Organizujte se: jak nastavit e-mailové šablony

Obsah

• Organizace: Jak nastavit e-mailové šablony
• Používání e-mailových šablon v Gmailu

Na pracovišti i v našem osobním životě mnozí z nás posílají znovu a znovu to, co je v podstatě stejný e-mail. Mohlo by se říci něco jako: „Tady jsou týdenní prodejní čísla…“ nebo „Zlato, nezapomeňte poslat nájemné dříve nebo dříve…“

Pokud jste rozumně organizovanou a efektivní osobou, můžete zkopírovat a vložit předchozí e-mail do nové zprávy, kdykoli je čas odeslat tento pravidelně odeslaný e-mail. Není to špatná metoda, ale nechává vás otevřeno zavádění chyb. Možná zapomenete aktualizovat řádek předmětu, datum, finanční údaj, datový bod atd.

Když jsem poprvé začal svou kariéru v médiích a publikování, byl jsem v zásadě linkovým editorem pro některé akademické časopisy, pracoval jsem s sazeči, kteří psali změny, které jsem označil v souborech. Nejdůležitější pravidlo, které jsem se naučil při označování článků pro sazbu, bylo toto: Čím méně úhozů musí udělat, tím menší je šance na zavedení chyb. Jinými slovy, mým úkolem bylo napravit překlepy a dostat na stránku autorovy změny a zároveň minimalizovat, kolik toho muselo psát sazebníky.

Ve stejných řádcích musíte při opětovném použití starého e-mailu zadat mnoho zbytečných úhozů, jako je mazání a aktualizace řádku předmětu, změna klíčových informací atd.

Lepším systémem je nastavování e-mailů, které můžete znovu a znovu používat efektivněji, „e-mailovou šablonu“ (termín Microsoft Outlook) nebo „konzervovanou odpověď“ (termín Google)

načítání…

Šablona e-mailu je přesně to, co byste očekávali, obrys e-mailu s mezerou, kde se objeví aktualizované informace. Pokud si místo aktualizovaného počtu nebo kusu dat zajistíte prázdné místo, uděláte méně úhozů, čímž snížíte počet chyb, které byste mohli zavést. Nikdy jste náhodou neposlali minulá týden čísla zpráv; nejhorší věc, která by se mohla stát, je nechat něco prázdné. V takovém případě si příjemci okamžitě všimnou a požádají vás o chybějící data. Pokud však odešlete nesprávné informace, příjemci to nikdy nemusí vědět.

Zde je návod, jak nastavit e-mailové šablony ve dvou z nejčastěji používaných e-mailových programů: Outlook a Gmail.

Jak nastavit šablonu e-mailu v aplikaci Outlook

Aplikace Outlook označuje tyto druhy pravidelně odesílaných zpráv jako „e-mailové šablony“. Tato funkce je k dispozici ve stolním programu Outlook, ale není k dispozici na Outlook.com.

V aplikaci Outlook 2007 . Spusťte novou e-mailovou zprávu. Do těla e-mailu a předmětu zadejte tolik informací, kolik budete muset znovu použít. Nezapomeňte ponechat jasné a viditelné prázdné místo, kamkoli budete chtít zadat nové informace při každém odeslání zprávy. Zde je příklad:

	Předmět:		Týdenní zpráva o zobrazení stránky pro konec týdne
	Tělo:		Zde je týdenní přehled zobrazení stránek pro daný web. Schůzka, termín: Zobrazení stránky: Děkuji všem! Prosím, dejte mi vědět, pokud máte nějaké dotazy.

V levém horním rohu okna se zprávou přejděte do nabídky Soubor> Uložit jako.

V zobrazeném dialogovém okně musíte změnit typ souboru na Šablonu aplikace Outlook (*.oft). Poté můžete svou šablonu pojmenovat, jak chcete.

Když jste připraveni napsat novou zprávu pomocí šablony, proces získání šablony je bohužel bohužel neúčinný.

Přejděte na Nový> Zvolte formulář

a v horním rozevíracím seznamu vyberte Uživatelské šablony v systému souborů. Všechny uložené šablony by tam měly být. Vyberte požadovanou a otevře se jako nová e-mailová zpráva, kterou můžete podle potřeby aktualizovat.

V aplikaci Microsoft Outlook 2010 . Spusťte novou e-mailovou zprávu. Do těla e-mailu a předmětu zadejte tolik informací, kolik budete muset znovu použít. Nezapomeňte ponechat jasné a viditelné prázdné místo, kamkoli budete chtít zadat nové informace při každém odeslání zprávy. (Viz výše uvedený vzorek.)

Po dokončení navrhování šablony přejděte na kartu Soubor a zvolte Uložit jako.

V zobrazeném dialogovém okně musíte změnit typ souboru na Šablonu aplikace Outlook (*.oft). Poté můžete svou šablonu pojmenovat, jak chcete. Hit Save.

Až budete připraveni tuto šablonu použít, přejděte do části Nové položky> Další položky> Zvolte formulář

a v horním rozevíracím seznamu vyberte Uživatelské šablony v systému souborů. Všechny uložené šablony by tam měly být. Vyberte požadovanou a otevře se jako nová e-mailová zpráva, kterou můžete podle potřeby aktualizovat.

Distribuční seznam . Pravděpodobně budete chtít spárovat e-mailovou šablonu s distribučním seznamem, abyste mohli poslat zprávu skupině lidí najednou.

Přejděte do části Kontakty aplikace Outlook. Zvolte Nový> Distribuční seznam.

Pokud používáte firemní nebo firemní e-mail, je nejlepší se rozhodnout pro výběr členů, než pro použití funkce s názvem Přidat nový. Vybrat členy pravděpodobně zobrazí seznam uživatelů dostupných v e-mailovém systému vaší firmy. Na druhou stranu, Přidat nový umožňuje ruční zadání e-mailové adresy.