Organizujte se: jak zlepšit komunikaci pro lepší řízení projektů

Během každého projektu je důležité vědět, jak komunikovat, a kdy použít ke komunikaci službu správy projektů. Komunikace se všemi zúčastněnými stranami je podle zprávy Institutu pro řízení projektů jediným nejdůležitějším faktorem úspěchu v řízení projektů. Špatná komunikace je příliš často příčinou jiných problémů, které vedou projekt mimo kurs nebo ho zcela propadají.

Co znamená jasná, otevřená a účinná komunikace z hlediska řízení projektů a jak to děláte? Minulý týden ve sloupci Get Organized se podíval na to, jak začít řídit projekt. Klíčové kroky se týkaly vymezení projektu (a zajištění toho, že se jedná spíše o projekt než o právě probíhající práci) a jeho požadavků, rozsahu, výstupů, milníků a účastníků, včetně zúčastněných stran. Pokud jste si to ještě nečetli, doporučujeme vám to před řešením tohoto článku.

Jak špatná komunikace ovlivňuje řízení projektů

Podle průzkumu PricewaterhouseCooper jsou hlavními třemi problémy, které brání úspěšnému projektu, změny v rozsahu, špatný odhad ve fázi plánování a špatně definované cíle a cíle. Jason Westland, generální ředitel ProjectManager.com, vidí všechny tyto problémy jako problémy pramenící z jiného kořene: špatná komunikace.

„Pokud projektový manažer nemá omezený rozsah nebo pokud hráči neznají časovou osu, věci se rozpadnou nebo to, co je dodáno, nesplňuje požadavky, “ řekl Westland, když jsem s ním nedávno hovořil o osvědčených postupech řízení projektů.

Westland, který také napsal The Project Management Life Cycle , dodal: „To, co se obvykle děje, je, že projektový manažer nemá skutečný popis rozsahu projektu. Tým opravdu neví, co přináší. opravdu ví, jaké jsou konečné termíny milníků nebo klíčových výstupů. A v průběhu projektu je nikdo neinformuje o celkové vizi, o důvodech, proč to dělají.

Westland vyrostl na Novém Zélandu. Podělil se se mnou o analogii mezi pasoucími se ovcemi v terénu své vlasti a vedením projektu.

Představte si mladého chlapce, který musí přesunout 300 ovcí z jednoho výběhu do druhého a použít pouze několik psů. „Jsi v neustálé komunikaci se svými psy prostřednictvím píšťalky, “ řekl. "Psi se neustále pohybují v rozdělení do skupin nebo slučovacích skupin." Práce se může pro jednoho chlapce a pár psů zdát těžkopádná, ale pokud nikdy nedojde k přerušení komunikace a chlapec si stále připomíná svůj cíl, lze to udělat.

Podívejte se na Velký obrázek

Během úvodního setkání projektu musí všichni hráči, kteří budou na projektu pracovat, opustit setkání s jasným popisem toho, co bude finální projekt zahrnovat. Jinými slovy, každý by neměl mít pouze vizi, ale i písemné podrobnosti.

Představte si projekt, který trvá jeden rok. Několik měsíců do projektu je zcela možné, že vidění v oku něčí mysli se od prvního dne trochu proměnilo. Manažer projektu musí všem připomenout popis konečného projektu - a musí tak často dělat. K takové vizuální komunikaci může dojít během pravidelně plánovaného setkání (více o tom za okamžik), nebo tím, že občas přivede klienta projektu, aby týmu připomněl, na čem pracují.

Kromě toho každý v projektovém týmu odpovídá za komunikaci, když úkol nebo řada úkolů vystoupí z dalšího výstupu nebo konečného popisu projektu. Když se objeví úkol, který není v rozsahu, musí se pracovníci promluvit a vedoucí projektů musí naslouchat. Komunikace je obousměrná ulice. Podobně, pokud tým věří, že nebude dodržen termín, musí informovat projektového manažera, když je v ohrožení, ne poté, co je příliš pozdě. Projektový manažer, který slyší komunikaci tohoto druhu, může podle toho rozhodovat. A jak jste možná uhodli, projektový manažer musí informovat tým o všech provedených změnách a vyžádat si zpětnou vazbu.

Věnujte pozornost jemným detailům

Kromě častého návratu k vizi a udržení rozsahu pod kontrolou musí projektoví manažeři vědět o každém jemném detailu. "Během projektu je opravdu důležité, aby si vedoucí projektu byl plně vědom všech úkolů a jaké je jejich postavení, " řekl Westland.

Projekty mohou snadno mít tisíce úkolů, což je spousta informací, které si každý projektový manažer pamatuje. Z tohoto důvodu je služba správy projektů tak cenná. Dva příklady jsou Zoho Projects a Teamwork Projects, i když na trhu existují desítky týmů různých velikostí a složitosti.

Když týmy používají platformy pro správu projektů, všechny úkoly jsou zaznamenány v systému a jsou viditelné pro každého, kdo je potřebuje vidět (nebo někdy jsou viditelné pro každého v závislosti na nástroji). Každý úkol má nabyvatele a datum splatnosti. Obvykle existují také další informace, které popisují, zda úkol aktuálně ještě není na něčí desce, aktuálně aktivní nebo dokončený. Některé platformy ještě podrobněji sledují procentuální úroveň dokončení každého úkolu. Projektový manažer se tak může kdykoli přihlásit k úkolu, aby viděl jeho stav, aniž by musel chodit k něčemu stolu, klepnout na něj na rameno a zeptat se. To zcela mění povahu komunikace.

Nástroje pro správu projektů centralizují informace a poskytují k nim přístup všem. Nakonec je dokumentace pouze další formou komunikace.

Peter Clarkson, ředitel Maestro Development, který tvoří platformu pro správu projektů Maestro Project Office, je bývalým projektovým manažerem, který řídil tisíce projektů. "Udělal jsem hodně auditů špatných projektů. Byl jsem známý jako umělec záchrany, " řekl mi. "Vždyť je to svázáno s nedostatkem metodologie a nevědomosti, co se v projektu dělo: nezdokumentování schůzek, záležitostí, akcí."

Když Clarkson popisuje svůj den jako projektového manažera, je zřejmá důležitost komunikace a projektového manažera spojeného s každým bitem komunikace. "Jako projektový manažer jsem vždy tvrdil, že jsem líný, protože jsem si nikdy nikdy nic nepřidělil, " řekl. „Jediné, co jsem udělal, bylo chodit a mluvit s lidmi, nebo číst zprávy, nebo kontrolovat v databázi problémy, které se vařily a zaznamenávaly, ale nikdo s tím nic nedělal. Četl jsem zápisy z různých schůzek, které jsem neudělal vlastně jít. “ Řekl, že třetinu svého pracovního dne snadno strávil v jakémkoli nástroji pro správu projektů a databázi, kterou týmy používaly.

Neustále se scházejte

Většina projektů a projektových týmů se do určité míry spoléhá na setkání. Jak vysvětluje Westland: „Před online nástroji projektoví manažeři obvykle vedli týdenní stand-up setkání, na kterém všichni jednoduše uvedli, na jakých úkolech pracují, jaké úkoly splnili a stav dalších výstupů nebo úkolů.“ Ale s zavedenou platformou pro řízení projektů, kde jsou všechny tyto informace zaznamenávány a zviditelňovány, je ještě třeba mít schůzky?

Vlastně ano. I když je komunikace pomocí online nástrojů výrazně zlepšena, setkání jsou stále přínosná. "Není to tak, že stále nemáte stand-up, je to jen to, že se účel mění. Místo týdenního stand-upu na základě úkolu se může stát dvouměsíční schůzka, během níž projektový manažer obnoví vizi a zajistí, aby všichni ví, kam musí jít, nebo přivede klienta, aby mluvil o důvodu, proč je projekt realizován. Stává se spíše strategickou relací než prováděcí relací, “řekl Westland.

Plán pro posmrtně

Komunikace je klíčem k úspěchu každého projektu, a to nejen ve fázi plánování a setkání, ale také v průběhu projektu, a to i po jeho dokončení. Posmrtné schůzky dávají členům týmu poslední příležitost komunikovat, co se na projektu stalo správně a co špatně.

Členové týmu by měli být čestní a otevření zpětné vazbě, ale stejně důležité je, že vedoucí projektu musí poslouchat zpětnou vazbu, zaznamenat ji a odkazovat na ni, až se příště objeví podobný projekt.

Platformy pro řízení projektů mohou být také velkým zdrojem referenčních materiálů po skončení projektu. Většina týmů těží z přezkoumání zpráv a historie projektu, aby získala lepší představu o tom, co se stalo, když se něco zhoršilo.

Další tipy, jak získat co nejvíce ze dvou služeb správy projektů PCMag pro správu projektů Výběr, si můžete přečíst 7 způsobů, jak zjednodušit řízení projektů v týmových projektech, a 5 funkcí zeo projektů, které vám pomohou zorganizovat vaše podnikání.