Organizujte se: jak katalogizovat svůj majetek

Obsah

• Organizace: Jak katalogizovat své věci
• Produkty pro osobní inventář

Geekové jako já půjdou dál a dále o tom, jak byste měli zálohovat svá nejdůležitější data, abyste neztratili nenahraditelné informace, jako je jediná kopie fotek vašich dětí, celá kontaktní hodnota celé kariéry, celá hudební knihovna a již brzy.

Ale málokdy se někdo zmiňuje o vytváření digitalizovaných záznamů o vašem fyzickém majetku. O zásobách fyzických cenností mluvíme méně často, protože se jeví jen nepatrně spojeno se světem technologií.

Není pravda.

V případě katastrofy, jako je požár, povodeň, vloupání nebo meteorit roztrhne šestimetrový otvor ve vaší střeše, poslední věc, kterou budete chtít udělat, je pokusit se vyjmenovat vše, co vlastníte, kousek po kousku, a odhadněte hodnotu poškozených nebo chybějících položek pro pojistnou událost.

Dalšími důvody, proč byste mohli chtít katalogizovat svůj majetek a související dokumenty, je snadný přístup a možnost vyhledávání v záležitostech, jako jsou záruky, nebo doklad o nákupu nebo darování pro odpisy daní.

Don't Kid Yourself: Je to velmi velká práce

V den, kdy jsem začal katalogizovat svůj majetek, prosakovalo slunce okny a přivádělo mě ven do letního vzduchu. Přál bych si, aby to byla chladná zima v sobotu ráno, takže jsem mohl začít s šálkem silné kávy v ruce a všechny mé dokumenty se rozprostřely po podlaze kolem mě, kam nikam jít celý den. Skutečností je, že mohu mít velmi příjemné zimní ráno katalogizace, protože je to práce, která bude trvat měsíce. Nedělejte si dítě, abyste věřili, že jej můžete dobít odpoledne.

Co však můžete udělat teď a co byste měli udělat nejdřív, je připravit vaši strukturu.

Nastavte si strukturu

„Struktura“ v tomto smyslu znamená vnoření složek nebo klasifikační systém nebo nějaké jiné hierarchické pořadí pro organizování vašich cenností a papírování. Software, který můžete použít, vám někdy pomůže s vývojem vaší klasifikační strategie, ale každé softwarové řešení to dělá velmi odlišně. Je lepší nejprve zjistit, co potřebujete, a poté najít ten správný software, než si nejprve vybrat software a později si uvědomit, že je to trapné, protože se snaží přimět vás, abyste o svých věcech přemýšleli jinak.

Na druhou stranu se toho hodně naučíte a slibnější průnik se svou strukturou, pokud pracujete s pokusem a omylem alespoň trochu se softwarovým řešením, které alespoň zní správně. Shrnul jsem několik níže uvedených možností. Přečtěte si je, abyste získali představu o tom, jaké nastavení vám bude nejlépe vyhovovat.

Doporučuji vám vyčlenit asi hodinu a půl na nastavení vaší struktury.

Když jsem vyzkoušel různá řešení, tím nejlepším řešením pro to, jak si myslím, a mým držením byla NeatCloud kvůli své flexibilitě. Zde je příklad, jak jsem začal svou strukturu:

• Domácí (sdílená) elektronika (televizor, Wi-Fi router, Roku box, DVD přehrávač)

• Domácí spotřebiče (lednice, trouba, klimatizační jednotky)

• Bytový nábytek (hlavní nábytek)

• Dokumenty o vlastnictví domu

• Co-op a informace o správcovské společnosti

• Projekty na zlepšení domova

• Pojistné papíry na hypotéky a majitele domu

• Osobní elektronika

• Osobní cennosti: Neelektronické (šperky, sportovní vybavení)

Tato struktura se změnila, protože jsem našel stále více položek k důležitým a katalogům, takže pro mě bylo důležité najít řešení, které mělo vestavěnou velkou flexibilitu. Také se mi líbí, že Neat vám umožňuje pojmenovat a vnořit složky, jak se vám líbí. Některé další možnosti, například kompartmenty aplikací pro Mac, poskytují mnohem více vedení tím, že segmentují váš majetek podle místnosti, kde je máte. Dokážu si snadno představit, jak by tato metoda katalogizace toho, co vlastníte, byla pro mnoho lidí mnohem snazší.

Těžko říci, zda to bude organizace, se kterou se budu v průběhu projektu držet. Už jsem identifikoval několik chybějících oblastí (daně, a zejména daňové odpočty, jako jsou charitativní příspěvky), a přehodnocuji, zda pro mě bude fungovat jednoduché rozdělení elektronických a neelektronických cenností.

Skenování a fotografování

Poté, co zjistíte více či méně svou strukturu (můžete ji změnit za běhu, ale nejprve se pokuste získat hrubý obrys), budete chtít začít skenovat dokumenty, fotografovat fotografie a nahrávat všechny tyto soubory do systému. ty vybíráš. Toto je složitá a časově náročná část, i když někteří poskytovatelé softwaru (zejména Neat) mají doplňkové služby pro poštu. Zabalíte krabici plnou starých daňových přiznání nebo potvrzení nebo záruk a odešlete je do centra, kde jsou naskenovány a zapsány do systému. Neat používá dvojitě zaslepenou metodu, aby vás během této ruční kontroly neporušil.

Pokud skenujete a nahráváte obrázky doma sami, nechte svou strukturu vést, jak pracujete. Zkuste dokončit „sady“ najednou. Soubor může být vše, co potřebujete k katalogizaci v jedné místnosti nebo v jedné skříni nebo jedné kartotéce; nebo to může být všechno klasifikované jako „šperky“ nebo „sběratelské předměty“ nebo „starožitnosti“. Přemýšlejte o tom, kterou sadu hodláte dokončit, než se usadíte na koberci ve svých pohodlných zimních pyžamech a vyprázdníte všechny své dokumenty a celý obsah vaší šperkovnice, abyste mohli začít inventarizovat položky.

Jedním z problémů, se kterým jsem se setkal při práci se „sadami“, byly příjmy. Příjmy jsou velmi cenné pro prokázání hodnoty položky, pro kterou možná neznáte „značku a model“, jako je novější nábytek a šperky; pro starší šperky a hodnotný nábytek byste chtěli odhad. Neuchovávám příjmy s položkami, které jsem koupil (neumím si představit, že by někdo). Všechny své příjmy uchovávám v obálkách a složkách, které jsou označeny rokem nákupu… s výjimkou příjmů, které jsem potřeboval pro daňová přiznání, která jsou uložena s kopiemi mých daňových údajů. Takže tady je všechno trochu chaotický a komplikovaný. Abych byl upřímný, pořád na tom pracuji a čekám na ten zasněžený den, abych se vypořádal s částí projektu, která má hodnotu.