Uspořádejte si: jak udržovat práci a osobní soubory odděleně

Informační pracovníci jako já často o víkendu kontrolují náš pracovní e-mail. Nebo bychom se mohli dostat na důležitou prezentaci pozdě v noci z domova, pokud je to v době, kdy jsou naše nejproduktivnější hodiny (nebo pokud na projektu běžíme pozadu). Stejně tak jsme náchylní k odpovídání na osobní zprávy, když pracujeme nebo možná skenujeme dokument o pojištění domácnosti v kancelářské kopírce. Vědeckým pracovníkům se obvykle líbí tento druh flexibility, ale pokud si nejste opatrní, jak oddělujete svou práci od osobních souborů, můžete se dostat do problémů sami sebe a svá data.

Rizikové chování v šedé oblasti mezi prací a životem by mohlo ohrozit citlivá data. Například zatímco mnoho lidí může skenovat osobní dokument v kanceláři sem a tam, nechtěli byste skenovat nic citlivého, protože pokud nejste vedoucí IT, nemáte představu, kam multifunkční tiskárna ukládá kopie souborů, které skenuje. Pravděpodobně jsou na pevném disku samotného skeneru a mohou být také uloženy na nezabezpečené sdílené servery.

Kromě toho je pro udržení rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem užitečné mít podněty, které vám připomenou, když děláte jeden druh práce, když jste na druhé straně. Řekněme, že jste dostihli nějaké e-maily tři dny po rodinné dovolené. Možná oceníte, že máte flexibilitu a příležitost zachytit jakékoli naléhavé záležitosti, ale můžete se také chtít vrátit k potěšení Splash Mountain se svými dětmi. Díky několika jednoduchým strategiím pro oddělování osobních a pracovních souborů se nikdy nebudete nadchnout prací příliš dlouho, když si užíváte svůj osobní čas a naopak.

Rozdělte své soubory

Hlavním trikem v oddělení pracovních a osobních souborů je jejich rozdělení na oddíly. Udržování konkrétních věcí na vyhrazených místech vytváří nejen pořádek, ale také jistotu. Funguje jak ve fyzickém, tak v digitálním světě. Pokud vždy vložíte klíče do pravé kapsy a telefon vlevo, nikdy nebudete hledat v této bundě některou z těchto položek.

U digitálních souborů jsou zásady stejné, ale realita je trochu jiná. Mohli byste mít všechny své pracovní soubory v jedné složce a osobní soubory v jiné, ale žijí na stejném serveru, počítači, aplikaci nebo mobilním zařízení? Chcete, aby?

Někdy oddělujeme pracovní soubory od osobních souborů, abychom udrželi hranice, abychom se nezachytili v práci, když bychom měli trávit čas s rodinou a přáteli, nebo tak, abychom nebyli v pokušení dokončit registraci daní, zatímco jsme na hodinách.

V průběhu let jsem vyvinul několik strategií, které mi pomáhají rozdělit mé pracovní a osobní soubory tak, aby splňovaly tyto podmínky:

• Jsou vždy oddělené
• Jsou přístupné bez ohledu na to, kde jsem, ale
• Je pro mě trochu nepohodlné přistupovat k pracovním souborům, když jsem v domácím režimu, a domácím souborům, když jsem v pracovním režimu.

Používejte různá rozhraní pro různé věci

Nejprve si povíme o digitálních dokumentech, jako jsou dokumenty pro zpracování textu, tabulky, prezentace, soubory PDF a obrázky.

Nejjednodušší způsob, jak jsem zjistil, že dokumenty jsou oddělené a přesto přístupné, je uložit je do online synchronizační služby a použít různé služby pro různé typy informací. K ukládání, zálohování a synchronizaci osobních souborů používám Dropbox a pro práci se spoléhám na Disk Google. Kromě těchto dvou služeb existuje spousta možností, o kterých se můžete dočíst v seznamu nejlepších služeb úložiště online společnosti PCMag. Jde ale o začátek rozdělením souborů na dvě různé služby.

Proč bych si nevybral svou oblíbenou službu úložiště a nevytvořil dva různé účty místo použití dvou různých služeb? Mít jiné rozhraní mi pomáhá udržovat hranice, které potřebuji mezi pracovními a osobními soubory.

Když se podívám na webové rozhraní Disku Google, mám pocit, že pracuji. Pokud se ale dívám na Disk Google, když jsem na dovolené, zvoní mi v hlavě zvony, které mi připomínají, že dělám práci, když bych měl sedět u bazénu. Ale pokud pracuji na Dropboxu o víkendu, organizuji své osobní fotografie, můj mozek mi nedává stejný signál „pracujete“. Postupem času jsem si vytvořil silné spojení mezi každým rozhraním a tím, co v tomto rozhraní dělám. Pro mě je ještě důležitější mít jasné hranice pracovního života, protože pracuji z domácí kanceláře. Když jsem pracoval na plný úvazek v kancelářské budově, použil jsem podobné strategie se stejným efektem.

Vytvářejte vizuální podněty ve vašem OS a motivech

Některé služby úložiště, jako například ty, které se těsně integrují do operačního systému, nevypadají vůbec (pokud nepoužíváte webovou aplikaci). Nemusí nutně mít odlišné rozhraní. Dalším způsobem, jak můžete rozdělit oddíly, aniž byste si to vůbec uvědomili, je použití jiného operačního systému v práci i doma. Pokud máte doma počítač se systémem Windows a počítač Mac doma, může se stát, že při práci v kanceláři doma na počítači Mac budete mít pocit, že jste si velmi vědomi toho, že jste si toho vědomi.

Dalším problémem může být to, že používáte stejné nástroje ve svém pracovním i osobním životě, protože se vám líbí. Nechcete si vybírat dva různé nástroje nebo rozhraní. Chcete použít ten, který se vám líbí nejlépe pro oba. Někteří z mých přátel například používají Slack pro osobní komunikaci a také používají Slacka v práci. V této situaci bych doporučil změnit motiv (tj. Barevné schéma) vašich dvou účtů Slack tak, aby vypadaly fyzicky odlišně. Rychle přiřadíte jedno barevné schéma k práci a druhé k soukromému osobnímu chatování.

Rozčlenit pomocí prohlížeče

Další možností, jak rozdělit svou práci a vytvořit vizuální podněty, které vám připomenou, jaký typ práce, kterou děláte, je držet se jednoho druhu prohlížeče v práci a jiného doma. Vizuální narážky mohou být jemnější, ale stále budete mít zvyk spouštět, řekněme, Chrome pro práci a Firefox pro osobní věci.

Je také užitečné použít dva samostatné prohlížeče, aby byla vaše webová historie oddělená. Například můžete být ostražití při mazání mezipaměti prohlížeče pracovních souborů, protože obsahují citlivé informace o společnosti, ale můžete si vlastně chtít uchovat svou osobní webovou historii, abyste mohli rychle vyhledat weby, které jste zasáhli před několika dny (nebo naopak) versa).

Používejte e-mailové klientské aplikace ve svůj prospěch

V mobilních telefonech existuje opravdu snadný způsob, jak oddělit pracovní e-mail od osobního e-mailu, bez ohledu na to, zda používáte stejnou e-mailovou službu, například Gmail, pro práci i doma. Řešení: Používejte různé e-mailové klienty.

Gmail má samostatnou aplikaci, ale nemusíte ji nutně vybrat jako aplikaci, kterou používáte pro přístup k Gmailu. V iPhone můžete použít aplikaci Stock Mail. Nebo na jakýkoli typ telefonu můžete nainstalovat aplikaci e-mailového klienta třetí strany, která pracuje s Gmailem, jako je Boxer nebo Inboxcube.

Rád používám samostatné aplikace pro práci a osobní e-mail. Mám stejnou výhodu, že mám dvě odlišná rozhraní. Navíc, když se snažím nechat nasát do práce, mohu opustit a zavřít pracovní e-mail a zároveň udržet svůj osobní e-mail snadněji přístupný nebo naopak.

Může se stát, že se vám opravdu líbí jedna aplikace pro e-mailového klienta a chcete ji použít pro svůj pracovní i osobní e-mail. U mnoha aplikací můžete mít více účtů ověřených a přepínat mezi nimi libovolně. Poskytuje však snadné použití, které byste vlastně možná nechtěli. Ztrácíte výhodu dvou odlišných rozhraní a ztratíte možnost ukončit aplikaci pomocí libovolného účtu, který v tuto chvíli chcete udělat lákavější. Možná chcete, aby vaše technologie byla o něco méně uživatelsky přívětivá kvůli vaší vlastní psychologii.

Rozčleněný pro lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem

Pokud potřebujete jasnější hranice mezi svým pracovním a osobním životem, rozčlenění dat do různých aplikací, služeb, operačních systémů a prohlížečů pomáhá ohromně.

Mít dva odlišné virtuální prostory, ve kterých máte přístup k souborům, vytváří narážky, asociace a překážky vstupu, které vám mohou pomoci minimalizovat práci na volném čase nebo dělat osobní práce, když jste v práci, a přitom jim stále můžete dělat, když je to v práci nutné.