Organizujte se: jak spravovat svou práci s tabulkami

Jedním z nejjednodušších organizačních triků, které používám v práci, je udržovat soukromé tabulky vlastního pokroku. Nikdo nevyžaduje, abych to udělal. Nikdo nechce vidět mé tabulky. Ponechávám je zcela pro sebe, abych pracoval efektivně a byl schopen rychle vidět, čeho jsem dosáhl.

V tomto vydání Get Organized se podělím o několik tabulek, které v současné době uchovávám, a vysvětlím, co pro mě dělají. Zatímco obsah tabulek se konkrétně týkal mé práce, mnoho principů je univerzálních a přizpůsobitelných jiným druhům práce.

Ukládání a plánování nápadů

Sloupec Get Organized je týdně, což znamená, že musím přijít s 52 nápady, které budu skutečně používat za rok… což znamená, že budu pravděpodobně potřebovat dalších 50 až 100 nápadů, které nakonec odmítnu (většina z nás potřebuje) generovat obrovské množství nápadů k nalezení opravdu dobrých nápadů).

Také se musím dívat dopředu několik týdnů a věnovat pozornost datům, kdy budou články publikovány (každé pondělí), abych přemýšlel o tom, zda konkrétní téma bude synchronizováno s něčím jiným, co se děje na světě. Například loni v květnu, když noví absolventi hledali práci, jsem spustil řadu článků na toto téma: jak řídit online hledání zaměstnání, jak vytvořit čistý a profesionální online profil, tipy na životopisy a průvodní dopisy atd..

Abych to mohl udělat, mám velmi základní tabulku s průběžným seznamem nápadů dole a mřížkou nahoře se všemi naplánovanými daty publikování. Tabulka mi pomáhá široce přemýšlet o tom, jak plánovat témata na mnoho týdnů a měsíců. Mohu snadno změnit pořadí budoucích článků, abych dal více času mezi tématy, která se zdají být příliš podobná, nebo sdružením témat, která jsou logicky příbuzná.

Tato konkrétní tabulka žije na Disku Google, protože tato služba je dostupná prakticky odkudkoli, a pokud mám nápad, i když jsem mimo kancelář, mohu se bez váhání přihlásit a přidat.

Protože se do této tabulky často vracím, abych práci zapisoval, jakmile ji dokončím, pravidelně se dívám na myšlenky, které jsem brainstormoval. Mnoho lidí si zapisuje poznámky o svých nápadech, ale nikdy se na ně neodkazuje. S tímto systémem se setkávám s vlastním seznamem nápadů alespoň jednou týdně.

Průběh protokolování projektu

Velkou část mé práce ve společnosti PCMag je testování softwarových produktů a miniaplikací fitness a psaní jejich recenzí, takže mám pro tuto práci jinou tabulku.

(Omlouvám se za malé množství rozmazaného obsahu na obrázku výše.)

Dovolte mi rychle vysvětlit sloupce, které vidíte na obrázku výše. Sloupec 1, nazvaný ID, je ID článku produktu, který byl publikován. Sloupec B je název produktu. Sloupec C, Stav, udržuje stav kontroly tak, že „publikováno 12. dubna-13“ znamená, že článek byl publikován 12. dubna 2013. Sloupce D až I jsou zaškrtávací políčka vztahující se k práci, která musí být dokončena před kontrolou produktu mohou procházet procesem úprav a publikování.

Mezi kritéria (sloupce DI) patří protokolování produktu do databáze („QB“), odeslání formuláře s popisem specifikací produktu („Specifikace“), nahrání obrazu produktu („Obrázek“) a vytvoření prezentace dalších obrázky („Prezentace“). Každý produkt také potřebuje skóre od jednoho do pěti („Hodnocení“) a přidal jsem ještě jeden sloupec pro „Poznámky“, kde obecně uvádím, zda si produkt zaslouží volbu editorů PCMag.

Tabulka je ve skutečnosti jádrem řady zaškrtávacích políček. To mi umožňuje vidět na první pohled, zda jsem provedl veškerou nezbytnou práci předchůdce. Ale má i jiné výhody.

Stejným způsobem, jakým protokolovám své nápady na brainstorming pro budoucí sloupce Získat organizované, se také přihlásím na konec svých tabulkových produktů Recenze, které bych mohl případně zkontrolovat. Proto mám vždy aktuální seznam nových nápadů.

Slouží také jako velmi rychlý přehled, pokud musím vyhledat datum zveřejnění nebo jedinečné ID článku u produktů, které jsem zkontroloval (což často dělám). Jistě, v kanceláři máme další systémy, abychom tyto informace našli, ale obvykle je pro mě rychlejší vytáhnout je z této tabulky, protože jsem ji přizpůsobil tak, aby odpovídal mým potřebám.

Sledování toho, co se změnilo

Poslední tabulku, kterou chci sdílet, je ta, kterou používám ke sledování konkrétního článku, který píšu: 100 nejlepších aplikací pro iPhone. Tento článek vyžaduje správu složité organizace, protože obsah často aktualizuji. Jinými slovy, každých několik týdnů je několik ze 100 nejlepších aplikací nové. Musím být ostražitý, které aplikace, které jsem řekl, byly nejlepší dnes oproti tomu, co jsem řekl, že byly před šesti měsíci.

Moje metoda je docela jednoduchá. Přihlašuji každou aplikaci v Excelu, jak to jde na 100 nejlepších seznamu. Zaznamenávám datum, kdy bylo přidáno do článku, nebo když jsem naposledy aktualizoval text, pokud jde o aplikaci, která je stále dobrá, ale významně aktualizovaná od posledního napsání chyby. Vedu také průběžný seznam aplikací, které byly dříve na seznamu, ale od té doby ztratily své místo.

Tato tabulka mi také pomáhá zjistit, zda jsem zasáhl 100 aplikací, protože Excel je pro mě automaticky počítá. Také ji používám k seskupení aplikací na různé stránky přidáním ohraničení, která označují konce stránek. Barevné kódování mi také umožňuje vidět, které aplikace jsou v seznamu nové (žlutá), což je příznak během procesu publikování, což znamená, že bych měl tyto sekce zkontrolovat podrobněji než ostatní.

Dovolte mi také přiznat, že nepoužívám všechny sloupce, které jsem původně nastavil v této tabulce. Někdy jsem si myslel, že některé informace jsou důležité, až později si uvědomím, že je vůbec nepotřebuji. Protože tato tabulka patří pouze mně, mohu opustit oblasti, které nemají žádnou návratnost bez následků. Mohl bych vyčistit tabulku a zbavit se částí, které nepoužívám, ale stojí to za to, když je nechávám a nepoužívám, než je investovat do toho, aby se tabulka trochu upravila. Jaký to má smysl? Nikdo to kromě mě nikdy neviděl.

Výhody používání tabulek pro sledování vaší práce

Jednoduché tabulky mohou být výkonnými nástroji pro organizaci práce a nemusíte být v Excelu, abyste je vytvořili. Výhody používání tabulek ke sledování vaší práce zahrnují:

• být schopen vidět, co jste již udělali, abyste to neopakovali (nebo pokud to potřebujete opakovat, můžete rychle zjistit, kdy a jak jste to udělali poprvé, abyste mohli využít předchozí práci)
• mít vyhrazené místo pro zaznamenávání nápadů a pravidelné prohledávání nich
• vedení záznamů o vaší práci, pokud potřebujete důkaz o tom, čeho jste dosáhli
• Usnadnění vlastních úkolů vytvořením systému vyhledávání informací, který je zcela přizpůsoben vašim potřebám.