Uspořádejte si: jak přizpůsobit svůj e-mail osobnosti příjemce

Dostaňte se k věci a udržujte ji krátkou. Tak chci, aby lidé psali, když mi posílali e-maily. Bohužel to není rada, kterou by Crystal dal. Crystal je služba, která vám poradí, jak napsat e-mail, který uspokojí osobnost vašeho příjemce. Tato služba původně nabídla špatnou radu ohledně psaní a některé z jejích předpokladů jsou sporné, ale stále může nabídnout skutečnou pomoc těm, kteří se potýkají s psaním e-mailů.

Crystal prohledává web, včetně Twitteru, LinkedIn a Facebooku, a analyzuje jazyk, který lidé používají k vytváření profilů osobnosti. Když potřebujete někoho poslat e-mailem a potřebujete radu ohledně způsobu komunikace, ke kterému budou nejvíce vnímaví, Crystal vám může poskytnout konkrétní radu, která vám pomůže přizpůsobit to, co píšete, aby odpovídalo osobnosti příjemce.

Jsou zde zřejmé potenciální problémy. Například někteří lidé uvádějí velmi odlišnou online osobnost než svou skutečnou osobnost. A celkově je tento produkt poněkud podmanivý. Někteří by mohli považovat za manipulativní změnit svůj přirozený způsob psaní, aby někoho lépe donutili, aby se zúčastnili schůzky nebo aby jim dali navýšení.

Na druhou stranu tolik lidí zápasí s psaním, že každá dobrá rada stojí za to mít. Byl jsem zvědavý, jestli by Crystal skutečně mohl udělat něco dobrého.

Jsme my, kdo si myslíme, že jsme?

Podíval jsem se na Crystalovu analýzu několika přátel a poslal jim výsledky. Jeden přítel řekl, že její analýza byla velmi přesná. Zavěšilo ji to jako někdo, kdo upřednostňuje přátelský tón a nemá rád okamžitou výzvu k akci. "Mám skutečnou úzkost ze setkání a oceňuji spíše vzájemnou dohodu, než abych byl na tomto místě pod tlakem mluvit ve čtvrtek ve 14 hodin nebo jindy! "

Také mi to řekl, že jeden z mých nejoddanějších přátel byl „zaměřený na vztahy, expresivní a otevřený a dává přednost předvídatelnému plánu před okamžitou akcí“. Řekl, že „to nemůže být víc špatné“, říká si „osamělý, solipsistický, úzkostný a nějak rozmarný“.

Jazyk, který používáme online, a osobnost, kterou vyjadřujeme online, nemusí nutně odrážet naši skutečnou osobnost v reálném životě. Persony online mohou být spravovány jinými lidmi nebo mohou být navrženy tak, aby se vešly na konkrétní obrázek.

Lidé také nemají vždy jasné o sobě. Jak reagujeme na různé tóny a jazyk a jak si myslíme, že reagujeme, nemusí být nutně stejné. Navíc je analýza osobnosti zatížena identifikátory a je strašné je číst a obávat se, že tato slova se na nás vztahují, když si přejeme, aby ne. To by vysvětlovalo, proč jsem odmítl Crystalovu počáteční analýzu mě.

Crystal si myslel, že jsem se „zaměřil na lidi: podpůrný a přirozeně empatický s tendencí ponořit se do dlouhých, hlubokých rozhovorů místo přímých, efektivních.“ Jeden z mých běžných vtipů o mé osobnosti - a je založen na skutečném příběhu - je, že papoušek jednou přečetl mé jmění a řekl mi, že jsem nesoudí a přijímá každého; moje odpověď byla: „Ten papoušek je idiot.“

Rádu někomu pošlu e-mailem dlouhý, podrobný dopis, ale pouze v případě, že to vyžaduje kontext a moje vášeň pro předmět. Pravděpodobněji si stáhnu e-mail, aniž bych ho kdykoli otevřel, stejně jako u více než 60 procent nových zpráv denně. Žádná odpověď ne. Pokud to není „efektivní“, nevím, co je.

Po vytvoření účtu u společnosti Crystal jsem měl možnost odpovědět na několik otázek o sobě a získat novou analýzu, která by lidi odlišně informovala o tom, jak se mnou komunikovat. Výsledky byly zcela odlišné.

Ukazuje se, že jsem „odvážný, pragmatický, skeptický, extrémně zaměřený na cíle a nejpohodlnější s ovládáním“. Sakra dobře, jsem!

Pokud je jakýkoli návrh lepší než žádný

Dost o mně. Dovolte mi, abych se podělil o některá doporučení Crystal, která se týkají jazyka, který bych měl použít k odeslání e-mailu svému solipsistickému příteli.

Některé návrhy zněly jako věci, které bych mohl napsat („Jak byste se cítili…?“), Zatímco jiné byly tak daleko od základny mého přirozeného tónu, může to přimět přítele, aby si myslel, že mi někdo zasekl můj e-mail („Jen přemýšlet nahlas…").

Zvláště se ale rozhoduji o výběru slov a ne všichni ostatní. Pro lidi, kteří se snaží psát, může mít obrovský nápovědy jakýkoli návrh na to, jak začít s citlivým firemním e-mailem. Opravdu záleží na tom, zda jazyk osloví příjemce? Mít šablony, které ukazují návrhy, která slova použít, se zdá být užitečné z jiných důvodů.

Crystal není hrozný nástroj, ale je pravděpodobně užitečnější jako výzva než poradce. Jinými slovy, jeho šablony mohou pomoci spisovateli vyhnout se syndromu prázdné stránky tím, že navrhnou počáteční bod, ale nechtěl bych vzít jeho radu ohledně tónu příliš vážně.

Tato služba také neřeší skutečnost, že lidé mají vážný nenávistný vztah k e-mailu, který je obvykle nenáviděn. Obecně je nejlepší psát krátké a říkat, co máte na mysli. Vraťte se k věci v první větě. Jasně. A pokud se obáváte o to, že někdo špatně vykládá váš tón, ujistěte se, že jste se zavřeli veselým odhlášením a vykřičníkem.

Dodatečné zdroje

Další tipy na správu e-mailu naleznete v následujících souvisejících článcích:

• Nejlepší mobilní e-mailové klientské aplikace
• Bičujte své doručené do tvaru pomocí těchto aplikací
• Přestaňte bojovat s e-mailem více e-mailem
• Rozhovor: SaneBox's Dmitri Leonov o správě e-mailů
• 4 způsoby, jak bojovat s přetížením e-mailem v kanceláři