Video: Jiří Horecký: Neziskové organizace tu nejsou proto, aby hromadily zisk (Listopad 2024)
Vzpomínáte si na příslib Thierryho Bretona odstranit do roku 2014 100% interní firemní e-mail od jeho společnosti Atos? V době, kdy oznámil své ambice - to bylo v roce 2011 - se mnoho lidí z technologického i obchodního světa vysmívalo. Nazvali jeho plán směšným. Řekli, že potřebujeme e-mail. Spoléháme na to. Je to nutné!
Rychle vpřed do dneška a klima se již změnilo. Od administrativních pracovníků stále více slyším, že e-mail je blahobytem jejich existence. Je to stejně ztráta času jako slovo „m“: schůzky. Když se ptám, proč je to takové břemeno, lidé obvykle říkají něco jako: „Dostávám spoustu e-mailů, které se mnou nemají nic společného“, nebo „Polovina vláken, na kterých jsem, není pro mou práci vůbec relevantní.“ Dokonce jsem začal slyšet stejný sentiment od několika lidí o osobním e-mailu: „Dostal jsem devět následných e-mailů od členů mého knižního klubu, které potvrzují datum dalšího knižního klubu! Dobrý den, lidi! Bylo to v prvním e-mailu!“
Zde je několik strategií, jak ve skutečnosti oříznout nebo efektivně odříznout e-maily, které prostě nepotřebujete. (Přestože se tento článek nevztahuje na vydírání, mám spoustu dalších tipů, jak spravovat e-mailové zpravodaje a denní nabídky.)
1. Požádejte o odebrání ze skupinových e-mailů, tváří v tvář
Čím více spoléháme na e-mail, tím více jsme ochotni zapomenout, že některé problémy lze nejlépe vyřešit krátkou konverzací. Tato rada může znít bláznivě a velmi nízko, ale může být velmi efektivní. Pokud jste součástí běžného skupinového e-mailu (řekněme denní zprávy nebo týdenní registrace projektu) a nechcete být nadále, nechte se konverzovat s osobou, která tento e-mail spravuje nebo iniciuje, nejlépe osobně obličejem nebo přes telefon, pokud musíte. „Ahoj, “ řekneš, „víš ten denní e-mail o takovém a takovém? Měl bych na tom být? Stále dostávám zprávy, ale nikdy se přímo netýkají přímo mě nebo mé práce. mohl bys mě odstranit? “
Nejhorší, co byste v této situaci mohli udělat, je odpovědět všem zprávou s nápisem „odhlásit se“. Je to neslušné. To ukazuje, že nemáte žádný společenský takt nebo netitquette. A to dokazuje, že nevíte, jak spravovat svůj vlastní e-mail.
Když však konverzujete tváří v tvář, stanete se opět člověkem. Jste příjemný člověk s přiměřenou a přímou žádostí. Navíc, pokud existuje důvod, proč jste chtěli dostávat zprávy, osoba vysvětlí, proč jste byli dosud zahrnuti.
2. Využijte sociální sítě, nástroje pro řízení projektů a IM
Podle mého názoru sociální sítě (včetně obchodních sítí, jako jsou Yammer a Podio) zpracovávají zprávy s opt-in mnohem lépe než e-maily. Vezměte si případ mého přítele, který se strachoval o její knižní klub. Pokud by organizátor uspořádal příští pozvánku na knižní klubovou schůzku na Facebooku spíše než e-mailem, získávání informací by pro členy bylo méně povinné . Události na Facebooku jsou volitelné. Když se budete cítit, můžete se k nim dostat a získat informace. Když pozvánka na stejnou událost dorazí e-mailem, její čtení se okamžitě považuje za povinné.
V obchodních organizacích mohou alternativní komunikační nástroje také ohromně snížit nežádoucí e-maily. Tady ve společnosti PCMag máme tendenci používat program pro zasílání rychlých zpráv, když máme co rychle komunikovat a chceme stejně rychlou reakci. Yammer používáme ke správě některých úkolů, které fungují na principu „kdokoli může odpovědět jako první, prosím“. Platformu pro správu projektů Basecamp využíváme k diskusi o probíhajících uměleckých a designových projektech na jednom místě.
Takže používejte všechny různé nástroje, které máte k dispozici, a pokud jste ve vedoucí pozici, povzbuzujte také ostatní. Obhájení řešení s více nástroji pomůže snížit potřebné e-maily.
3. Použijte automatické třídění nebo filtry
Nejběžnějším řešením pro správu nechtěných e-mailů je nastavení pravidel automatického třídění nebo filtrů, jak se jim někdy říká, které nechtěné zprávy umístí na určené místo (obvykle do složky, ale někdy do koše) dříve, než zasáhnou vaši doručenou poštu. Tuto funkci mají všechny hlavní e-mailové programy.
Vyhledejte e-mail, který již nechcete, identifikujte něco konkrétního a opraveného (např. Vždy stejné klíčové slovo v předmětu, odesílateli atd.) A nastavte pravidlo, které rozdělí všechny tyto zprávy do nové a vhodně označené složka pro vás.
Další možností v aplikaci Microsoft Outlook je, že se můžete „odhlásit“ elegantně a bez předchozího upozornění z vlákna jednoduchým „ztlumením“ konverzace (viz moje tipy pro aplikaci Outlook, jak to udělat), i když to ponechá uvíznutí, pokud někdo znovu použije stejný předmět linka později, protože je to cíl pro provedení operace. (Jinými slovy, když ztlumíte vlákno, aplikace Outlook automaticky přesune do složky „smazané položky“ všechny zprávy, které obsahují stejný řádek předmětu problematického e-mailu.)
Já osobně automatizované třídění moc nepoužívám, protože se spoléhá na nové chování: pravidelně kontroluje určené složky. V minulosti, kdykoli jsem nastavil třídění, jsem okamžitě zapomněl, že jsem to udělal, ao několik dní později jsem si všiml hromady e-mailů, které mohly zahrnovat něco důležitého tlačeného na vedlejší kolej. Raději bych nechtěné zprávy smazal, jakmile je dostanu. Pokud se rozhodnete pro tuto trasu, buďte vždy opatrní při zpracování těchto tříděných e-mailů pravidelně.
4. Řekněte lidem, aby nezapisovali „Díky“
Když jsem poprvé slyšel kolegu v bývalém zaměstnání, řekněte nahlas jinému kolegovi: „Nevadilo by vám odpovědět„ díky “na zprávu, když vše, co dělá, je potvrdit, že víte, že jsem udělal to, co jsem měl dělat? Pomůže mi to udržet si čas v e-mailu, " to mě napadlo !" Můžeš to říct? Jistě, můžete přijít jako mírně nevrlý, ale vzhůru je, že nedostanete tunu opravdu zbytečných e-mailových zpráv.
Dalo by se to také přeformulovat, aby bylo svrchovaně pasivní a agresivní - „Opravdu se nebudu urazit, pokud mi díky e-mailu méně často děkuji. Už vím, že si vážím mé práce“ - ale nedoporučuji to!
Dodatečné zdroje
Mezi další nástroje, které vám pomohou zůstat na vrcholu e-mailu, patří Sanebox (který automaticky nastavuje některé automatické třídění) nebo aplikaci Mailbox pro iOS (velmi užitečné pro udržování vrcholu e-mailu mimo kancelář), ale ty jsou obecnější e-mailové třídění než omezování nežádoucích zpráv.
