Video: 10 Tricks to Get Organized Garage You Desire (Listopad 2024)
E-mail způsobuje vážné problémy pro naši produktivitu a pro naši psychiku. Přetékající doručená pošta váží mysl. Návrat k ní znovu a znovu vytváří další „práci o práci“, jak se říká, což je vysoce neefektivní a ve skutečnosti jen zřídka ústřední pro skutečnou práci, kterou musíme udělat. Pokud to zní jako váš život, je čas vyčistit tuto doručenou poštu.
Moje metoda udržování zdravého vztahu s e-mailem závisí na velmi malých a konkrétních akcích, které provádím každý den - podívejte se na 11 tipů pro správu e-mailu. Jinými slovy, udržování mé schránky není jednorázovou prací na vyčištění. Co ale můžete udělat, když je vaše doručená pošta tak hrozná, že nevidíte za tou obrovskou a okamžitou překážkou, že se s ní nejprve vypořádáte? V takovém případě je čas posadit se a přepracovat doručenou poštu.
Zde je návod, jak to udělat.
Zapomeňte na zpracování každé zprávy v doručené poště. To se nestane a nebude tu žádná velká odměna. Dělat zametání je lepší.
„Zametání“ znamená přemístit celou hromadu nepořádku hromadně do jiného. V e-mailovém programu vytvořte několik nových složek a pojmenujte je podle roku, čtvrtletí nebo měsíce (s výjimkou aktuálního roku, čtvrtletí nebo měsíce; tj. Zatím nevytvářejte složku „2013“), v závislosti na stavu vaší a jak máte sklon myslet na čas. Můžete například vytvořit tyto složky:
- 2010
- 2011
- 2012
Nebo můžete mít:
- 2012_4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Důvodem, proč nebudete vytvářet složku pro aktuální rok, čtvrtletí nebo měsíc, je to, že vaše doručená pošta bude prozatím „aktuální“ složkou.
Dále podle toho, jaký e-mailový program používáte, seřadíte nebo provedete vyhledávání, abyste izolovali všechny zprávy z určitého časového období a hromadně je přesunuli do příslušné složky.
Ať už je ve vaší doručené poště cokoli - to jsou zprávy, které si můžete ve skutečnosti dělat starosti se zpracováním, možná dnes, možná zítra, ale s větší pravděpodobností to bude v příštích několika dnech postupně. Nechcete příliš mnoho najmout najednou.
Všechny vaše staré zprávy jsou stále přítomny - jsou jen z cesty. Možná se jednoho dne s nimi vypořádáš, ale vsadím se, že ne. To je jeden z nejhorších problémů e-mailu. Myslíme si, že se dostaneme ke čtení, odpovídání nebo jiné reakci na tolik zpráv, ale nikdy to neuděláme. Zametání vám umožní dostat je z cesty, aniž byste se jich skutečně zbavili. Můžete tedy věřit, že jednoho dne můžete zpracovat všechny e-maily z roku 2012 (i když pravděpodobně nebudete).
Podívejte se na video, jak zamést v Gmailu.
Krok 2. Kompartmentalizujte
„Zametání“ se stará o zprávu, kterou již máte, ale neudělá nic pro zprávy, které se nyní rozběhnou za vteřinu. Jakmile tedy máte doručenou poštu, která se necítí udusená, musíte si vytvořit nějaké filtry nebo jiné způsoby automatického rozdělování kupředu.
Jeden způsob, jak to udělat, je použít různé e-mailové účty pro různé účely, spíše než jeden pro všechno. Vlastně mám čtyři různé e-mailové účty, které pravidelně používám: jeden pro podnikání, jeden pro osobní komunikaci, jeden pro online nakupování (kde si uchovávám účtenky, sleduji zásilky, získávám bankovní a elektronická daňová hlášení) a jeden pro to, čemu říkám “ haraburdí." Můj účet nevyžádané pošty ve skutečnosti není nevyžádaný v nejpřísnějším smyslu. Je to adresa, kterou používám k přihlášení k odběru zpravodajů nebo nových online služeb, které chci vyzkoušet, ale které nakonec nejsou důležité. Dalším názvem pro tento druh obsahu je vydírání. Není to úplně spam, protože jste o to požádali a jak to chcete. Na tento nezdravý účet se nikdy nevztahuje nic kritického, takže pokud ho několik dní nekontroluji, není to žádný velký problém. Také jsem jen zřídka otevřel nevyžádaný účet nebo nákupní účet, když jsem v práci, takže není nikdy v očích, aby mě sváděl.
Druhým způsobem, jak dosáhnout stejného efektu, jsou složky a automatické třídění. To je zvláště užitečný způsob, jak spravovat informační bulletiny a denní nabídky. Outlook.com je v tomto ohledu docela sofistikovaný a Gmail je také docela dobrý.
Ať už nastavujete filtry a složky nebo začnete tlačit informační bulletiny a nákupní doklady na jinou e-mailovou adresu, tento krok nějakou dobu trvá. Pravděpodobně budete potřebovat 30 minut až hodinu, abyste mohli nastavit základní metodu kompilace.
Krok 3. Odstranit
Doufejme, že to, co zbývá ve vaší doručené poště, je jen zlomek toho, co tam předtím bylo. Další věc, kterou bych udělal, je pokusit se smazat vše, co prostě není důležité. Tento krok může chvíli trvat, ale neztrácel bych tím příliš mnoho času.
Prohledejte zprávy ve složce Doručená pošta, a když přistoupíte k té, kterou chcete smazat, zkuste seřadit doručenou poštu podle odesílatele a zjistit, zda existují další zprávy od stejné osoby, které stojí za to smazat. Často dostávám několik následných e-mailů od jedné osoby, která říká totéž, a všichni by měli být na sekání.
Odstraňte co nejvíce, aniž byste se nechali dohonit obsahem jedné zprávy. Pokud si nejste jisti zprávou, nechte ji prozatím na pokoji.
Smazání je pro mě důležité, protože to znamená propuštění. Pokud zpráva není důležitá a neobsahuje důležité informace, je smazání znamením, že o tom už nikdy nemusím přemýšlet. To mě mentálně osvobozuje od povinnosti, kterou tento e-mail představuje.
Můžete také chtít vytvořit složku nazvanou „Později“, do které zadáváte zprávy, které nejsou opravdu důležité, ale přesto k nim máte psychologickou přílohu. Toto jsou zprávy, se kterými se chcete vypořádat později. Podle mé zkušenosti jsou „pozdější“ zprávy obvykle odpadky, které jsem ještě nebyl připraven pustit.
Fantastická služba s názvem SaneBox (6 $ měsíčně) skutečně prohledá vaši doručenou poštu a automaticky posouvá nedůležité e-maily do nové složky s názvem „@SaneLater“. Při testování SaneBoxu jsem zjistil, že odvedl neuvěřitelnou práci při identifikaci toho, co bylo důležité versus ne důležité.
Krok 4. Vytvořte systém a proměňte jej v návyky
Díky spravovatelné doručené poště a základní struktuře pro ukládání e-mailů nyní potřebujete systém, jak budete e-maily ukládat - nad rámec základního pravidla „e-maily související s články z června 2013 jdou do složky 1306_JUN“, ale kdy umístíte je tam? Jak často se na ně budete dívat? Co uděláte se zprávami před jejich uložením?
Tento krok je nejtěžší, protože vás žádá o vytvoření pravidel a vytvoření návyků pro jejich dlouhodobé dodržování. Pravidla, která vytvoříte, by měla být výslovná. Měli byste být schopni je artikulovat. Ale nemusí být dokonalí nebo absolutní. Je to v pořádku, pokud se jim občas zabloudíte. Chcete systém, který tu a tam odpouští špatný den, ten, který vám umožní snadno se odrazit, když se vklouznete.
Zde je několik mých pravidel pro zpracování e-mailů.
Odstranit rychle. Pokud e-mail nevyžaduje akci, včetně opakovaného čtení nebo archivace pro informaci, okamžitě ji zahodím. Kultivuji mazání zpráv rychle do návyku tím, že každé ráno hromadně odstraňuji zprávy. Když dorazím ke svému stolu, vymažu tolik zpráv, kolik mi připadá v jednom pádu. Je to obvykle asi 60 procent mých nových nepřečtených zpráv.
Okamžitě reagujte na kritické zprávy nebo je nechte v doručené poště. Pokud je e-mail kritický - což znamená, že je třeba provést okamžitou akci nebo důkladné přečtení a případně odpověď - jednám o něj okamžitě nebo jej ponechám v doručené poště, dokud na něj neprovádím, obvykle do jednoho nebo dvou dnů. Může zůstat v doručené poště až měsíc. Po měsíci na to musím jednat. To je konečný termín.
Soubor do konce dne. Pokud zpráva obsahuje informace, které potřebuji, ale nevyžaduje okamžitou akci, měla by být do konce dne přesunuta do odpovídající složky (nebo lokálně uložena na moji plochu) - nebo do konce týdne, pokud jsem opravdu zaneprázdněna..
Vyčistěte doručenou poštu v pátek odpoledne. V pátek odpoledne si dávám 10 až 20 minut na to, abych prohledal vše, co je v doručené poště, a možná jednám podle věcí, které nevyžadují zdlouhavou reakci. Než odejdu z kanceláře, měl bych mít možnost vidět na dně centimetr nebo dvě bílé mezery (prostor pro víkendové zaplnění).
Podívejte se na spodní část doručené pošty. Toto pravidlo je ze dne na den pravidlem, ve kterém žiji na nejzákladnější úrovni: vždy se podívejte na spodní část doručené pošty. Na rozdíl od Inbox Zero se snažím mít více doručených zpráv, než kolik vidím na obrazovce. Je to jednoduché. Je to odpuštění. Je to flexibilní. Je to rozumný a dosažitelný cíl. Dodržování tohoto pravidla netrvá dlouho. Hraje se jako zvyk v tom, že jakmile jsem začal usilovat o to, abych viděl dno své doručené pošty, stal se to podvědomý cíl.
Dlouhodobé řešení správy e-mailu
Celá organizace se opravdu scvrkává podle pravidel a rysem, který drží pravidla pohromadě, jsou návyky. Návyky jsou způsob, jak postupujete podle pravidel. Pokud je na konci dne pravidlo e-mailového koše prázdné, je zvykem, že před ukončením e-mailového programu (nebo nastavením e-mailového programu automaticky odstraní koše po ukončení) klepnutím pravým tlačítkem myši vyprázdníte koše. Pokud je pravidlem vždy odpovědět na e-mail od vašeho šéfa do konce dne, zvykem může být automatické třídění zpráv od vašeho šéfa do zvláštní složky a kontrola této složky každý den ve 16:00.
Správná a efektivní správa e-mailu se týká systému, který používáte, nikoli softwaru, který používáte. Aplikace, funkce a doplňky mohou pomoci vyřešit konkrétní problémy, které máte s e-mailem, ale pokud nejsou složeny z komplexnějšího systému pravidel nebo metody pro zakořenění návyků, nepřijdou s dlouhodobou návratností.
