Získejte přehled: jak skenovat, ukládat a skartovat své daňové doklady

Organizace daňových dokladů je probíhající proces. Nejprve musíte s každým dokumentem něco udělat, když jej obdržíte, ať už jde o potvrzení o podnikatelských nákladech nebo o formulář W-2 od zaměstnavatele. Můžete to naskenovat. Můžete jej uložit do složky. Ať už s tím uděláte cokoli, musíte se na to znovu odkazovat, když děláte své daně, takže musíte být schopni ji najít. Možná budete muset někdy předat některé z těchto dokumentů někomu jinému, možná účetnímu, ale přinejmenším IRS do daňového termínu. Nakonec budete chtít své dokumenty řádně zlikvidovat, aby bylo chráněno vaše soukromí.

Pokud rozdělíte celý proces, abyste předvídali, jak budete později používat a odkazovat na daňové doklady, můžete přijít s metodou skenování, ukládání a případně skartování souborů, abyste tak nechtěně nechtěli vydělejte si pro sebe více práce.

Jaké daňové doklady byste měli uložit?

Měli byste zachránit vše, co vám zasílají zaměstnavatelé, jakož i veškeré dokumenty, které mají co do činění s nemovitostmi, bankovními účty, dary nebo investicemi. Jinými slovy, ukládejte dokumenty generované ostatními a poskytnuté pro daňové účely na konci roku.

Pokud jde o dokumenty, které jste vytvořili, tipy na webových stránkách IRS uvádějí, že záznamy zahrnují „účty, kreditní karty a další příjmy, faktury, najeté kilometry, zrušené, zobrazené nebo náhradní šeky, doklady o platbě a jakékoli další záznamy na podporu odpočtů nebo kreditů“. nárok na svůj návrat. “

Skenování daňových dokladů

Pravděpodobně si vezmete všechny své daňové doklady a vložíte je do krabice, zásuvky nebo složky. To je v pořádku, pokud je najdete rychle později, když je potřebujete.

Rychlejší a pohodlnější způsob, jak zajistit, že dokumenty najdete později, je jejich digitalizace jejich naskenováním. Skenování dokumentů vám také přináší výhodu vytvoření zálohy, takže pokud se fyzickým kopiím stane něco (oheň, povodeň, čtyřletý), budete mít náhradní sadu.

Můžete použít velký stolní skener nebo multifunkční tiskárnu, která obsahuje skener, což je užitečné, pokud máte velké stohy stránek, které potřebujete prohledat. Pokud máte pouze několik volných dokumentů, můžete být lepší pomocí aplikace pro mobilní skenování.

Mnoho aplikací pro mobilní skenování je zdarma. Promění váš telefon v skener. Okraje dokumentů najdou automaticky a převádějí obrázky do PDF. Pokud jste ještě nikdy nepoužívali, rozhodně vás vyzývám, abyste vyzkoušeli jednoho. Snadno se používají.

Ukládání a pojmenování daňových dokladů

Jakmile naskenujete své dokumenty, nejvýhodnější věcí, kterou si můžete udělat později, je inteligentní pojmenování souborů a jejich nalepení do složky s velmi jasným názvem, například „DAŇOVÉ DOKUMENTY 2016“.

Ve složce počítače a v názvech souborů použijte jak daňový rok, tak i slova „daň“ a „daně“. Tímto způsobem, když budete potřebovat soubory později, můžete je vyhledat, i když si nepamatujete přesně, kam jste je uložili.

U názvů souborů uveďte také název formuláře, například 1099-INT nebo W-2, a uveďte další konkrétní podrobnosti, které signalizují vám nebo někomu jinému, kdo s dokumenty nakládá přesně, co soubor obsahuje. Například dobrý název souboru pro 2016 1099-INT od Duffy Bank by byl: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Skartování daňových dokladů

Neublíží vám ukládat digitální kopie daňových dokladů na neurčito, ale papírové kopie můžete samozřejmě bezpečně zlikvidovat i po několika letech. Jak již bylo zmíněno, IRS má pokyny, pro které dokumenty musí být uloženy po jakou dobu. Pokud byste se raději mýlili na straně opatrnosti, číslo si pamatujte sedm let, protože to je nejdelší časové období, které vláda vyžaduje.

Protože se letos chystáte na rok 2016, můžete bezpečně skartovat cokoli od roku 2009 nebo dříve. Pokud provozujete malou firmu nebo máte mnoho citlivých dokumentů, je vlastnění vašeho vlastního skartovacího zařízení cestou. Nejsou tak drahé, s nejlepšími skartovači testovanými na PCMag v rozmezí od 159 do 329 $. Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder je nejlevnější z nejlepších modelů.

E-File Vaše daně

Nyní, když rozumíte tomu, jak se vypořádat s daňovými doklady, je čas začít skutečně s daní - a čím dříve, tím lépe. I když je budete muset do 18. dubna technicky provést, vaše daně budou provedeny dříve, ale je to pro váš klid. Pokud dostanete náhradu, dostanete ji dříve - a kdo to nechce? Pokud budete muset platit, dobře, budete mít více času na to, jak se s tím vypořádat.

Kromě toho, pokud vám chybí dokument nebo se ukáže, že některý z nich je nepřesný, je mnohem lepší zjistit to hned teď než o půlnoci posledního dne. Samozřejmě můžete vždy získat prodloužení, ale nikdo se nechce vypořádat s takovým druhem stresu na poslední chvíli, pokud se mu může vyhnout. Zvažte také, že pokud potřebujete kontaktovat podporu u daňové evidence podle vašeho výběru, vaše šance na to, že se s někým dostanete, jsou nyní mnohem lepší, než kdybyste elektronicky podali své daně na poslední chvíli.

Pro vaše daně z roku 2016 máme dvě oblíbené služby pro přípravu daní (ty, které musíte podat v roce 2017). TurboTax Self-Employed je nejlepší volbou pro ty, kteří chtějí nejpřátelštější rozhraní a nejrozsáhlejší podporu, včetně možnosti videokonference s profesionály, kteří mohou sledovat váš návrat v reálném čase. TaxAct Online Premium je naším editorem pro výběr daní z rozpočtu, pokud nepotřebujete tolik rukou. Další informace naleznete v našem shrnutí nejlepšího softwaru pro přípravu daní.