jeden jednoduchý cíl: Vždy vidím spodní část doručené pošty. Jinými slovy, chci, aby se na jedné obrazovce zobrazovaly záznamy o naposledy přijaté zprávě a nejstarší zprávě.
Nedržím se této normy každý okamžik každý den. To by bylo neurotické a kontraproduktivní. Snažím se však vidět spodní část doručené pošty, než odejdu z práce každý den, a pokud to selže, alespoň v pátek. Také jsem zblázněný kvůli přetížení e-mailů, když jsem celý den nemocný nebo si volno. Poté, co jsem se vrátil z dovolené, dávám si alespoň týden, abych dohnal e-mail a snažil jsem se na to zdůraznit první den nebo dva zpět v kanceláři.
Měsíc od měsíce
Způsob, jakým spravuji svůj firemní e-mailový účet, je úplně stejný jako způsob, jakým spravuji své elektronické soubory do složek. Všechno jde do složky.
Nejprve vytvořím několik základních složek podle projektu, jako je Projekt A, B a C. V každé složce projektu vytvářím podsložky pro každý měsíc, označené dvojciferným rokem a měsícem, podtržítkem pro zkrácení písmene měsíce. Například složka pro červen 2011 se jmenuje 1106_JUN.
Když přicházejí nové e-maily, často sedí v mé schránce na několik hodin, den, možná i týden nebo dva. Ale nikdy mě nepřekonají, protože mám zavedený systém, který udržuje vše na zvládnutelné úrovni. Zde jsou pravidla pro můj systém. Nemusí to být pro vás to pravé, ale mohou poskytnout příklad jednoho řešení. Přizpůsobte si své vlastní řešení pravidlům, která odpovídají vašemu životnímu stylu.
Pravidlo 1. Pokud e-mail nevyžaduje akci (včetně opakovaného čtení), okamžitě ji zahodím.
Pravidlo 2. Pokud je e-mail kritický - znamená to, že vyžaduje bezprostřední akci nebo hluboké přečtení a případně odpověď - zůstane ve složce Doručená pošta, dokud na ni nebudu jednat. V doručené poště může zůstat až měsíc. Po měsíci na to musím jednat. To je konečný termín. Po přijetí opatření se e-mail uloží do příslušné složky.
Pravidlo 3. Pokud e-mail obsahuje informace, které potřebuji, ale nevyžaduje okamžitou akci, měl by být přesunut do příslušné složky do konce dne nebo do konce týdne, pokud jsem zaneprázdněn. Pokud se obávám, že na to zapomenu, protože to není okamžitě vidět ve složce Doručená pošta, mohu jako připomínku vytvořit položku kalendáře. E-mail musí být uložen do složky. Žádné vyjímky.
Pravidlo 4. V pátek odpoledne si dávám 10 až 20 minut na to, abych prohledal vše, co je v doručené poště, a možná jednám podle věcí, které nevyžadují zdlouhavou odpověď. Než odejdu z kanceláře, měl bych mít možnost vidět na dně centimetr nebo dvě bílé mezery (prostor pro víkendové zaplnění).
Pravidlo 5. Po roce jej archivujte nebo skuste. Mám sklon uchovávat e-mailová data přibližně rok a archivovat vše ostatní, což je velmi snadné, když jsou vaše informace tříděny do složek podle měsíce a roku.
Další metodou organizace, která byla popularizována zpět v den fyzického papírování, je vytvoření 31 složek, číselně označených, přičemž každé číslo odpovídá dni v měsíci. Namísto vytváření denního seznamu úkolů byste měli do složek odpovídajících příslušnému datu akce ukládat papírování a připomenutí (a karty k narozeninám, účty, atd.). Když přijde datum, otevřete složku a nyní máte za úkol starat se o vše, co je uvnitř.
Další metodou je kompartmentalizace. Pokud používáte nástroj pro správu projektů, jako je Basecamp (zdarma, 4 hvězdičky a volba editorů), nikdy nebudete muset ukládat e-maily spojené s projekty, které jsou v tomto systému spravovány. Basecamp to udělá za vás. Mnoho lidí používá ve svém osobním e-mailovém životě kompilaci tím, že věnuje jeden webový účet adresářům a seznamům e-mailů, zatímco ostatní si vyhrazují pro komunikaci s přáteli a rodinou. Proč nepoužívat stejný koncept v podnikání?
Zbavte se e-mailové úzkosti
V žádném případě nezastávám názor, že můj systém nebo systém s 31denními složkami je pro každého vhodný. Můj systém pracuje pro mě, protože mám tendenci si pamatovat věci založené na tom, kdy k nim došlo. Navíc se vlastně těším na těch pár minut na konci každého týdne, kdy jsem do schránky přijel. A konečně, základní cíl, kterým je vždy vidět spodní část mé doručené pošty, mi poskytuje pohodlí. Když jsem viděl informace krvácející za jednou vizuální obrazovkou, narazil jsem na nějaký bod zvratu. Je to nesnesitelné, protože nemůžu nic najít a nikdy si nevykopnu cestu ven.
Jiní lidé se však mohou cítit znepokojeni z toho, že budou muset spravovat více než tucet složek, nebo dodržovat vlastní termíny. Může být produktivnější, když budete moci vidět svou poštu v jednom posuvném podokně. Na riziko, že se budete cítit příliš necitlivě, není špatný nápad psát druhy věcí, díky nimž se cítíte ohromeni, protože pokud ve svém e-mailu můžete zjistit, co nechcete, můžete vytvořit pravidla a pokyny, abyste zabránili to.
Ať už vytvoříte jakýkoli organizační systém pro sebe nebo své podnikání, zaměřte se na návyky podobné životnímu stylu a obecná pravidla. Nemusíte být perfektní každý den. Stačí přijít se systémem, který vás udrží na správné cestě.
Take Aways
Důležité nápady, které byste měli vzít z tohoto článku, jsou:
1. Díky spravovatelnému množství e-mailu bude váš pracovní život snazší a lepší.
2. Při vývoji zásad pro zpracování e-mailů se zaměřte spíše na návyky životního stylu než na pevná a rychlá pravidla.
3. Určete, jak budete zpracovávat e-maily denně, týdně a měsíčně, a také, jak často budete archivovat e-mailová data.
4. Z e-mailu zjistěte, co nechcete, a poté vytvořte návyky, které mu zabrání.
