Organizujte se: jak dohnat své zprávy o výdajích do konce roku

Blíží se ke konci roku. Když ti přijde nový e-mail z účetního oddělení, tiše pracuješ u svého stolu. Při výdechu hlasitě zalapal po dechu a všichni vaši spolupracovníci se obracejí, aby zjistili, co se děje. Vaše tváře se začervenaly, když připouštíte, že až do této chvíle jste úplně zapomněli podat zprávu o výdajích. E-mail uvádí, že konečný termín je dnes. Teplo z tváří se promění v pocit strachu, který stéká po vaší hrudi a do jámy žaludku. Vaše společnost vám dluží několik set dolarů a v této roční době byste ji mohli opravdu použít. Nepanikařte! Tyto jednoduché kroky vám pomohou získat kontrolu nad svými výdaji.

Některé organizace velmi usnadňují odesílání zpráv o výdajích, i když jsou pozdě. Mít kreditní karty společnosti, které jsou vázány na systém vykazování výdajů, například pomáhá ohromně, ale ne každý má tento luxus. Zhluboka se nadechněte a postupujte podle těchto kroků, abyste své zprávy o výdajích po splatnosti předložili co nejdříve.

Všimněte si, že velká část tohoto článku se vztahuje také na samostatně výdělečně činné typy, které musejí na konci roku inkasovat příjmy, aby mohly požadovat odpočty daně z obchodních nákladů.

1. Zeptejte se, kdy je skutečný termín a zda můžete podat pozdě

V závislosti na tom, kdy vaše organizace stanoví svůj finanční rok a jak nakládá s přírůstky, může již uplynout lhůta pro podávání zpráv o výdajích. To však nutně neznamená, že je příliš pozdě na odeslání vašich potvrzení. Inteligentní lidé padají termíny. Pokud vám někdo řekne, že termín je konec dne pátek, existuje velká šance, že skutečný termín je pondělí ráno nebo později.

Požádejte někoho v účetnictví nebo svého šéfa o jasné informace o skutečném termínu pro hlášení výdajů a o tom, zda můžete něco udělat, pokud jste ho zmeškali. Často je. Pokud můžete podat pozdě, buďte laskaví a laskaví k lidem, kteří vám to pomohou, a ohněte se dozadu a doručte přesně to, co žádají. Buďte podrobní. Pamatujte, že vám dělají laskavost. Snažte se to vrátit a usnadněte jim práci.

2. Zkontrolujte pravidla pro příjem

Pokud jste již dříve podali hlášení o výdajích, pravděpodobně znáte základní pravidla pro odesílání účtenek. Ale znáte jemné detaily? Při podávání hlášení o výdajích dlouho poté, co vznikly výdaje, jste pravděpodobně ztratili některé příjmy. Zjistěte, zda existují zásady, jako například vyžadování příjmů pouze u nákladů vyšších než 10 USD. Zeptejte se také, zda můžete prokázat doklad o platbě, a to poskytnutím výpisu z kreditní karty se zvýrazněnou řádkovou položkou. Tyto údaje mohou změnit svět, pokud jde o čas potřebný k přípravě zprávy o výdajích.

3. Vytvořte přehled položek a dat

Jakmile je čas začít s tvorbou výkazu výdajů po lhůtě splatnosti, vytvořte si hrubý seznam hlavních nákladů, které musíte nárokovat, jako jsou položky, které jste zakoupili, cestování a pohostinnost klientů. Pokud žádáte pouze o jednu položku nebo jednu cestu, tento krok přeskočte.

Pokud je položka na vašem seznamu událost, například návštěva klienta nebo konference, zapište si data. Poté pod událost vytvořte záznam pro každý den, jako je tento:

Konference X: 1-3. Června

1. června

2. června

3. června

4. Vizualizujte své výdaje

Když spojuji náklady spojené s cestováním nebo událostmi, zjistím, že to pomůže nejprve vypsat největší výdaje (například let, hotel a účastnické poplatky) a poté se každý den pokusit vzpomenout si nebo si znovu představit, aby pokryly menší výdaje. Udělejte to pod každým dnem.

Rád si udělám hrubý přehled možných výdajů a poté jej vyplním, jak si je pamatuji (kroky 5-7 zahrnují několik triků pro vyplnění mezer, když vám paměť selže). Osnova by měla obsahovat tolik z těchto bodů, které jsou relevantní pro vaše data:

• Počáteční umístění. Kde jsi spal? Měli jste na tomto místě nějaké výdaje, například poplatky za Wi-Fi?
• Místní cestování. Šli jste kamkoli, a pokud ano, jak jste se tam dostali (auto, taxi, autoservis, veřejná doprava)? Jak jsi se vrátil? Jaká byla vzdálenost, pokud požadujete poplatek za kilometr za řízení?
• Stravování. Kde jsi měl snídani, oběd a večeři? Koupili jste si nějaké nápoje, včetně balené vody a kávy nebo občerstvení?
• Spotřební materiál. Museli jste si během dne koupit něco, co jste očekávali nebo neočekávali?
• Konečné umístění. Kde jsi skončil svůj den? Za co jste tam zaplatili?

Často se jen na tyto otázky zeptejte, což vám pomůže vzpomenout si na výdaje, které byste jinak mohli zapomenout.

5. Překlopte své příjmy

Pokud máte hromádku účtenek, listujte jimi nyní a přiřaďte je k obrysu, který jste vytvořili. Existuje důvod, proč neudělám tento krok jako první. Někdy účtenky přetvářejí naši paměť způsobem, který vynechává části dne. Řekněme například, že se podíváte na své příjmy a uvidíme, že jste si rychle nechali snídani v kavárně a později jste obědvali na konferenčním místě. Nyní máte živé vzpomínky na tyto dvě události a jste připraveni přejít na další potvrzení. Vaše paměť však možná vynechala jízdu Uber 15 $ mezi oběma místy jednoduše proto, že nemáte fyzický účet, který by vyvolal paměť. Je snadné zapomenout na podrobnosti, když nemáme spouště.

6. Naskenujte svůj kalendář

Kalendář může obsahovat více připomenutí, která vám pomohou vytvořit přesný přehled výdajů. Když vyplňujete svůj den, otevřete svůj kalendář a naskenujte jej, abyste ověřili data cestování a významné události. Některé položky mohou vyvolat vaši paměť o výdajích i o nedostatku výdajů. Pokud vám například obchodní partner poslal kalendářní pozvání na večeři v den, kdy jste byli na cestách, a ona zaplatila, nemusíte se bát toho večera hledáním potvrzení o jídle.

7. Peruse mincovna

Dalším skvělým místem pro hledání chybějících výdajů je mincovna. Mincovna je osobní finanční aplikace, která sloučí všechny vaše finanční transakce do jednoho prohledávatelného webu a aplikace. S Mint můžete filtrovat všechny své kreditní karty a debetní karty výdaje podle data, což vám může pomoci odhalit výdaje, které jste zapomněli. V tomto příkladu jsem již dříve informoval o potvrzení Uber, můžete najít informace vyhledáním data v mincovně, což usnadní nalezení pravého potvrzení v e-mailu.

Do transakcí s řádkovými položkami můžete také přidat značky do mincovny. Pokud jste tak učinili po celý rok pro obchodní výdaje, můžete snadno najít všechny výdaje, které musíte nárokovat.

Již jsem se zmínil o tom, že pokud nemůžete najít potvrzení, můžete se zeptat, zda můžete odeslat kopii výpisu z kreditní karty zdůrazňující řádkovou položku jako výdaj. Mint vám zde opět pomůže, protože vám řekne, kterou kreditní kartu jste použili.

8. Nezapomeňte na tipy a parkování

Dvě kategorie nákladů, které lze snadno přehlédnout, jsou tipy a parkování. Malé tipy placené v hotovosti, jako například za personál úklidu hotelů a pro bellhop, nikdy nepřijdou s účtenkami. Parkovací platby mohou být také v hotovosti bez potvrzení. Sčítají se a stojí za to si je nárokovat, pokud jste je vytvořili.