Video: Co je to server? Vysvětlení serverů vs. stolních počítačů (Listopad 2024)
Nikdy jsem nepotkal sdílenou síťovou jednotku uvnitř firmy, která nebyla přinejmenším trochu nedbalá. Sdílené servery jsou obvykle navrženy tak, aby umožňovaly spolupráci, a také zpřístupňovaly soubory a informace našim spolupracovníkům. Pomáhají také podnikům snadno a účinně zaznamenávat a zálohovat data - to je teoreticky.
Ve skutečnosti se promění v místo, kde jsou uloženy fotografie firemní firemní oslavy před šesti lety. V této poslední větě jsem použil pasivní hlas úmyslně, protože se zdá, že nikdo nikdy nepřevezme odpovědnost za uvedení něčeho na sdílenou jednotku, která by tam neměla být. Věci se prostě objevují. Nikdo neví, jak a proč se tam dostali. A proto je nikdo neodstraňuje ze strachu, že by šlápl na prsty někoho jiného nebo vymazal něco, co někdo jiný potřebuje.
Sdílené prostory by měly být navrženy tak, aby odpovídaly pracovním postupům oddělení nebo společnosti nebo organizačnímu diagramu. Věci, které jsou svou povahou paralelní, jako dva týmy, které se hlásí na stejnou úroveň správy, by ve struktuře složek měly mít paralelní charakter. Když se nová osoba připojí k oddělení, měla by být schopna rychle zjistit, kde důležité soubory žijí ve sdílené síti, protože jejich umístění (název složky a jak je vnořena do jiných složek) by mělo odrážet, jak je podnik navržen. Skutečná červená vlajka je, když někdo, kdo dlouho pracoval dlouho, nemůže najít věci, protože nevědí, kde to je, nebo co je horší, ani nevědí, kde by to mělo být.
Zde je vše, co jsme krok za krokem udělali, abychom vyčistili naše nedbalé servery. Na konci najdete shrnutí výsledků a poznámky o tom, co se stalo a co se pokazilo.
Projekt vyčištění serveru
Krok 1: Komunikujte. Nejprve jsme hovořili o problému s nedbalým serverem, včetně toho, proč je to problém (neefektivnost, nekonzistence, namáhání našeho síťového prostoru), možných řešení a postupů pro implementaci těchto řešení.
Pak jsme si ještě promluvili. Pak jsme mluvili o tom, s kým ještě musíme mluvit. Nemohu dostat dost domů význam komunikace pro úspěch tohoto projektu. Hodně jsme mluvili osobně i e-mailem.
Během těchto rozhovorů jsme si uvědomili, jak důležité bude také komunikovat s IT pracovníky. Takže jsme je zapojili do našeho plánu a navrhovaného časového plánu. Tým IT nám dal jednu zásadní radu, která se nakonec stala naším skutečným počátečním bodem projektu. Říkali, nesnažte se vyčistit to, co máte; raději začněte prázdným plátnem a vytvořte požadované struktury složek a kopírujte pouze soubory, které chcete zachovat. Všechno ostatní, řekli, archivovali.
Krok 2: Zkontrolujte existující data. Za druhé, všichni zúčastnění - většinou týmoví manažeři - se posadili ke stolu s notebookem a projektorem. Připojili jsme se k dotyčnému serveru a společně jsme si prohlédli některé ze stávajících souborů, abychom se ujistili, že nikdo nepřehlédl nějakou dávku souborů, kterou bychom měli mít.
Také jsme přemýšleli o existujících datech, pokud jde o to, jak to, či neodráží naše současné pracovní postupy. Sdílené prostory se obvykle používají pro spolupráci v práci. Struktura a názvy složek musí přesně odrážet tento pracovní postup, aby byla užitečná.
Spousta toho, co jsme na serverech našli, byla strašně zastaralá. Existovaly složky pojmenované pro zaměstnance, kteří nebyli ve společnosti v letech. Nalezli jsme soubory z roku 2003. Byly tam zbytky projektů, které se nikdy nevzdaly. Nikdo z těchto věcí nepotřeboval.
Krok 3: Mapujte novou strukturu. Zatímco jsme stále seděli kolem stolu, načrtli jsme strukturu složek, o které jsme si mysleli, že by měla být na místě. Všichni manažeři měli buy-in ohledně designu, který potřeboval odrážet naši týmovou strukturu a pracovní postup. Tady je to, co jsme navrhli, ačkoli jsem udělal jména obecná, takže budou dávat smysl někomu, kdo není obeznámen s vnitřním fungováním naší kanceláře:
Na nejvyšší úrovni máme složky pro každý tým a speciální projekt nebo úkol, jakož i jeden pro „Zdroje“, které platí pro všechny týmy.
Každý tým má podmnožinu složek: několik, které ukazují pracovní postup, jeden pro každého člena týmu, a další složky, které dávají smysl pro potřeby tohoto týmu. Například podsložky mého týmu vypadají takto:
Podtržítka a čísla jsme použili k tomu, aby naše složky pracovního postupu seděly v horní části struktury a zobrazovaly se ve stejném pořadí, v jakém práce probíhají. Ve složce s názvem „1_EDITING“ jsou soubory, které jsou připraveny k úpravě, a zůstanou, dokud není úprava dokončena. Poté přejdou na „2_RTP“, což znamená „připraveno k produkci“ - jinými slovy je editace dokončena a tyto soubory jsou připraveny na další fázi. Po vytvoření souboru by měl být přesunut do „3_PRODUCED“, což se v podstatě stává naším živým archivem. Cokoliv v této složce by mohlo být teoreticky archivováno, takže budeme mít vždy mezipaměť souborů, o kterých víme, že je můžeme odstranit, pokud bychom někdy potřebovali získat zpět nějaký prostor.
Krok 4: Vytvořte pravidla. Jak jsem již začal vysvětlovat v předchozí části, každá složka má s sebou spojená některá pravidla týkající se toho, co do nich může a nemůže jít, nebo jak by se měla používat. Pokud například někdo chce sdílet fotografie, musí je vložit do své vlastní složky jmenovku. Tímto způsobem je jasné, kdo je za data zodpovědný.
Diskutovali jsme také o tom, zda máme soubory, které musí být přístupné pro více týmů (udělali jsme a vytvořili jsme pro ně složku Zdroje) a zda by nějaké informace měly být uzamčeny (ano: vše ve složce Management Team).
Krok 5: Zajistěte konzistenci. Při navrhování našich složek a pravidel pro jejich použití hledáme také oblasti, ve kterých bychom mohli a měli by být konzistentní. Když struktury složek a pracovní postupy mohou (a měly by být) konzistentní, umožňuje to v době personálních přechodů, například když někdo opustí společnost, jde na mateřskou dovolenou nebo je nečekaně nemocný. Konzistence na sdíleném serverovém prostoru pomáhá každému v organizaci zjistit stav aktuálních projektů a také to, co je důležité, jaká práce již byla dokončena atd.
Následným projektem (který právě implementujeme) je také vytvoření lepší konzistence napříč našimi konvencemi pro pojmenování souborů. Rozhodli jsme se pozastavit provádění této změny pojmenování souborů, dokud se všichni nezvykli na používání nových sdílených složek, aby nikoho nepřetěžovali příliš mnoha novými informacemi najednou.
Krok 6: Zkontrolujte poslední čas se všemi zúčastněnými stranami. Než jsme něco implementovali, provedli jsme jednu konečnou kontrolu plánu se všemi zúčastněnými stranami, včetně několika lidí, které jsme původně nemysleli zahrnout, ale jejichž jména se objevila v naší revizi stávajících údajů. „Není to odbornost Arielle? Raději bychom se jí zeptali, co si myslí, že je třeba udělat v této sekci.“
Krok 7: Dokončete a sdělte časovou osu. Posledním krokem bylo dokončení časové osy a následné zahájení projektu. To byly poslední kousky skládačky:
- Rozhodněte, kdy a jak šířit informace: V polovině týdne pošlete všem zaměstnancům e-mail o nové struktuře serveru, pravidlech a všech souvisejících informacích, včetně dat (viz další položka).
- Nastavit data pro: kdy lidé musí kopírovat soubory, které si chtějí uchovat (konec týdne); kdy by měli začít používat novou strukturu (v našem případě okamžitě, po obdržení e-mailu); když bude starý server odříznut (řekli jsme jim na konci týdne, ale ve skutečnosti jsme tento termín vyplnili několika dny navíc).
- Před skutečným přerušením přístupu ke starému serveru si naplánujte několik e-mailů s připomenutím.
- Nechte IT provést skutečné omezení.
Výsledky vyčištění serveru
Tento e-mail v polovině týdne obsahující všechny informace o projektu vyčištění serveru vyšel jednu středu ve 11:27. Několik lidí mělo vypálené otázky, ale vlákno odpověď na vše utichlo do 11:57 hodin. To znamená, že všechny základní otázky byly zodpovězeny do 30 minut.
V mém týmu pokračovalo další vysvětlení týkající se našeho pracovního postupu - ale ten poslední, který mám, je datován 13:05 téhož dne. Několik lidí nepochybně položilo další otázky, aniž by odpovědělo na všechny, ale většina otázek byla zodpovězena do dvou hodin.
Během několika příštích dní jsme dokončili časovou osu bez závěsu. Tým IT provedl rychlou zprávu o tom, že jsme snížili celkové údaje o 76 procent. Čísla hovoří sama za sebe.
Před
- Celkový prostor: 250 GB
- Počet souborů: 447 249
- Počet složek: 36 773
Po
- Celkový prostor: 59, 2 GB
- Počet souborů: 58 624
- Počet složek: 2 962
Projekt Postmortem a Zpětná vazba
Několik týdnů poté, co jsme dokončili migraci a restrukturalizaci serveru, jsem se zeptal vedoucího projektu, správců a správců sítě IT, zda měli zpětnou vazbu nebo posmrtné poznámky. Nikdo to neudělal. Všechno to šlo pozoruhodně hladce. Zde je to, co vedoucí IT řekl:
„Za deset let jsem tu byl poprvé, když týmový tým realizoval projekt, jako je tento, z jejich vlastního zájmu a provedl ho tak dobře. Pomůže to [další správce IT sítě] i "Měl bych lépe udržovat síť a jsem si jistý, že to pomůže vašemu týmu s pracovním tokem a organizací. Doslova jsme požádali několik generací managementu, aby nařídily, co váš tým dosáhl na základní úrovni, a to se velmi oceňuje."
Z mého pohledu si přeji jednu věc, abychom udělali trochu jinak. Přál bych si, abychom původně řekli zaměstnancům o projektu osobně na rychlém improvizovaném setkání, nikoli prostřednictvím e-mailu. E-mail je v pořádku a určitě nikdo nemá rád schůzky, ale měl jsem pocit, že by se lidé do procesu cítili více zahrnuti, kdyby jim to bylo řečeno během otevřené diskuse, nikoli prostřednictvím „DŮLEŽITÉ!“. e-mailem.
Nyní máme lepší, důslednější, efektivnější a jednodušší sdílený server. Pravidla pro jeho použití jsou jasná, s vestavěnou odpovědností. Vedoucí týmů jsou zodpovědní za týmové složky a jednotlivci jsou zodpovědní za to, co je ve složkách s jejich jmény.
Pokud uvažujete o zahájení vlastního projektu čištění serveru ve vaší organizaci, doufám, že z tohoto článku můžete získat radu ohledně důležitosti získání rady od svého oddělení IT a důkladná komunikace v každé fázi je zásadní pro úspěch.
