Uspořádejte si: jak udržet nepořádek uklizený, skenovatelný a ne příliš zaneprázdněný

Slack usnadňuje komunikaci v týmu než používání e-mailu, ale aplikace má sklon vypadat jako chaotická dětská herna. Pokud mají členové vašeho týmu nadšení pro animované gify nebo si neuvědomují, jak pojmenovávají kanály, vaše osobní rozhraní pravděpodobně trpí úplnou dezorganizací. Těchto devět tipů vám může pomoci znovu získat kontrolu nad touto nejlepší aplikací pro obchodní zprávy.

1. Zkompaktujte zprávy Slack

Vaše dvě nastavení zpřísní vaše Slack rozhraní, aby bylo efektivnější. Přejděte do části Předvolby> Zprávy a média. V části Téma vyberte Kompaktní. Poté přímo pod ním zvolte Zobrazit pouze zobrazovaná jména.

Tato nastavení společně eliminují nadbytečné znaky a mezery ze Slacku. Možná to není váš preferovaný styl, ale stojí za to vyzkoušet, pokud chcete, aby váš prostor Slack vypadal elegantněji a méně zaneprázdněn. Pokud chcete být schopni skenovat spoustu informací bez velkého posouvání, může to být užitečné vyzkoušet.

2. Sare Down Slack Sidebar

Není žádný důvod, proč byste měli ve výchozím nastavení vidět všechny kanály a zprávy, které jsou uvedeny na vašem postranním panelu. Hvězdné kanály a přímé zprávy, které používáte nejčastěji. Díky tomu sedí v horní části pod nadpisem Hvězdné, což vám umožní zaměřit vaši pozornost na tento seznam kurátorů.

Pokud je váš účet Slack vážně nepřehledný, zvažte také změnu nastavení tak, aby se zobrazovaly pouze zprávy označené hvězdičkou a nepřečtené zprávy. Přejděte do části Předvolby> Boční panel> Nastavení bočního panelu> Vzhled a vyberte Nepřečtené konverzace a konverzace označené hvězdičkou.

3. Potlačte nepořádek obrazu

Pokud je vaší hlavní stížností na Slacka to, že vaši kolegové zveřejňují příliš mnoho animovaných gifů, ikon emodži a odkazů s obrovskými náhledovými obrázky, můžete je jednoduše podle svého názoru potlačit. Podívejte se do části Předvolby> Zprávy a média. Směrem dolů jsou zaškrtávací políčka, která umožňují skrýt různé typy snímků.

Pokud chcete dokonalý přehledný Slack, vytvořte je takto:

4. Přizpůsobte oznámení

Příliš mnoho oznámení změní všechny na šum. Přizpůsobte si oznámení, která obdržíte, ve Slacku ve třech krocích.

Nejprve ztlumte všechny kanály, u nichž většina nových zpráv není důležitá. Přejděte na kanál, klikněte na ikonu ozubeného kola vedle vyhledávacího panelu a vyberte možnost ztlumení tohoto kanálu.

Za druhé, změňte předvolby oznámení na možnost Přímé zprávy, zmínky a klíčová slova nebo Nic. Pokud zvolíte Nic, zobrazí se odznaky označující nové zprávy, ale nebudete dostávat zvuková upozornění ani jiná upozornění na obrazovce.

Za třetí, věnujte pozornost posledním dvěma možnostem, které se objevují v této části vašich preferencí: Upozorněte mě na odpovědi na vlákna, která sleduji, a použijte jiná nastavení pro mobilní zařízení. V závislosti na tom, jak vy a vaši spoluhráčové používáte konverzace s vlákny, možná budete chtít vybrat možnost dostávat oznámení o vláknech. Pokud jde o možnosti mobilního zařízení, můžete se zaměřit pomocí volby, že v telefonu budete mít různé preference. Až budete příště muset pracovat bez přerušení, ukončete aplikaci Slack pro stolní počítače a odhlaste se z webové aplikace, ale nechte telefon poblíž důležitých upozornění Slack.

5. Použijte předpony pro seskupení podobných nevyužitých kanálů

Zde je taktika, kterou pravidelně vidím týmy používat ve Slacku: Vytvářejte předpony pro kanály, které by měly být seskupeny dohromady. Například všechny kanály, které mají být použity výhradně prodejním týmem, by měly mít předponu „sales-“, abyste měli # prodejní kontakty, # prodejní tipy, # prodejní výhry atd. Kanály, které jsou jen pro zábavu, mohou mít předponu „fun-“ nebo „watercooler-“.

Používání předpon způsobuje automatické seskupování podobných kanálů na postranním panelu i v úplném seznamu kanálů, kdykoli je potřebujete prozkoumat.

6. Použijte nástroje pro dotazování (nebo tento hack)

Když se ptáte spoluhráčů na dotaz ve stylu průzkumu, například „Kolik času se mohou všichni dnes odpoledne setkat?“ použijte aplikaci pro dotazování. Je mnohem snazší a přehlednější číst odpovědi na anketu, než listovat skrz příval komentářů.

Polly for Slack je jednou z nejznámějších volebních a průzkumových aplikací. Nainstalujte jej jako doplněk Slack a potom zadejte "/ polly", kdykoli chcete vytvořit hlasování.

Pomocí tohoto jednoduchého hackování můžete také přeskočit nástroje pro dotazování: Napište svůj dotaz a poskytněte možné odpovědi pomocí reacji. Vaši spoluhráči zjistí, že by měli k otázce přidat odpovídající reacji, aby ukázali své preference. Pro možnosti dotazování, které nemají zjevné ikony, použijte číslo reacji nebo barevné tečky. Výsledky jsou těsné, uklizené a snadno čitelné.

7. Vytvořte etiketu pro nitě

Vlákna zpráv jsou fantastická pro udržení organizace Slack, ale pouze pokud je používáte způsobem, který funguje pro váš tým. Vlákno zprávy je konverzace, která se roztočí z hlavního kanálu na postranní panel. Lidé se mohou přihlásit do konverzace nebo zůstat mimo ni. V podprocesu můžete vy a vaši kolegové vést komplikovanou konverzaci o jednom tématu, aniž by to bylo přerušeno.

Pokud je však příliš mnoho vláken, je obtížné kanál prohledat a dohnat vše, co se v poslední době děje. Proto musíte najít správnou rovnováhu mezi používáním vlákna a etiketou. Neexistuje žádné pravidlo, jak to udělat.

Pracoval jsem s týmem, který přidal cívku nití emoji na konci jakékoli zprávy, kterou chtěli odklonit od hlavního kanálu. Postupem času jsme se všichni drželi neformálních pravidel, kdy se mají posílat zprávy, a zdálo se, že je každý rád dodržuje.

Tip: Chcete-li přidat vlastní emodži, klikněte vlevo nahoře na svůj pracovní prostor, zvolte Přizpůsobit Slack a na kartu Emoji nahrajte libovolný obrázek. Správci mohou omezit, kdo může přidat vlastní emodži.

Pokud jste pro pokročilejší drotárství, možná se budete chtít dozvědět, jak si také postavit slabou botu.

8. Organizujte své myšlenky formátováním

Pomocí formátování můžete uspořádat, co píšete do zpráv Slack. Usnadňuje ostatním lidem prohledávání kanálu a vyzvednutí toho, co je důležité.

Slack používá formátování Markdown pro tučné písmo, kurzívu, podtržení a formát kódu. Pokud zadáte více než několik znaků, podváděcí list se objeví v dolní části obrazovky, aby vám pomohl ven.

Navíc přidejte zalomení řádků ve vaší zprávě pomocí shift + return. Tato kombinace klávesových zkratek umožňuje vytvářet odstavce bez zveřejnění zprávy (pokud stisknete návrat bez posunu, vaše zpráva se zveřejní). Jakmile to uděláte, můžete psát delší zprávy, které jsou snadno čitelné a editovatelné, místo toho, abyste museli zveřejňovat pět nebo šest po sobě následujících zpráv. Tento postup může být přínosem pro vaše výsledky vyhledávání Slack, pokud používáte účet zdarma, který je omezen na vyhledávání pouze posledních 10 000 zpráv.

9. Vytvořte automatická upozornění

Automatické upozornění v Slacku je oznámení, které obdržíte automaticky, když dojde k nějaké akci. Můžete například vytvořit upozornění, když někdo vyplní webový formulář vaší společnosti. Několik dalších nápadů: Upozornění můžete mít pokaždé, když se prodej uzavře v internetovém obchodě, kdykoli se objeví nový komentář na vašem webu, nebo jakmile někdo z vašeho týmu otevře nebo uzavře problém v Githubu.

Existuje několik způsobů, jak nastavit a ovládat automatická upozornění. Nejjednodušší je prostřednictvím integrace Slacku s dalšími nástroji v adresáři App. Například připojte Slack k Freshdesk a můžete dostávat upozornění na vstupenky na podporu zaslané vašemu týmu.

Dalším způsobem je použití aplikace Slack Incoming Webhooks, která vyžaduje trochu technického know-how, ale umožňuje vám dostávat upozornění o činnostech, které mohou být mimo oblast aplikací Slack. Poslední možností je použít automatizační nástroj třetích stran, například IFTTT, Workato nebo Zapier. Tyto služby vám umožňují propojit aplikace navzájem a v případě Slack můžete aplikaci připojit, i když ji Slack nativně nepodporuje. Nástroje automatizace vám také mohou poskytnout více možností pro přizpůsobení výstrahy.

Signál vs. hluk

Slack slíbil, že pomůže opravit některé problémy signál-šum, které jsou vlastní e-mailu. Slíbilo to také dát lidem způsob komunikace, který byl zábavnější. Stala se aplikací, která většinou uspěla v obou oblastech, ale přitom se stala jinou šelmou, která se může cítit těžkopádně. Čištěním rozhraní Slack můžete výrazně snížit hluk a vytvořit více soustředěný prostor pro komunikaci.

Pokud všechno ostatní selže, můžete vždy skočit lodí pohledem do těchto 17 alternativ k Slack. Pokud jste odhodláni držet se aplikace, nezapomeňte se naučit několik dalších tipů a triků pro Slacka.