Video: 11 tipů pro napsání úspěšného emailu (Listopad 2024)
Pokladna ve vašem oblíbeném obchodě nabízí 10% slevu, stejně jako exkluzivní slevy v budoucnu, výměnou za vaši e-mailovou adresu. Váš přítel doporučuje denní informační bulletin, který vám může pomoci ušetřit peníze, pokud vyjde výhodná nabídka pro vás. Zaregistrovali jste se k odběru e-mailu se slovním slovem dne, který si přečtete ráno pouze v případě pomalé práce. Všechny tyto zprávy jsou pošta, vyžadovaná pošta, kterou si budete chtít přečíst někdy, ale nikdy nejsou zásadní. Graymail se liší od nevyžádané pošty tím, že je nevyžádaná, zatímco na vaši žádost přichází šedi. I když mnozí z nás procházejí naše vydírání, může to být také hlavní zdroj nepořádku, zejména pokud je příliš dlouho nezaškrtnutý.
Zde je několik řešení, jak spravovat poštu, aby vaše doručená pošta zůstala pod kontrolou.
Jedním z nejstarších řešení v knize pro správu šedé pošty je vytvoření bezplatného webmail účtu, který používáte výhradně pro marketingové zprávy, seznamy, kupóny a další nedůležité e-maily.
Celé roky jsem pro tento účel používal účet Hotmail, i když se teď zdá trochu hloupě, protože Hotmail i Outlook.com (nezaměňovat s desktopovou aplikací Outlook) mají několik vestavěných nástrojů specificky pro správu šedesátníků, podrobněji diskutováno níže. Tyto nástroje není nutné používat, pokud si vyhrazujete jeden e-mailový účet zcela pro vydírání, jak jsem to udělal, protože doručená pošta již bude jedním obrovským filtrem. V každém případě jsem si založil účet asi před deseti lety, než byly funkce zavedeny.
Obvykle se přihlašuji k účtu jednou denně, ale nikdy na to nemyslím dvakrát, když to neudělám. Také si nikdy nedělám starosti s tím, že mezi šedou poštou se pohřbí důležitá zpráva, protože na tomto účtu nejsou žádné důležité zprávy. Je to čistě vyhrazeno pro vydírání. Novější funkce na webu Outlook.com vám umožňuje vytvořit aliasovou e-mailovou adresu, která může být dokonce k dispozici, pro věci, jako je například pošta nebo jiná korespondence, která bude omezená a pro které nechcete, aby vás lidé znovu kontaktovali (řekněme, aby zveřejnili příspěvek) Craigslist).
Používejte pravidla, filtry a složky
Téměř každý e-mailový program umožňuje vytvářet pravidla nebo filtry pro automatické třídění zpráv do různých složek, takže je můžete spravovat samostatně. Můžete například vytvořit pravidlo, které říká: „Pokud e-mail pochází od odesílatele, jehož adresa končí na„ nypl.org “, potom po přijetí zprávy automaticky přesune zprávu do složky nazvané„ Upozornění knihovny “.
Než začnu dál a dále o speciálních funkcích v Hotmailu a Outlook.com pro šedou poštu, dovolte mi nastínit, jak nastavit filtry a pravidla v dalších dvou hlavních bezplatných programech pro webmail, Yahoo! Pošta a Gmail.
Jak přidat filtry na Yahoo! Pošta
V Yahoo! Pošta, jak je uvedeno výše, zaškrtněte políčko zprávy (nebo více než jednu), poté vyberte Akce a Filtrovat podobné e-maily. Vyskakovací okno vám umožní vyplnit pravidla pro filtrování a řazení podobných zpráv.
Můžete si vytvořit složky podle toho, co si přejete. Viz můj seznam návrhů na konci pro nápady.
Jak přidat filtry do Gmailu
V Gmailu je tento proces velmi podobný.
Zaškrtněte políčko nalevo od zpráv, které chcete filtrovat, poté vyberte Další a poté „Filtrovat podobné zprávy“. Poté můžete na filtr použít první sadu pravidel, například informace o odesílateli nebo jméno „do“ nebo něco v řádku předmětu. Klikněte na „vytvořit filtr“ a můžete použít další krok v pravidle: co dělat se zprávami, které splňují kritéria (např. Označit jako přečtené, smazat, přeposlat… atd.).
Poznámka: Podle mých zkušeností není povolení pravidel v Gmailu vždy plynulé (naposledy pomocí Chrome v systému Windows). Odkazy a tlačítka nefungují vždy. Zdá se, že odhlášení a opětovné přihlášení opraví necitlivost.
Jedna další možnost Gmail nenalezena v Yahoo! Pošta vám umožňuje automaticky označit každou zprávu hvězdičkou a označit ji jako důležitou. Zatímco Yahoo! má také způsob, jak označit důležitou poštu, můžete tak učinit pouze ručně, nikoli automaticky pomocí filtrů.
Jak přidat filtry na Hotmail / Outlook.com
Hotmail a Outlook mají mnohem více zahrnutých funkcí pro správu šedé pošty. Příklady, které jsem doposud používal, pouze sbírají povrch. Pravidla mohou být docela komplikovaná, a pokud jsou, jejich správné povolení a testování, zda fungují tak, jak jste zamýšleli, zabere nějaký čas - pokud nepoužíváte Hotmail nebo Outlook.com.
Jak již bylo zmíněno, webmail aplikace společnosti Microsoft mají několik připravených pravidel, která provádějí některé z nejčastějších filtrů, které lidé chtějí použít ve svých doručených. Většina automatizace je řízena prostřednictvím kategorií. Můžete například kategorizovat několik zpráv jako „Informační bulletiny“ a poté nastavit pravidlo, co se stane se všemi informačními bulletiny. Díky kategoriím je mnohem jednodušší provést pozdější změny pravidla a použít je na podobné zprávy.
Další opravdu fantastickou funkcí v aplikaci Outlook.com a Hotmail jsou možnosti Odhlásit se a Vyčištění harmonogramu, které se zobrazují na konci každé zprávy, kterou společnost Microsoft ví, že bude vydírat.
Odkaz pro zrušení odběru je nezávislý na jakýchkoli pokynech pro odhlášení od odesílatele a ve skutečnosti vám umožní velmi snadno se zbavit nežádoucích zpráv, což je někdy lepší než jejich správa. Pokud je použit, tlačítko odhlásit vám také dá možnost odstranit všechny předchozí e-maily od stejného odesílatele.
Druhá možnost, Plán Vyčištění, nabízí několik možností pro ukládání zpráv od stejného odesílatele, který se mohl hromadit v průběhu času. Mým preferovaným výběrem je ponechat pouze poslední zprávu od odesílatele, a tím se vytvoří pravidlo se stejným účinkem. Až od tohoto odesílatele přijde nová zpráva, budou ze složky Doručená pošta odstraněny všechny staré.
Pravděpodobně si již můžete představit výhody této funkce pro něco jako e-maily s každodenní dohodou, pro které je relevantní pouze nejnovější e-mail.
Nápady pro složky
Při správě poštovních schránek doporučuji vytvořit několik složek se snadno rozpoznatelnými jmény pro druhy pošty, které máte tendenci číst - nebo možná „skenování“ je správné slovo - více než ostatní. Několik nápadů zahrnuje:
- Aktualizace blogu
- E-maily s potvrzením (automatické upozornění na platby atd.)
- Oznámení o událostech (sledování místa, aktualizace hudebních umělců atd.)
- Upozornění na Facebook / zprávu
- Google News Alerts
- Upozornění na LinkedIn a aktualizace pracovních míst
- Informační bulletiny - osobní (pro koníčky a zájmy)
- Informační bulletiny - profesionální (pro kariérní rozvoj)
- Příjmy
- Potvrzení / sledování zásilky
- Naplánovaná oznámení prostojů
- Cestovat
- Upozornění na Twitter
Na druhou stranu, pokud je pro vás důležité vidět všechna upozornění na Facebooku, například tyto zprávy nefiltrovat! Nechte ji nastavenou tak, aby směřovala do vaší doručené pošty.
Nechte svou doručenou poštu fungovat jako doručená pošta
Celým nápadem správy správy pošty je ponechat ty zprávy, které budete chtít vidět, někdy odděleně od zpráv, které potřebujete vidět, jakmile dorazí do vaší doručené pošty. Díky tomu budete šťastně číst aktualizace z vašich oblíbených blogů, webů, zpravodajských zdrojů, sociálních sítí a dalších, aniž by vám po celou dobu omezoval vaši produktivitu a efektivitu.
Další způsoby, jak udržet doručenou poštu v pořádku, naleznete v 11 tipech pro správu e-mailu, „5 důvodů, proč vaše doručená pošta není vaším seznamem úkolů“ a „Jak se vyhnout přetížení e-mailem“.
